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财务报销凭证及审核流程通用规范

目录

一、适用范围与业务场景

二、报销全流程操作指引

三、标准化凭证模板及填写说明

四、关键风险点与合规提示

一、适用范围与业务场景

本规范适用于各类企业、事业单位及社会团体（以下简称“单位”）的员工费用报销管理，涵盖日常经营活动中发生的各类合理、合规支出。具体业务场景包括但不限于：

（一）日常费用报销

办公费用：包括办公用品、印刷费、邮电费、通讯费等；

差旅费用：员工因公出差的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等；

业务招待费：为开展业务活动发生的餐费、礼品费等；

其他费用：如培训费、维修费、咨询费等符合单位财务制度的支出。

（二）适用对象

报销人：单位因公发生费用的在职员工；

审批人：根据单位权限管理规定，对报销事项具有审批权限的部门负责人或分管领导；

财务审核岗：单位财务部门负责报销单据合规性、完整性审核的人员；

出纳岗：负责报销款项支付的人员。

二、报销全流程操作指引

（一）第一步：报销申请发起

发起条件：费用业务完成后，需在30个工作日内提交报销申请（特殊情况需提前向财务部门说明）。

操作方式：

线上报销：通过单位OA系统、ERP系统或财务报销平台，填写《费用报销申请单》并电子凭证；

线下报销：填写纸质《费用报销申请单》，附上原始凭证。

填写要求：准确填写报销人姓名、所属部门、费用类型、报销事由、金额（大小写一致）、支付账户信息（开户行、账号、户名）等关键信息，保证与原始凭证一致。

（二）第二步：原始凭证准备与整理

凭证类型：

合法合规票据：增值税发票（含电子发票）、财政票据、定额发票等，需为税务局或财政部门监制的正式凭证；

证明材料：差旅报销需附出差审批单、行程单、住宿明细单；业务招待费需附招待事由、参与人员名单；大额支出需附合同、验收单等。

整理规范：

发票需按“左上角对齐、票面朝上”方式粘贴在《发票粘贴单》上，避免折叠、覆盖关键信息（发票代码、号码、金额、税额等）；

每张票据背面需注明“费用归属部门、用途、经办人”签字；

多张发票需分类粘贴（如交通费、住宿费分开），并在粘贴单上注明“共X张，金额合计X元”。

（三）第三步：报销单据提交审批

审批路径：根据单位权限矩阵，逐级提交审批，一般流程为：

经办人→部门负责人（审核费用真实性、合理性）→分管领导（审批大额或特殊费用）→财务负责人（合规性复核）→出纳付款。

时限要求：各审批节点需在2个工作日内完成，逾期未审批需向财务部门说明原因。

特殊情况：紧急费用可先通过OA系统发起“加急审批”，同步邮件或电话通知审批人，事后补签纸质审批单。

（四）第四步：财务部门审核

审核内容：

合规性：发票真伪（通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”核验）、抬头（单位全称）、税号、发票内容与业务实质是否一致；

完整性：报销单填写是否完整、附件是否齐全（如发票、审批单、行程单等）、签字是否规范；

合理性：费用标准是否符合单位规定（如差旅住宿标准、招待费限额）、预算是否超支；

准确性：金额计算是否正确（如发票金额合计、报销单总金额、大小写是否一致）。

审核结果处理：

通过：财务岗在报销单上签字确认，传递给出纳；

不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”），退回经办人重新补充或整改。

（五）第五步：报销款项支付

支付方式：原则上通过银行转账支付至报销人指定账户，特殊情况可申请现金支付（需说明原因并经财务负责人批准）。

支付时限：财务审核通过后，出纳需在1个工作日内完成付款，并同步更新报销状态。

到账提醒：报销款项支付后，系统自动发送短信或邮件至报销人账户，或由出纳电话告知。

（六）第六步：凭证归档

归档范围：报销审批单、原始凭证（发票、行程单等）、支付凭证（银行回单）等全套资料；

归档要求：每月结束后5个工作日内，财务部门将上月已报销凭证按“部门+月份”分类整理，装订成册，标注“凭证编号、部门、月份、金额”，存入财务档案室；

保管期限：会计凭证保管期限一般为15年，涉及未决诉讼、资产评估等特殊事项的凭证需长期保管。

三、标准化凭证模板及填写说明

（一）《费用报销申请单》模板

项目

填写内容

报销部门

如“市场部”“行政部”

报销人

员工工号+姓名（如“ZG001**”）

报销日期

YYYY年MM月DD日

费用类型

□办公费□差旅费□招待费□其他（请注明）

报销事由

简明扼要说明费用发生原因（如“项目客户招待”“地区出差调研”）

附件张数

填写所附原始凭证总张数（如“5张”）

费用明细

类别

交通费

住宿费

餐费

…

报销金额大写

如：人民币壹仟贰佰元整

报销金额小写

￥_________

申请人签字

___________

部门负责人审批

___________（签字）______年_月_日

分管领导审批

___________（签