企业行政文书存档规范管理表.docVIP

企业行政文书存档规范管理工具指南

一、适用范围与核心应用场景

本工具适用于各类企业日常行政文书的规范化存档管理，涵盖以下核心场景：

日常文书处理：如会议纪要、通知公告、工作计划、请示报告等需长期保存的行政文件；

专项档案管理：如合同协议、制度文件、项目资料、资质证书等具有法律或参考价值的文书；

人事关联文书：如员工入职档案、培训记录、绩效考核表等需与员工信息绑定的文件；

合规审计需求：应对内外部审计检查时，快速调取、追溯文书全流程管理记录；

知识沉淀与复用：通过标准化存档，实现历史经验、模板、流程的可追溯与复用，减少重复劳动。

二、标准化操作流程

步骤1：文书收集与初步筛选

责任主体：各部门文书管理员（如行政部、人事部、财务部*等指定人员）。

操作内容：

每月25日前，各部门梳理当月形成的行政文书，保证文书内容完整（含签字、盖章、日期等关键要素）；

剔除重复、草稿、临时性通知（如“下午3点开会”等无需存档的即时信息）；

对需存档的文书进行初步分类（如按“部门”“类型”区分），并标注“待归档”标识。

步骤2：分类与编号规则设定

分类标准：根据文书属性分为四大类，每类下设子类（示例）：

综合管理类：制度文件（如《考勤管理制度》）、会议纪要（如“2024年Q1经营会议纪要”）、通知公告（如“2024年春节放假通知”）；

人事管理类：入职档案（如“员工入职登记表”）、合同文件（如“劳动合同-员工”）、培训记录（如“新员工入职培训考核表-员工*”）；

财务管理类：预算报告（如“2024年Q1部门预算申请表”）、费用审批（如“差旅费报销单-员工*”）；

合同协议类：对外合同（如“采购合同-供应商”）、对协议（如“服务合作协议-机构”）。

编号规则：采用“部门代码-年份-分类代码-序号”格式，示例：

部门代码：行政部（XZ）、人事部（RS）、财务部（CW）、合同部（HT）；

分类代码：综合管理（ZL）、人事管理（RL）、财务管理（CW）、合同协议（HT）；

完整编号示例：XZ-2024-ZL-001（2024年行政部综合管理类第1号文书）。

步骤3：登记入表与信息核对

操作内容：

文书管理员将筛选、分类、编号后的文书信息填入《文书存档管理表》（详见第三部分），字段包括：文书名称、文号、分类、形成日期、责任人、存放位置（物理档案柜编号/电子文件夹路径）、页数、密级（如“公开”“内部”“秘密”）；

核对信息与实物/电子文件是否一致，保证“账实相符”，如发觉遗漏或错误，立即补充修正。

步骤4：归档存储与备份

物理档案存储：

按编号顺序将文书装入统一档案袋，封面标注“编号+名称+日期+责任人”；

存放至专用档案柜，档案柜张贴分类标签（如“综合管理类-2024年”），存放环境需干燥、通风、防火（温度18-22℃，湿度45-60%）；

涉密文书存放于带锁保密柜，钥匙由专人（如行政主管*）保管。

电子档案存储：

扫描纸质文书为PDF格式（分辨率≥300DPI，保证文字清晰可辨），按编号命名（如“XZ-2024-ZL-001.pdf”）；

存储至指定服务器文件夹（如“企业档案-行政部-2024年”），设置访问权限（仅授权人员可查看/编辑）；

每月对电子档案进行增量备份，每季度进行全量备份，备份数据异地存储（如云盘或备用服务器）。

步骤5：借阅与流转管理

借阅申请：员工需借阅档案时，填写《文书借阅申请表》，注明借阅人、部门、文书编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人*审批后提交至文书管理员。

借阅登记：文书管理员核对申请表信息，在《文书存档管理表》“借阅记录”栏登记借阅人、借阅时间、预计归还时间，并将档案交予借阅人（涉密档案需当面签收）。

归还与检查：借阅人到期归还档案时，管理员检查文书是否完好、有无涂改，确认无误后在“借阅记录”栏登记归还时间，档案恢复原存放位置。

步骤6：定期清点与更新维护

月度清点：每月末，文书管理员核对《文书存档管理表》与实物/电子档案数量，保证无遗漏、无损坏；

年度更新：每年12月，对全年存档文书进行全面梳理，新增文书补登管理表，失效文书（如已到期合同、废止制度）按流程标记“已销毁”，并记录销毁时间、监销人（如行政主管、法务专员）；

规则优化：每年结合实际使用情况，评估分类、编号规则的合理性，必要时修订并发布新版《文书存档管理规范》。

三、文书存档管理表模板

序号

文书名称

文号

分类（大类/子类）

形成日期

责任人

存放位置（物理柜/电子路径）

页数

密级

借阅记录（借阅人/时间/归还时间）

备注

1

2024年考勤管理制度

XZ-2024-ZL-001

综合管理类/制度文件

2024-01-15

行政部*

档案柜-01层-03格/电子档案-行政部-2024-ZL

8

内部

-

生效日期：2024-02-0