教育培训档案备案及保存标准.docxVIP

教育培训档案备案及保存标准

一、总则

教育培训档案是教育培训机构在开展教学、管理、服务等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。建立健全教育培训档案的备案及保存制度，是规范办学行为、保障教学质量、维护受教育者和培训机构合法权益、促进教育培训行业健康有序发展的重要基础。本标准旨在明确教育培训档案备案与保存的基本要求、内容范围、管理责任及操作规范，为各类教育培训机构提供统一的指导框架。

本标准适用于经相关教育行政部门或审批机关批准设立的各类从事非学历教育培训、职业技能培训及其他相关培训活动的机构（以下统称“培训机构”）。

二、备案管理

（一）备案目的与意义

档案备案是培训机构履行办学责任、接受行业监管的重要环节。通过备案，可确保培训机构档案管理的规范性、透明度，便于监管部门掌握机构办学动态，也为处理相关纠纷、评估办学质量提供依据。

（二）备案内容范围

培训机构应向审批机关或行业主管部门备案的档案主要包括以下核心内容：

1.机构基本资质档案：包括但不限于办学许可证、营业执照（或民办非企业单位登记证书）、法人身份证明、章程、管理制度等。

2.课程与教学档案：包括课程标准、教学计划、教学大纲、选用或自编教材（讲义）目录及样本、师资配置方案等。

3.师资队伍档案：主要授课教师的身份证明、学历学位证明、专业技术资格证书、教师资格证（如适用）、培训经历及聘用合同等材料的汇总清单及关键信息摘要。

4.学员管理档案：学员名册（含基本身份信息、报读课程、缴费情况等）的备案摘要。

5.安全管理档案：消防安全检查合格证明、应急预案、安全管理制度等备案材料。

6.收费与财务档案：经备案的收费项目、标准及依据。

7.其他按规定需备案的重要档案材料。

（三）备案程序与要求

1.首次备案：培训机构在取得办学资格后，应在规定时限内，整理齐备上述备案材料，按要求提交至主管部门进行首次备案。

2.变更备案：当备案内容发生重大变更（如机构名称、法定代表人、办学地址、核心课程体系、收费标准等）时，培训机构应在变更发生后及时向原备案部门提交变更说明及相关证明材料，办理变更备案手续。

3.年度/定期备案：根据主管部门要求，按时提交年度办学报告及相关档案材料的更新信息，完成定期备案。

4.备案材料要求：备案材料应真实、准确、完整，字迹清晰、装订规范。电子备案材料应符合指定格式和存储要求。

（四）备案责任主体

培训机构法定代表人是档案备案工作的第一责任人，对备案材料的真实性、合规性负责。培训机构应指定专人负责备案材料的整理、提交、更新与联络工作。

三、档案保存

（一）保存原则

教育培训档案的保存应遵循以下原则：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映培训活动的实际情况，不得伪造、篡改。

2.完整性原则：确保档案材料的齐全完整，反映教育培训活动的全过程。

3.安全性原则：采取有效措施，保障档案在存储、流转过程中的实体安全和信息安全，防止丢失、损毁和泄露。

4.可利用性原则：档案的整理和保存应便于日常管理查询、内部监督检查及应对外部监管需求。

5.保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格遵守保密规定。

（二）保存范围与分类

培训机构在日常运营中应系统收集、整理并妥善保存以下各类档案：

1.行政管理类：包括机构设立与变更文件、法人治理结构材料、内部管理制度、会议纪要、对外往来公文等。

2.教学教研类：

*课程开发与审批材料、完整的教学计划与大纲、教材及讲义（原件或电子版本）、教学课件、教学视频音频资料、实训实习记录等。

*教师备课笔记、教学日志、教研活动记录、教学质量检查与评估材料。

3.学员管理类：

*学员报名登记表、身份证明复印件、学历/资格证明复印件、健康信息（如适用）。

*培训合同（协议）、缴费凭证存根或记录。

*学员考勤记录、学习过程表现记录、作业与考核成绩、培训结业/合格证书存根（或电子记录）。

*学员投诉、建议及处理记录。

4.师资管理类：教师及其他教学人员的详细个人档案材料（如前文“备案内容范围”第3点所列，需保存原件或经核实的复印件）、聘用/解聘材料、薪酬福利记录、培训与考核记录、师德师风建设相关材料。

5.财务资产类：收费票据存根、会计凭证、账簿、财务报告、资产台账、税务相关材料等（按财务制度规定保存）。

6.安全后勤类：安全检查记录、设施设备维护保养记录、消防器材清单及检查更换记录、突发事件处理记录、卫生防疫相关材料。

7.宣传招生类：招生简章、广告宣传材料样本及备案证明、生源统计分析材料。

8.评估审计类：各类评估报告、审计报告、检查结果及整改情况记录。

9.其他具有保存价值的