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文档归档与管理制度文件分类及存储指引

一、指引目的与适用范围

为规范企业各类文档的归档、分类及存储管理，保证文件系统性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本指引。本指引适用于企业内部所有部门在运营过程中产生的各类制度文件、管理文件、项目文件、合同文件、会议文件等的归档与存储管理，涵盖纸质文档和电子文档两种形式。

二、文档分类标准

（一）按文件性质分类

制度文件：包括企业基本管理制度（如《组织架构管理办法》）、专项管理制度（如《财务报销细则》）、操作规范（如《安全生产操作流程》）等。

管理文件：包括年度工作计划、月度/季度总结、部门职责说明书、岗位职责清单等。

项目文件：包括项目立项报告、可行性研究报告、项目实施方案、验收报告、项目总结等（按项目名称或项目编号区分）。

合同文件：包括采购合同、销售合同、服务合同、保密协议等（按合同类型或签订年份区分）。

会议文件：包括会议通知、议程、会议纪要、参会人员名单、会议决议等（按会议名称或日期区分）。

其他文件：包括培训记录、审计报告、资质证书、外部单位来函等无法归入上述类别的文件。

（二）按密级分类

公开级：可内部全员查阅，如企业宣传资料、内部通知等。

内部级：仅限相关部门或岗位人员查阅，如部门工作计划、非核心业务流程等。

保密级：仅限指定负责人或授权人员查阅，如未公开的财务数据、核心技术资料、战略规划等。

（三）按载体形式分类

纸质文档：需打印、签批、盖章的正式文件，如合同原件、会议纪要签批版等。

电子文档：通过办公系统、邮件、即时通讯工具等的电子文件，如电子版合同、项目电子档案等。

三、文档归档管理操作流程

第一步：文件收集与整理

责任主体：各部门指定专人（如部门文员）为本部门文件收集责任人，档案管理员负责统筹协调。

收集范围：

制度类文件：正式发布版本（含签批页、修订记录）；

项目类文件：从立项到验收全过程的完整文件（含电子版及纸质版原件）；

合同类文件：签订后的正本及附件（需加盖公章骑缝章）；

会议类文件：会议结束后3个工作日内完成纪要整理并提交签批。

整理要求：

纸质文档：去除订书针、回形针等金属夹具，对破损页进行修补，按“正件在前、附件在后，签批页在前、在后”顺序排列；

电子文档：统一命名（格式：“部门-文件类型-文件名称-日期”，如“行政部-制度-办公用品管理办法），保证格式为PDF、Word或Excel等通用格式，避免使用加密或过期格式。

第二步：文件分类与编号

分类标注：根据“文件性质-密级-年份-部门-序号”规则对文件进行分类编号，例如：

制度-内部级-2023-行政部-001（《办公用品管理办法》2023版）；

项目-公开级-2023-市场部-012（2023年市场推广项目验收报告）。

编号规则说明：

文件性质：用2位字母表示（如“ZD”代表制度，“XM”代表项目，“HT”代表合同）；

密级：用1位数字表示（1=公开级，2=内部级，3=保密级）；

年份：4位数字（如2023）；

部门：用2-3位字母表示（如“XZ”代表行政部，“SC”代表生产部）；

序号：3位流水号（从001开始）。

第三步：文件归档与存储

纸质文档归档：

使用统一规格的档案盒（长×宽×高=330mm×240mm×30mm），档案盒正面标注“分类编号-文件名称-年份-部门”，侧面标注“序号-文件名称”；

按分类编号顺序整齐放入档案柜，同一类文件集中存放，不同年份用隔板区分；

存储环境要求：温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，避免阳光直射、潮湿、虫蛀，定期（每季度）检查档案盒完好性。

电子文档归档：

归档至企业指定的服务器或云存储平台（如OA系统档案模块），设置部门级和公司级文件夹，按分类编号建立子文件夹；

保密级电子文档需额外加密存储，访问权限仅授予授权人员，操作日志留存不少于6个月；

定期（每月）对电子文档进行备份，采用“本地备份+异地备份”双重模式，保证数据安全。

第四步：文件检索与借阅

检索方式：

纸质文档：通过《文档归档目录表》（详见模板1）查询分类编号及档案盒存放位置；

电子文档：通过OA系统的“文件检索”功能，输入关键词（如文件名称、编号、部门）快速定位。

借阅流程：

内部级及以下文件：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板2），经部门负责人审批后，至档案管理员处办理借阅手续，借阅期限不超过5个工作日；

保密级文件：需经分管副总*审批，借阅时需全程登记（借阅人、借阅时间、用途、归还时间），严禁带离办公区域或复制；

归还要求：借阅期满后及时归还，档案管理员*检查文件完整性，确认无误后登记归还记录；如需续借，需提前1个工作日申请，续借期限不超过3个工作日。

四、配套工具表格模板

模板1：文档归档目录表

序号

分类编号

文件名称

密级

归档日期

存放位置（