供应链管理与采购订单模板.docVIP

供应链管理与采购订单通用工具模板

适用采购场景

常规物料采购：生产所需原材料、办公用品、设备备件等计划性采购；

紧急补货采购：因突发需求（如订单激增、设备故障）导致的紧急物料采购；

新供应商首次采购：与新增供应商合作时的订单创建与流程规范；

定制化产品采购：需按特定规格、参数生产的非标产品采购；

多品类集中采购：跨部门、多品类物料的整合订单下达。

标准化操作流程

第一步：采购需求发起与审核

操作人：需求部门（如生产部、行政部）

操作说明：

需求部门根据实际需求填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、用途及预算；

部门负责人审核需求合理性（如数量匹配生产计划、预算是否超标），审核通过后提交至采购部。

关键点：需求描述需清晰准确，避免“一批物料”“大概数量”等模糊表述。

第二步：供应商选择与询价

操作人：采购专员

操作说明：

采购部根据物料类型匹配合格供应商（优先从《合格供应商名录》中选择），若为新供应商，需先完成资质审核（如营业执照、生产许可证、过往合作案例等）；

向2-3家合格供应商发送《询价单》，明确物料需求、技术标准、交付要求及报价截止时间；

收集报价后，对比价格、质量、交付周期、售后服务等，形成《供应商比价分析表》，报采购经理审批。

关键点：紧急采购可适当简化询价流程，但需保留至少2家供应商报价记录。

第三步：采购订单创建与审批

操作人：采购专员、采购经理、财务部（必要时）

操作说明：

采购专员根据审批通过的供应商及报价，在采购管理系统中创建采购订单（PO号需唯一，格式建议：PO-年份-月份-流水号）；

填写订单核心信息：供应商全称、联系方式、物料明细（名称/规格/型号/单位/数量/单价/金额）、交付地址、交付日期、付款方式（如“验收合格后30天付全款”）、质量验收标准等；

按审批权限流转订单（常规订单由采购经理审批，大额订单需财务部复核预算），审批通过后加盖公司公章（或电子签章）。

关键点：订单内容需与需求、报价一致，数量、单价、金额需核对无误。

第四步：订单下达与供应商确认

操作人：采购专员

操作说明：

将审批通过的采购订单正式送达供应商（可通过系统推送、邮件、书面函件等方式），并要求供应商在24小时内反馈确认结果；

若供应商对订单有异议（如交付周期不足、价格变动），需及时沟通协调，达成一致后修订订单并重新审批；

确认无误后，在系统中更新订单状态为“已下达”，同步跟踪供应商备货进度。

关键点：保留供应商确认回执（邮件回复、签收回单等），作为后续交付依据。

第五步：订单执行与交付跟进

操作人：采购专员、仓库管理员

操作说明：

采购专员定期与供应商沟通备货、发货进度，保证按期交付；若可能延迟，提前协调需求部门调整计划；

供应商发货后，提供《发货清单》（含物流单号、批次号、数量等信息），采购专员同步更新订单状态为“已发货”；

仓库管理员根据订单信息核对到货物料：检查外包装是否完好、数量是否匹配、规格型号是否正确，确认无误后签收入库并《入库单》。

关键点：到货后需在24小时内完成验收，逾期未到需启动异常处理流程。

第六步：质量验收与结算

操作人：质检员、仓库管理员、财务部

操作说明：

质检员按订单约定的质量标准（如国标、行标或技术协议）对物料进行检验，填写《质量检验报告》，合格物料标注“合格”，不合格物料则启动退货/换货流程；

仓库管理员将检验合格的物料办理入库，更新库存信息，并将《入库单》《质量检验报告》同步至采购部和财务部；

财务部根据订单、发票、《入库单》《质量检验报告》等单据，核对无误后安排付款，并在系统中更新订单状态为“已完成”。

关键点：验收不合格需在48小时内通知供应商，明确处理方案（补货、退款等），并保留书面记录。

第七步：订单归档与复盘

操作人：采购专员、档案管理员

操作说明：

采购专员将采购订单、供应商确认回执、发货清单、入库单、检验报告、付款凭证等资料整理归档，保存期限不少于3年；

定期（如每月/每季度）对订单执行情况复盘，分析交付及时率、合格率、成本控制等指标，优化供应商管理和采购流程。

采购订单模板结构

模块

字段名称

填写说明

示例

订单基本信息

订单号（PONo.）

系统自动或按规则手动编制，需唯一

PO-2024-05-001

订单日期

订单创建的日期（YYYY-MM-DD）

2024-05-20

供应商名称

与营业执照一致的供应商全称

科技有限公司

供应商联系方式

联系人、电话、地址（至少保留联系人及电话）

联系人：*经理，电话：

物料明细

序号

物料流水编号

1

物料名称/规格型号

需与需求单、技术协议一致，非标产品需注明图纸编号

A4复印纸/80g，白色

单位

计量单位（如：个/公斤/米）

箱

需求数量

经审批的需求数量

10

单价（含税）

供应商最终确