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办公设备维护申请表及流程模板

适用场景与范围

申请流程详解

第一步：问题识别与申请发起

申请人发觉设备异常后，需初步判断问题类型（如硬件故障、软件故障、保养需求等），并登录企业办公系统（或填写纸质申请表），发起维护申请。申请时需准确填写设备基本信息、故障现象及使用需求，保证信息真实完整。

第二步：部门初审

申请提交后，由申请人所在部门负责人进行初审。主要核实申请的必要性（如是否为人为损坏、是否属于正常损耗范围）及紧急程度（一般/紧急/特急），并签署审批意见。紧急程度划分标准：

一般：不影响基本办公，可安排3个工作日内处理；

紧急：部分功能受影响，需1个工作日内响应；

特急：设备完全无法使用且影响核心工作，需4小时内响应。

第三步：维护部门接收与派单

初审通过后，申请流转至企业IT部或后勤部（根据设备类型归属）。维护部门在收到申请后，根据紧急程度分配处理人员，并告知申请人预计处理时间。若申请信息不全或不符合维护范围，需在2小时内反馈申请人补充材料或说明原因。

第四步：现场处理与结果反馈

维护人员接到派单后，携带必要工具前往现场排查问题。对于简单故障（如软件重启、耗材更换），需当场处理并记录；对于复杂故障（如硬件损坏），需判断维修可行性并告知申请人处理方案（维修、更换部件或报废更新）。处理完成后，维护人员需在申请表中填写处理结果、更换部件（如有）及完成时间，并由申请人现场签字确认。

第五步：归档与记录

维护部门将处理完成的申请表（含审批记录、处理结果）整理归档，同步更新设备台账，记录设备维护历史、故障频率及更换部件信息，为后续设备采购、保养计划提供数据支持。

办公设备维护申请表

申请基本信息

申请人姓名

*某

所属部门

*某部门

联系方式

*（内部分机号）

申请日期

****年**月**日

设备信息

设备名称

（如：联想台式机/惠普打印机/海尔空调）

设备编号

（资产标签编号，如：IT-2024001）

设备放置位置

（如：*某办公室/3楼会议室）

故障/维护描述

（详细说明设备异常现象、发生时间、使用场景，如：开机后黑屏，无报警声）

故障现象示意图/附件

（可附照片或截图，说明：如需文件，请标注文件名）

紧急程度

□一般□紧急□特急（请勾选）

维护需求

□维修□保养□升级□其他（请注明）

审批意见

部门负责人签字

_______________日期：****年**月**日

维护部门处理记录

接收时间

****年**月**日**:**

处理人员

*某（IT部/后勤部）

问题诊断

（说明故障原因，如：电源适配器损坏/内存条松动/滤网需清洁）

处理方案

（说明采取的措施，如：更换电源适配器/重新插拔内存条/清洗滤网）

更换部件信息

（如有，请注明部件名称、型号、数量，如：电源适配器，19V/4.74A，1个）

完成时间

****年**月**日**:**

申请人确认签字

_______________日期：****年**月**日

维护部门负责人签字

_______________日期：****年**月**日

使用说明与注意事项

信息填写规范：申请人需如实填写设备名称、编号、故障描述等信息，避免模糊表述（如“设备坏了”），应具体说明故障现象（如“打印机无法打印，显示‘缺纸’错误，但纸盒内有纸”）。

紧急程度标注：根据实际工作影响选择紧急程度，紧急/特急申请需在备注栏说明原因（如“涉及客户会议资料打印”），以便维护部门优先处理。

配合义务：维护人员到场后，申请人需配合提供设备使用背景、近期操作记录等信息，并协助完成测试确认。如因申请人隐瞒操作不当导致故障，需承担相应责任。

结果反馈：处理完成后，申请人需现场签字确认，如有异议需当场提出，维护部门需在24小时内给予答复。

维护范围：本模板仅适用于企业自有办公设备，个人自带设备需自行解决；人为损坏设备（如液体泼洒、暴力敲击）需按企业资产管理制度处理，可能承担维修费用。

记录查询：申请人可通过企业办公系统查询申请处理进度，维护记录将长期保存，作为设备管理依据。