标准化会议记录与行动计划表.docVIP

适用范围与常见场景

本工具适用于各类工作会议的规范化记录，包括但不限于项目启动会、部门例会、专题研讨会、跨部门协调会等场景。无论是日常进度同步、问题决策，还是战略规划落地，均可通过标准化模板保证会议信息完整传递、责任明确到人，避免议而不决、决而不行的情况，提升团队协作效率。

会议记录与行动计划制定全流程

一、会议前：准备阶段

明确会议目标与议程

组织人需提前与主持人沟通，确定会议核心目标（如“明确Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉处理流程瓶颈”），并梳理清晰议程，分配各议题讨论时间（例：议题1：市场反馈分析（30分钟）；议题2：方案讨论（45分钟））。

将议程提前1天发送给参会人，保证大家提前准备相关材料（如数据报告、方案草案）。

准备记录工具

使用标准化模板（见下文）的电子版或纸质版，提前填写会议基本信息（名称、时间、地点、参会人等），预留“议题讨论”“决议事项”“行动计划”等模块的填写空间。

如需录音或拍照辅助记录，需提前征得参会人同意，保证信息准确不遗漏。

二、会议中：记录阶段

客观记录核心内容

议题讨论：按议程顺序逐项记录，重点标注各议题的讨论焦点（如“用户对A功能需求强烈，但开发周期长”）、不同观点的分歧（如“销售部门主张优先上线B功能，技术部门认为需先解决C功能稳定性问题”）。

决议事项：对最终达成的共识清晰记录，避免模糊表述（例：“决议：优先开发A功能，B功能延至下季度；技术部门需在3天内提供A功能开发排期”）。

发言要点：对关键发言人的核心观点进行概括（如*张经理提出：需增加客户反馈收集渠道，每周汇总分析），无需逐字记录，突出“结论性”和“行动性”内容。

明确行动项要素

在会议中同步确认行动项的“5W1H”要素：

What（任务内容）：具体要完成什么（例：“完成A功能开发排期表”）；

Who（负责人）：明确到具体人（例：*李工）；

When（完成时限）：精确到日期（例：2023年10月15日）；

Why（目标）：任务的目的（例：保证A功能按计划上线）；

How（执行方式）：简要说明方法（例：联合测试组评估工作量）；

Where（交付物）：任务成果形式（例：提交至项目共享文件夹）。

三、会议后：整理与跟进阶段

24小时内完成记录整理

根据会议中的笔记，补充完善“决议事项”和“行动计划”模块，保证语言简洁、逻辑清晰，删除冗余讨论内容，突出可执行项。

将整理后的记录发送给主持人审核，确认信息准确性（如决议是否与最终结论一致、负责人和时限是否明确）。

分发与同步

审核通过后，1个工作日内将最终版会议记录发送至所有参会人及相关协作部门，抄送上级领导（如需），并标注“请各负责人按计划执行行动项”。

建立跟踪机制

在项目管理工具（如飞书、钉钉、Teambition）中创建“行动计划跟踪表”，关联各行动项的负责人、时限和进度状态（“进行中”“已完成”“延期”）。

设置定期提醒（如每周五下午自动汇总未完成任务），并在下次会议开始前5分钟回顾上期行动项完成情况，形成“闭环管理”。

标准化会议记录与行动计划表

会议基本信息

项目

内容

会议名称

[例：2023年Q3产品迭代规划会]

会议时间

[例：2023年10月10日14:00-16:30]

会议地点

[例：3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）]

主持人

[*王经理]

参会人

[李工、张经理、陈专员、刘主管]（共5人）

记录人

[*陈专员]

会议目标

[明确Q3产品迭代优先级，分配开发任务，制定上线计划]

议题与讨论内容

序号

议题名称

发言人

核心讨论内容

1

市场用户反馈分析

*张经理

近1个月收到120条用户反馈，其中A功能需求占比45%，B功能需求占比30%；用户集中反映“操作复杂度高”。

2

开发优先级讨论

*李工

技术评估：A功能开发需15天，B功能需10天，C功能稳定性问题需3天修复。建议优先处理C功能（避免上线后客诉），再开发A功能。

3

跨部门协作分工

*刘主管

市场部需在A功能上线前完成推广方案，测试部需同步介入功能测试。

决议事项

序号

决议内容

1

优先修复C功能稳定性问题，保证10月13日前上线补丁版本；由李工负责，赵协助。

2

A功能列为Q3核心迭代项，10月20日前完成开发，10月25日上线；由*李工团队负责。

3

市场部于10月12日前提交A功能推广初稿，张经理牵头，陈专员配合收集用户案例。

行动计划

任务描述

负责人

起止时间

资源支持

备注

C功能问题修复与测试

*李工

10月10日-10月13日

测试组配合

10月13日18:00前提交测试报告

A功能开发排期表制定

*李工

10月11日-10月12日

无

包含各模块负责人及时限

A功能推广方案初稿

*张经理

10月11日-10月12日

设计组提供素材

需包含3个用户使用场景

上线前用户