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采购申请及供应商评估系统工具模板类指南

引言

采购申请及供应商评估系统是企业规范采购流程、优化供应商管理、控制采购成本的核心工具。通过标准化操作流程和量化评估体系，可实现需求提报、供应商筛选、风险评估、结果审批等环节的高效协同，保证采购活动的合规性、经济性和安全性。本指南详细说明系统的适用场景、操作流程、工具模板及注意事项，为企业采购管理提供实用参考。

系统适用场景与核心价值

适用场景

本系统适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的日常采购活动，具体包括：

常规物料采购：生产所需原材料、办公用品、设备配件等标准化物料的采购申请与供应商选择；

服务类采购：物流服务、咨询服务、IT运维等非物料的供应商筛选与评估；

项目采购：新建项目、技改项目中涉及的设备采购、工程外包等供应商管理；

紧急采购：因生产突发状况或临时需求导致的紧急采购流程，保证需求快速响应。

核心价值

流程标准化：统一采购申请格式与审批节点，避免操作随意性；

供应商管理精细化：通过量化评估指标，动态筛选优质供应商，建立长期合作机制；

风险可控化：严格审核供应商资质与历史表现，降低质量、交期、合规性风险；

决策数据化：汇总采购申请与评估数据，为成本分析、供应商优化提供数据支撑。

标准操作流程详解

一、采购需求提报与初审

操作环节：需求部门发起申请→采购部初审

操作人：需求部门经办人（）、需求部门负责人（）、采购部专员（**）

操作说明：

发起申请：需求部门根据实际需求，填写《采购申请表》（详见模板1），明确物料/服务名称、规格型号、数量、预算金额、需求用途、期望交付日期等信息，并附上技术规格书或需求说明文件。

部门审核：需求部门负责人（**）核对需求的合理性与必要性，签字确认后提交至采购部。

采购部初审：采购部专员（**）重点审核以下内容：

需求描述是否清晰，规格参数是否明确；

预算金额是否符合公司采购预算标准（如超预算，需说明理由并附审批文件）；

是否存在紧急采购需求（紧急采购需标注“特急”，并说明原因）。

输出成果：初审通过的《采购申请表》（初审意见栏标注“同意”或“需补充材料”）。

二、供应商信息收集与初步筛选

操作环节：采购部收集供应商信息→建立供应商候选库

操作人：采购部专员（**）、采购部经理（赵六）

操作说明：

信息收集：采购部通过以下渠道收集潜在供应商信息：

公司合格供应商库（历史合作供应商）；

公开招标信息、行业展会、第三方供应商平台；

需求部门推荐的供应商（需提供推荐理由及供应商资质证明）。

初步筛选：采购部专员（**）根据采购需求，对收集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本条件的供应商（如无相关经营资质、经营范围不符、过往合作存在重大质量问题等）。

建立候选库：将初步筛选合格的供应商信息录入《供应商信息登记表》（详见模板2），包括供应商名称、联系人、联系方式、主营业务、资质证书（如营业执照、ISO认证等）、历史合作记录（如有）等。

输出成果：《供应商信息登记表》（候选库清单）。

三、供应商评估与打分

操作环节：成立评估小组→制定评估指标→实地考察（可选）→综合打分

操作人：评估小组（采购部经理赵六、需求部门负责人**、质量部专员周七、财务部专员吴八）

操作说明：

成立评估小组：根据采购类型（如物料采购、服务采购）组建评估小组，成员至少包括采购、需求、质量、财务部门人员，保证评估的全面性与客观性。

制定评估指标：评估小组参考《供应商评估打分表》（详见模板3），结合采购需求设定评估维度及权重。例如：

物料采购：价格（20%）、质量（30%）、交期（20%）、服务（15%）、资质（15%）；

服务采购：服务方案（25%）、价格（25%）、团队资质（20%）、响应速度（15%）、过往案例（15%）。

实地考察（可选）：对关键供应商（如金额较大、首次合作）进行实地考察，核实生产规模、技术能力、质量管理体系等实际情况，形成《供应商考察报告》。

综合打分：评估小组各成员根据《供应商评估打分表》独立打分，去掉一个最高分和一个最低分后计算平均分，得出供应商最终得分。

输出成果：《供应商评估打分表》（各成员打分记录）、《供应商考察报告》（如有）。

四、评估结果审批与供应商确定

操作环节：采购部汇总结果→管理层审批→确定供应商

操作人：采购部专员（**）、采购部经理（赵六）、分管副总（郑九）

操作说明：

汇总结果：采购部专员（**）将各供应商的评估得分、考察报告（如有）等信息汇总至《评估结果汇总表》（详见模板4），按得分从高到低排序，并注明推荐供应商。

管理层审批：采购部经理（赵六）审核汇总结果后，提交至分管副总（郑九）审批。审批重点关注：

推荐供应商是否符合采购需求；

评估过程是否合规，评分是否客观；

价格是否合理，是否存在更优替代