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采购管理成本控制表格及使用方法

一、工具概述与核心价值

在企业经营中，采购成本通常占总成本的50%-70%，有效控制采购成本是提升利润的关键环节。本工具通过标准化表格模板和规范操作流程，帮助企业在采购需求发起、供应商比价、成本分析、审批执行等环节实现全流程管控，保证采购行为合规、成本数据透明、决策科学合理，最终达成“降本增效”的目标。

二、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业（制造业、服务业、零售业等）的日常采购、项目采购、集中采购等场景，尤其适合以下情况：

多品类、高频次采购：如原材料、办公用品、设备耗材等，需通过标准化流程避免价格波动和采购随意性；

预算管控严格的采购：如年度预算内的计划采购，需通过表格对比预算价与实际价，控制超支风险；

供应商多元化的采购：需通过表格整合不同供应商报价，实现横向对比，筛选性价比最优方案；

跨部门协同采购：需求部门、采购部、财务部、审批层通过表格传递信息，减少沟通成本，提升效率。

三、详细操作步骤与流程

（一）阶段一：采购需求发起与审核

目标：明确采购必要性，避免无效采购，从源头控制成本。

操作步骤：

需求部门填写《采购申请表》：

申请人*根据业务需求，填写物品名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算单价（参考历史采购价或市场价）、预算总价等信息；

附件需附上《需求说明书》（如技术参数、质量标准等），保证采购目标清晰。

部门负责人审核：

部门负责人*审核需求的合理性（如数量是否匹配实际用量、预算是否符合部门年度预算），签字确认后提交至采购部。

采购部初审：

采购专员*核对需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要招投标），并评估需求的紧急程度，优先保障紧急且重要的采购需求。

（二）阶段二：供应商信息收集与比价

目标：获取多渠道供应商报价，保证价格公允，为成本控制提供数据支撑。

操作步骤：

供应商筛选：

采购专员通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等方式，筛选3家及以上合格供应商（如供应商数量不足，需说明原因并提交《供应商开发报告》）。

询价与报价收集：

向供应商发送《询价函》，明确物品规格、数量、交付周期、付款方式等要求，要求供应商在2个工作日内提供书面报价（需加盖公章，保证真实有效）。

填写《供应商比价表》：

将收集到的供应商报价信息录入《供应商比价表》，包含字段：供应商名称、联系人*、报价日期、物品名称、规格型号、报价单价、报价总价、含税/不含税、交付周期、质量承诺、售后服务等。

（三）阶段三：成本分析与方案优选

目标：通过量化分析，综合评估价格、质量、服务等因素，选择最优采购方案。

操作步骤：

成本构成拆解：

对采购物品的总成本进行拆解（如采购单价、运输费用、关税、仓储成本、维护费用等），避免只关注“单价”而忽略“总成本”。

性价比分析：

采购专员联合需求部门、财务部，对比不同供应商的报价，计算“性价比得分”（如价格权重60%、质量权重20%、服务权重20%），筛选综合得分最高的供应商。

特殊情况说明：

若选择非最低报价供应商，需填写《非最低报价说明》，详细阐述原因（如质量更优、交付周期更短、长期合作优惠等），并由采购负责人*签字确认。

（四）阶段四：审批执行与成本锁定

目标：通过规范审批流程保证采购合规，执行过程中实时监控成本。

操作步骤：

分级审批：

根据《采购审批权限表》，由采购部提交《采购审批表》（附《采购申请表》《供应商比价表》《成本分析报告》），按权限逐级审批：

金额≤1万元：采购部经理*审批；

1万元＜金额≤5万元：分管副总*审批；

金额＞5万元：总经理*审批。

下达采购订单：

审批通过后，采购专员向选定供应商下达《采购订单》，明确物品信息、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款，并抄送财务部、需求部门。

成本锁定与跟踪：

财务部根据《采购订单》录入采购预算，实际采购价不得超订单价（如需调整，需重新走审批流程）；

采购专员跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付，避免因延迟交付导致额外成本（如加急运输费）。

（五）阶段五：验收核算与成本复盘

目标：保证采购物品符合要求，核算实际成本，总结经验优化后续采购。

操作步骤：

入库验收：

需求部门、仓储部按《采购订单》和《需求说明书》验收物品，填写《验收报告》，重点核对数量、规格、质量，不合格品需及时退回并记录原因。

成本核算：

财务部根据《验收报告》《采购订单》《发票》核算实际采购成本（含所有附加费用），填写《采购成本核算表》，对比预算成本，计算“成本节约/超支金额”。

复盘归档：

采购部组织季度/年度采购复盘会，分析成本节约/超支原因（如价格波动、供应商选择失误、需求变更等），形成《采购成本复盘报告》，优化后续供应商管理和采购策略；

所有表格（申请、比价、审批、验收、核算等）按月整理归档，保存期限