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办公室行政文书写作规范与范例

引言：行政文书的基石作用

在现代办公环境中，行政文书是传递信息、规范流程、记录事务、实现有效沟通的重要载体。其写作质量直接关系到工作效率、决策准确性乃至单位形象。一份规范、清晰、专业的行政文书，能够确保信息的准确传递，减少误解与偏差，提升内部协作效率；反之，一份混乱、含混、疏漏的文书则可能导致工作延误、责任不清，甚至引发不必要的麻烦。因此，掌握行政文书的写作规范，不仅是行政人员的基本素养，也是每一位职场人士提升工作效能的必备技能。本文旨在系统阐述办公室行政文书的通用写作规范，并结合常见文书类型提供范例参考，以期为同仁提供实用的指导。

一、行政文书写作的基本原则

行政文书种类繁多，用途各异，但其写作均需遵循以下基本原则：

1.准确性原则：内容必须真实、准确，数据可靠，观点明确，避免含糊不清、模棱两可的表述。这是行政文书的生命线。

2.简洁性原则：语言精炼，开门见山，避免冗余、空洞的套话和不必要的修饰。力求用最简洁的文字表达最核心的意思。

3.规范性原则：遵循既定的格式要求、行文规则和常用语规范，确保文书的严肃性和专业性。

4.时效性原则：文书的起草、流转、执行应及时高效，避免因延误而影响工作。

5.得体性原则：根据行文对象、目的和内容，选择恰当的语气、措辞和表达方式，做到尊重、礼貌、专业。

二、行政文书写作的通用规范

（一）格式规范

1.标题：

*应准确概括文书核心内容，力求简洁明了。

*通常由“发文单位（可选）+事由+文种”构成。例如：“关于召开XX会议的通知”、“XX部门关于XX事项的请示”。

*标题字体应略大于正文，通常居中排列。

2.主送机关/称谓：

*指文书的接收对象，应明确、具体。

*上行文（如请示、报告）一般只写一个主送机关；平行文（如函）和下行文（如通知、决定）可写多个。

*位于标题之下，正文之上，顶格书写，后加冒号。

3.正文：

*文书的核心部分，应围绕主题，层次分明、逻辑清晰地阐述内容。

*开头通常说明发文缘由、依据或目的；主体部分详细说明事项、要求、意见或情况；结尾则提出希望、请求或执行要求。

*段落清晰，每段集中表达一个中心意思。

4.附件：

*对正文内容的补充或说明材料，应在正文后注明“附件：1.XXXX”。

*附件名称应完整准确。

5.发文机关/落款：

*指制发文书的单位或部门，应使用全称或规范化简称。

*位于正文或附件说明的右下方。

6.成文日期：

*指文书签发或通过的日期，应使用规范的中文大写数字或阿拉伯数字（根据单位规定）。

*位于发文机关下方。

7.编号（如适用）：

*正式公文通常有发文字号，由机关代字、年份、顺序号组成，置于标题上方或左上方。

*内部流转的便函、记录等也可根据需要编号。

8.印章（如适用）：

*正式公文需加盖单位公章，确保其合法性和有效性。印章应端正、清晰，盖在发文机关名称和成文日期之上。

9.页码：

*多页文书应标注页码，确保阅读顺序。

10.排版：

*字体、字号、行距、页边距等应符合单位内部规定或通用公文要求，保持页面整洁、美观、易读。

（二）语言表达规范

1.准确规范：

*用词精准，避免歧义。使用书面语，避免口语化、方言化词汇。

*涉及专业术语、政策法规时，必须准确无误。

*时间、地点、人物、事件、数据等关键信息务必核实清楚。

2.简洁明了：

*开门见山，直奔主题，避免不必要的铺垫和客套。

*删繁就简，力求用最少的文字表达最丰富的内容。避免堆砌辞藻、空话套话。

3.庄重得体：

*语气应庄重、客观、平和，符合行政文书的严肃性。

*根据行文关系（上行、平行、下行）选择恰当的语气和措辞。例如，上行文用语应谦逊、尊重；下行文用语应明确、肯定；平行文用语应友好、协商。

4.逻辑严密：

*观点明确，论据充分，论证合理，条理清晰。

*句子之间、段落之间过渡自然，衔接流畅。

三、常见行政文书写作范例与要点

（一）通知

概念：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

写作结构：

*标题：一般为“关于+事由+的通知”。

*主送机关：明确通知的对象，可以是具体部门、人员或全体。

*正文：

*开头：简述发文原因、依据或目的。

*主体：清晰列出通知的具体事项、要求、时间、地点、参加人员、注意事项等。可分条列项，使内容条理化。

*结尾：常用“特此通知”、“请遵照执行”、“请周知”等。

*落款：