行政采购成本控制与评估工具.docVIP

行政采购成本控制与评估工具

一、适用工作情境

本工具适用于企业行政部门开展日常采购活动时的成本管控与效果评估，具体场景包括：

年度/季度行政采购预算编制与分解；

大额行政用品（如办公设备、耗材、服务类采购）的成本可行性分析；

供应商合作全周期（准入、履约、淘汰）的性价比评估；

采购项目完成后成本效益复盘，优化后续采购策略；

部门采购成本异常波动预警与原因追溯。

二、工具使用流程

（一）第一步：采购需求提报与初审

操作内容：需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付时间及预算依据，提交至行政部负责人*初审。

关键动作：

核查需求是否符合部门年度工作计划，避免重复采购或非必要采购；

确认预算额度是否在部门可控范围内，超预算需求需同步提交《预算调整申请表》。

输出成果：《采购需求申请表》（含初审意见）、《预算调整申请表》（如适用）。

（二）第二步：预算编制与成本预审

操作内容：行政专员根据初审通过的需求，结合历史采购数据、市场价格波动情况，编制《采购预算明细表》，明确各项物品/服务的预估单价、总价及总预算上限，提交财务部进行成本预审。

关键动作：

对比近3年同类采购项目的单价，分析成本趋势；

对单价超过5000元的单项采购，要求提供至少3家供应商的初步报价作为支撑。

输出成果：《采购预算明细表》（含财务预审意见）。

（三）第三步：供应商筛选与比价

操作内容：行政部*根据采购需求类型（标准化产品/定制化服务），从《合格供应商名录》中筛选候选供应商，或通过公开渠道（如采招网、行业平台）发布询价信息，收集至少3家供应商的正式报价单。

关键动作：

标准化产品重点对比价格、交期、质保条款；

定制化服务需评估供应商方案可行性、服务团队资质及行业案例；

填写《供应商比价分析表》，综合评分（价格权重60%、服务权重30%、资质权重10%）。

输出成果：《供应商比价分析表》、《供应商报价单（汇总）》。

（四）第四步：采购决策与合同签订

操作内容：行政部根据比价结果，结合预算上限，拟定《采购审批单》，按审批权限报批（如：单项金额≤1万元由行政负责人审批；＞1万元需提交总经理*审批）。审批通过后，与选定供应商签订《采购合同》，明确价格、交付、验收、付款及违约责任条款。

关键动作：

合同金额不得突破预算上限，如遇特殊情况需调整，需重新履行审批流程；

合同文本需经法务部*（如有）审核，规避法律风险。

输出成果：《采购审批单》、《采购合同（最终版）》。

（五）第五步：采购执行与成本监控

操作内容：供应商按合同约定交付物品/服务，需求部门组织验收，填写《采购验收单》；行政专员*实时跟踪采购进度，对比实际支出与预算，编制《采购成本执行动态表》。

关键动作：

验收时需核对物品数量、规格、质量是否符合合同约定，服务类项目需确认交付成果达标；

实际支出超出预算10%以上时，需立即启动《成本超支说明流程》，分析原因并报备。

输出成果：《采购验收单》、《采购成本执行动态表》。

（六）第六步：成本核算与效果评估

操作内容：采购项目完成后，行政专员汇总实际采购数据（含运输费、安装费等附加成本），对比预算金额，计算成本偏差率；同时从需求满足度、供应商履约效率、性价比等维度，组织需求部门及财务部开展效果评估。

关键动作：

成本偏差率=（实际成本-预算成本）/预算成本×100%，偏差率超±5%需分析原因；

填写《采购成本评估报告》，总结经验教训，提出优化建议（如：调整供应商合作策略、优化采购频次等）。

输出成果：《采购成本评估报告》。

三、配套工具表单

表单1：采购需求申请表

需求部门

申请人

联系方式

申请日期

物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

主要用途

期望交付时间

预估单价（元）

预估总价（元）

需求说明（可另附页）：

部门负责人初审意见：

行政部审核意见：

备注：

表单2：采购预算明细表

采购项目编号

项目名称

预算类别（办公设备/耗材/服务）

预算金额（元）

审批状态

序号

物品/服务名称

规格

数量

单价预算（元）

1

2

预算合计（元）：

财务部预审意见：

备注：

表单3：供应商比价分析表

采购项目名称

比价日期

序号

供应商名称

联系人

联系方式

1

2

3

评分维度

权重

供应商1得分

供应商2得分

价格合理性

60%

（最低价得满分，其他按比例折算）

服务能力（交期/质保/售后）

30%

（根据合同条款评分）

企业资质（案例/认证）

10%

（资质齐全得满分）

综合得分

100%

推荐供应商：

比价人：

表单4：采购成本评估报告

采购项目名称

项目编号

供应商名称

合同金额（元）

实际支出（元）

成本偏差率

评估维度

评估内容

评分（1-5分）

说明

需求满足度

物品/服务是否符合需求部门要求

成本控制

实际支出是