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供应链管理高效操作手册

一、引言

本手册旨在规范企业供应链各环节操作流程，提升工作效率，降低运营风险，保证物料、信息、资金在供应链中高效流转。手册适用于采购部、仓储部、物流部、供应商管理部门及相关协同岗位，可作为日常操作指引及新人培训参考。各环节操作需结合企业实际情况灵活调整，保证流程适配性。

二、采购需求提报与审批：标准化流程保证高效合规

（一）适用场景

当生产部门因生产计划调整、项目立项、设备维护或物料损耗等原因，需采购原材料、零部件、办公用品或服务时，需通过标准化流程完成需求提报与审批，保证采购需求合理、预算可控、流程可追溯。

（二）分步骤操作说明

1.需求发起

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

（1）需求部门根据实际需求，填写《采购需求申请表》（详见本章模板表格），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交付日期、预算金额等信息；

（2）对于生产类物料，需同步提供《物料清单（BOM）》或技术参数；对于服务类采购，需明确服务范围、验收标准；

（3）需求部门负责人对需求的合理性（如数量、规格匹配度）进行初审，签字确认后提交至采购部。

2.采购部审核

操作主体：采购部专员

操作内容：

（1）核对需求信息的完整性，检查是否遗漏关键字段（如规格型号、预算）；

（2）评估需求的合理性：结合库存数据（如现有库存、在途订单），判断是否需采购；对于重复性需求，参考历史采购价格评估预算合理性；

（3）审核通过后，将需求流转至财务部（预算合规性审核）；若需修改，反馈至需求部门补充完善。

3.财务部预算审核

操作主体：财务部专员

操作内容：

（1）核对采购预算是否在部门年度/月度预算额度内；

（2）评估预算与市场价格的匹配度（如参考历史采购数据或市场询价初判）；

（3）审核通过后，流转至对应权限领导审批；若超预算，需提交《预算调整申请》附后。

4.领导审批

操作主体：根据采购金额及权限划分，由部门总监、分管副总或总经理审批

操作内容：

（1）审批人重点审核采购需求的必要性、预算合理性及流程合规性；

（2）审批通过后，采购部可启动供应商寻源及下单流程；审批驳回需明确原因，退回需求部门重新发起。

5.订单与反馈

操作主体：采购部专员

操作内容：

（1）审批通过后，采购部根据“货比三家”原则（或定点供应商管理要求）选择供应商，下达《采购订单》；

（2）将订单号、预计交付日期、供应商信息同步至需求部门及仓储部，保证各方知晓采购进度。

（三）模板表格

表2-1采购需求申请表

申请部门

申请日期

申请单号

物料/服务名称

规格型号

需求数量

计量单位

用途说明（可附页）

期望交付日期

预算金额

需求部门审核意见：

负责人签字：日期：

采购部审核意见：

经办人签字：日期：

财务部预算审核意见：

经办人签字：日期：

领导审批意见：

审批人：职务：日期：

（四）注意事项

需求提报时需保证“数量、规格、用途”信息准确，避免因信息偏差导致采购错误；

紧急采购（如生产突发故障需物料）需在申请表备注“紧急”字样，同步电话告知采购部负责人，后续补签审批流程；

预算外采购需提前3个工作日提交《预算调整申请》，经财务部及分管领导审批后方可发起；

采购订单后，需在1个工作日内将扫描件反馈至需求部门，确认无误后归档保存。

三、库存动态监控与预警：数据驱动避免库存风险

（一）适用场景

为避免库存积压（占用资金）或库存短缺（影响生产/销售），需通过系统工具或人工台账实时监控库存物料数量、周转率、库龄等指标，并设置预警阈值，及时触发补货、调拨或清库动作，保证库存结构合理。

（二）分步骤操作说明

1.数据同步与维护

操作主体：仓储部文员、采购部专员

操作内容：

（1）仓储部每日下班前更新《库存台账》，记录物料入库、出库、调拨、盘点损耗数据，保证系统库存与实物库存一致；

（2）采购部在收到供应商发货通知后，1个工作日内将“在途订单”信息同步至库存系统，标注“预计入库日期”；

（3）财务部每月5日前完成库存账务核对，保证账实、账账相符。

2.预警阈值设定

操作主体：采购部、仓储部、财务部联合制定

操作内容：

（1）针对A类物料（高价值、关键物料）：安全库存=（日均消耗量×采购周期）×1.5，最低库存=安全库存×0.7，最高库存=安全库存×2；

（2）针对B类物料（中等价值、常用物料）：安全库存=日均消耗量×采购周期，最低库存=安全库存×0.6，最高库存=安全库存×1.8；

（3）针对C类物料（低价值、辅助物料）：采用“定量订货法”，如库存低于“1个月消耗量”时触发补货；

（4）库龄预警：设定库龄上限（如A类物料90天，B类物料180天，C类物料365天），超库龄物料自动触发“呆滞品处理”流程。

3.预警触发与处理

操作主体：仓