采购供应商信息登记表资质审核简化版.docVIP

采购供应商信息登记表资质审核简化版工具指南

一、适用场景与价值

本工具适用于中小型企业日常采购、小额项目采购或临时性采购场景，旨在快速筛选具备基本资质的供应商，缩短审核周期，提升采购效率。相较于全资质审核版本，简化版聚焦供应商核心资质信息，适用于对供应商资质要求相对基础、采购风险可控的业务场景（如办公用品采购、标准件采购、非关键物料采购等），帮助企业快速建立合格供应商池，避免因过度复杂的审核流程影响采购时效。

二、操作流程详解

（一）供应商信息提交

发起登记：采购部门根据采购需求，向目标供应商发送《采购供应商信息登记表（简化版）》，明确需提交的信息清单（含基础信息、核心资质文件等）。

信息填写：供应商按要求填写登记表，保证信息真实、完整，重点包括：公司全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式、注册地址、主营业务范围、主要产品/服务清单等。

材料：供应商随登记表一并提交核心资质文件扫描件（如营业执照、行业相关许可证、质量体系认证证书等），文件需清晰、有效，并在有效期内。

（二）核心资质核查

初步审核：采购专员收到供应商提交的材料后，1个工作日内完成初步核查，重点检查：

登记表信息是否完整，无漏填项；

营业执照是否在有效期内，经营范围是否与采购需求匹配；

行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）是否齐全且在有效期内；

统一社会信用代码格式是否正确（可通过“国家企业信用信息公示系统”快速核验真伪，无需登录）。

问题反馈：若材料存在不完整或过期问题，采购专员需在1个工作日内联系供应商（如*先生/女士）补充或更新材料，明确补充要求及截止时间（原则上不超过2个工作日）。

（三）内部评审与定级

部门评审：采购专员将核查通过的材料提交采购经理（*经理）组织内部评审，重点评估：

供应商主营业务与本次采购需求的契合度；

资质文件的完整性与合规性；

历史合作记录（如有，需评估履约情况，如交货及时性、产品质量等）。

定级分类：根据评审结果，将供应商分为“推荐合作”“观察合作”“暂不合作”三类：

推荐合作：核心资质齐全、符合采购需求、无不良记录；

观察合作：资质齐全但历史履约存在轻微问题（如偶尔延迟交货），需后续观察；

暂不合作：资质过期、信息虚假或严重不符合采购需求。

（四）审核结果反馈与存档

结果通知：评审完成后1个工作日内，采购专员通过邮件或书面形式向供应商反馈审核结果：

“推荐合作”供应商：纳入《合格供应商名录》，可参与后续采购项目；

“观察合作”供应商：告知观察期要求（如3个月），观察期内需重点跟踪履约情况；

“暂不合作”供应商：简要说明原因（如资质过期），如后续资质更新可重新提交申请。

材料存档：审核通过的登记表及资质文件由采购专员整理归档，电子版备份至指定共享文件夹，纸质版按“供应商名称-审核日期”分类存放，保存期限不少于3年。

三、简化版登记表模板

采购供应商信息登记表（简化版）

基本信息

填写内容

供应商公司全称

统一社会信用代码

法定代表人

联系人

联系电话

注册地址

经营范围

主要产品/服务清单

（可另附页，注明与本次采购需求相关的产品/服务）

开户银行及账号

资质文件清单

提交情况（√）

营业执照

□提交□未提交（扫描件需包含统一社会信用代码、有效期、经营范围）

行业相关许可证

□提交□未提交（如：食品经营许可证、安全生产许可证等，注明具体类型）

质量体系认证证书

□提交□未提交（如ISO9001认证等，如有）

其他资质文件

□提交□未提交（如：获奖证书、专利证书等，如有）

供应商声明

本人/本单位承诺所填写的信息及提交的材料真实、有效，如有虚假愿承担法律责任。供应商（盖章）：__________日期：____年__月__日

审核意见

初核人：__________日期：____年__月__日评审人：*经理日期：____年__月__日审核结果：□推荐合作□观察合作□暂不合作

四、使用注意事项与风险提示

信息真实性核查：简化版虽简化流程，但仍需对供应商核心信息（如统一社会信用代码、营业执照有效期）进行核验，避免因虚假信息导致采购风险。

资质有效期管理：资质文件需保证在合作期内有效，采购专员应每季度对《合格供应商名录》内供应商的资质有效期进行复核，提前1个月提醒资质即将过期的供应商更新。

简化版局限性：本工具不适用于高风险采购场景（如特种设备采购、食品原料采购、大型工程服务等），此类场景需严格按照国家及行业标准进行全资质审核。

存档与保密：供应商提交的登记表及资质文件涉及商业信息，需建立保密机制，仅限采购相关人员查阅，避免信息泄露。

动态调整机制：供应商履约过程中若出现质量问题、延迟交货或资质失效等情况，采购部门应及时调整供应商评级，必要时将其移出《合格供应商名录》。