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资源管理与使用记录表模板

一、模板设计与核心要素

资源管理与使用记录表的核心在于清晰、准确、可追溯。其基本结构应包含资源的静态信息与动态使用记录两大部分。

（一）资源基本信息登记区

此区域旨在对资源进行统一的“身份”界定，是后续一切管理活动的基础。

*资源名称：填写资源的确切称谓，应具有唯一性，避免模糊或同名。

*资源编号：为每一项资源分配一个唯一的识别编码。编码规则可根据资源类型、购入年份、部门等因素制定，便于分类与检索。

*资源类型/类别：例如：固定资产（如电脑、仪器）、办公用品（如纸张、墨盒）、耗材、工具、软件授权、场地、车辆等。明确分类有助于统计与管理。

*规格/型号：记录资源的具体规格、型号或主要参数，对于设备类资源尤为重要。

*计量单位：如“台”、“件”、“个”、“套”、“箱”、“平方米”等。

*数量（总量）：该类/该项资源的总保有数量。

*购置/入库日期：资源进入管理体系的初始日期。

*购置价格/价值：记录资源的原始价值，对固定资产核算、成本分析有重要意义。（注：非必填，视管理精细度要求而定）

*存放地点/位置：明确资源的静态存放位置，便于查找与盘点。

*保管责任人：明确日常保管与维护的负责人，落实责任。

*资源状态：如“在用”、“闲置”、“维修中”、“已报废”、“库存”等。

*备注：用于记录其他需要补充说明的基本信息，如生产厂家、保修期等。

（二）资源使用/流转记录区

此区域是记录表的动态核心，详细记录资源从领用、使用到归还（或消耗、报废）的全过程。建议采用表格形式，逐笔记录。

序号

日期

领用/借用人

部门

领用/借用数量

用途/项目名称

预计归还日期

实际归还日期

归还/接收人

资源状态变更

备注

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1

YYYY-MM-DD

2

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*序号：每条记录的顺序编号。

*日期：领用、借用或发生状态变更的具体日期。

*领用/借用人：实际领取或使用资源的人员姓名。

*部门：领用/借用人所属的部门。

*领用/借用数量：本次领用或借用的资源数量。

*用途/项目名称：简要说明资源的用途或所服务的项目，便于成本归集与效果评估。

*预计归还日期：对于可回收复用的资源，约定归还时间，便于及时回笼。

*实际归还日期：资源实际回到库存或保管人手中的日期。

*归还/接收人：接收归还资源的人员，通常为保管责任人或其授权人。

*资源状态变更：记录本次操作后资源状态的变化，如“库存-在用”、“在用-库存”、“在用-维修”等。

*备注：记录使用过程中的特殊情况，如资源损坏、维修情况、延期归还原因等。

（三）资源盘点与维护记录区（可选，视资源重要性而定）

对于价值较高、使用寿命较长或需要定期维护的资源，建议增加此模块。

*盘点日期：定期或不定期盘点的日期。

*盘点人：执行盘点工作的人员。

*盘点结果：记录盘点时的实际数量、状态与账面记录的差异情况。

*差异说明：对出现的差异进行原因分析和解释。

*维护日期：进行维护保养的日期。

*维护内容：维护保养的具体项目和操作。

*维护人/单位：执行维护的人员或外部单位。

二、使用说明与注意事项

1.专人负责，规范填写：指定专人负责记录表的管理与更新工作，确保填写内容真实、及时、清晰，避免潦草或随意涂改。关键栏目如领用人、日期、数量等务必准确无误。

2.统一标准，明确范围：在使用前，应对资源的分类、编号规则、状态定义等达成内部共识并进行培训，确保记录的一致性。明确本记录表所管理资源的具体范围，避免与其他管理表格产生交叉或遗漏。

3.及时更新，动态追踪：资源的每一次流动或状态变化都应立即记录，确保信息的时效性，使管理者能随时掌握资源的最新情况。

4.领用审批，权责清晰：重要资源的领用、借用应建立相应的审批流程，在记录表中可体现审批人信息（或通过附件形式留存审批单据），明确责任。

5.定期核对，账实相符：定期（如每月、每季度）对记录表与实际资源进行核对盘点，及时发现并处理差异，确保账实相符，这是保证记录有效性的关键。

6.分类管理，灵活调整：对于不同类型的资源（如固定资产与低值易耗品），其管理重点和记录详略程度应有所不同。本模板为通用框架，各单位可根据资源特性（如IT设备、实验器材、办公