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采购申请审批流程标准化模板（供应商管理版）

一、适用场景与背景

新供应商首次合作前的资质审核与采购申请；

现有供应商续约、订单增量或采购品类扩展时的审批流程；

紧急采购场景下供应商快速响应的审批规范；

集中采购项目中多供应商比选与采购申请的标准化管理。

通过统一流程，保证采购活动合规、高效，同时实现对供应商资质、绩效的动态管控。

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求发起与供应商初步筛选

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

关键动作：

需求部门根据业务需求，明确采购物料/服务的规格、数量、预算及技术要求；

通过供应商管理系统（或内部名录）筛选符合初步要求的供应商，优先选择合作历史良好、绩效评级达标的现有供应商；

若需引入新供应商，需同步收集供应商基础信息（名称、统一社会信用代码、主营业务、联系人等），并填写《新供应商准入申请表》（见配套表单1）。

输出成果：《采购需求申请表》（含初步供应商名单）、《新供应商准入申请表》（如适用）。

步骤2：采购申请正式提交与部门审核

操作主体：需求部门负责人、采购部

关键动作：

需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部；

采购部审核采购需求与供应商初步匹配度，重点核查：

供应商是否在合格名录内（新供应商需完成资质预审）；

采购数量、价格是否符合市场行情或历史采购基准；

是否存在更优替代方案（如内部调拨、长期协议供应商等）。

输出成果：审核通过的《采购申请表》（需标注供应商名称及合作类型：现有/新供应商）。

步骤3：多级审批与供应商资质复核

操作主体：采购经理、财务部、分管副总/总经理（根据采购金额分级）

审批权限划分（示例）：

金额≤5万元：采购经理审批；

5万元＜金额≤20万元：采购经理+财务部审批；

金额＞20万元：采购经理+财务部+分管副总/总经理审批。

关键动作：

采购经理审核采购流程合规性、供应商选择依据的充分性；

财务部重点审核预算余额、付款条款合理性及供应商发票类型（如增值税专用发票）合规性；

分管副总/总经理审批重大采购项目的战略必要性及供应商合作风险；

新供应商专项审核：无论金额大小，新供应商需通过采购部+法务部（或风控部）联合资质复核，包括：营业执照、行业资质证书（如ISO认证、特种设备生产许可证等）、商业信誉（如涉诉记录、失信信息查询）、供货能力（如产能报告、案例证明）等。

输出成果：各级审批签字的《采购申请审批表》、新供应商资质复核报告（如适用）。

步骤4：供应商确定与采购订单下达

操作主体：采购部、需求部门

关键动作：

审批通过后，采购部向最终确定的供应商发出《采购订单》，明确物料/服务信息、交付时间、质量标准、价格、付款方式及违约责任；

需求部门与供应商对接技术细节，确认交付方案（如交付地点、验收标准）；

新供应商首次合作前，需签订《供应商合作协议》（框架协议），明确双方权利义务及合作期限。

输出成果：《采购订单》、《供应商合作协议》（新供应商）、技术交底记录。

步骤5：订单执行、交付验收与供应商绩效初评

操作主体：需求部门、质检部、采购部

关键动作：

供应商按订单交付物料/服务，需求部门组织验收（数量核对、质量检测、交付时效确认），填写《验收单》；

质检部出具质量检测报告（如涉及产品）；

采购部同步记录供应商履约情况，包括：交付准时率、合格率、服务响应速度等，作为供应商绩效初评依据；

若出现质量问题或交付延迟，需求部门需在3个工作日内书面反馈至采购部，启动供应商整改或索赔流程。

输出成果：《验收单》、质量检测报告、供应商履约记录表。

步骤6：付款结算与供应商档案更新

操作主体：财务部、采购部

关键动作：

需求部门提交《验收单》及发票至财务部，财务部核对无误后办理付款；

采购部更新供应商档案，记录本次合作绩效数据（如验收评分、付款周期），并同步至供应商管理系统；

新供应商首次合作完成后，将其纳入《合格供应商名录》，标注“首次合作”状态，后续按季度进行绩效评估。

输出成果：付款凭证、更新后的供应商档案、《合格供应商名录》版本记录。

三、配套表单模板

表单1：新供应商准入申请表

申请部门

申请日期

申请单号

供应商基本信息

名称

统一社会信用代码

注册地址

联系人及职务

主营业务

合作历史（首次合作需填写“无”）

拟采购物料/服务

名称

规格型号

预计年采购量

预计单价

供应商资质文件清单

□营业执照□行业资质证书□质量体系认证□案例证明□其他（请注明）

采购部初审意见

负责人签字：日期：

法务/风控部复核意见

负责人签字：日期：

分管领导审批

签字：日期：

表单2：采购申请审批表

申请部门

申请日期

需求部门负责人签字

采购信息

物料/服务名称

规格型号

现有供应商/新供应商

供应商名称

采购需求