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项目组会议跟踪及会议纪要编写规范（通用模板）
一、规范目的与应用价值
项目组会议是推进项目进展、同步关键信息、解决核心问题的重要载体。为避免会议低效、决议模糊、任务遗漏等问题，特制定本规范，通过标准化的会议跟踪流程与纪要编写要求，保证会议目标明确、结论清晰、任务落地，同时为项目复盘、进度追溯提供可靠依据。本规范适用于各类项目组（如研发项目、市场活动、工程项目等）的常规会议、专题会议及评审会议。
二、会议全流程操作指引
（一）会前筹备：明确目标与准备事项
确定会议核心目标
主持人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定需求优先级”“评审技术方案”“解决模块阻塞问题”），避免“为开会而开会”。
若目标不清晰，需重新评估会议必要性，或拆分会议议题。
精准筛选参会人员
邀请与议题直接相关的核心成员（如决策人、执行人、资源协调人），避免无关人员参会导致效率低下。
提前确认参会人员availability，无法参会者需指定代理人，并同步会议材料。
制定结构化会议议程
议程需包含：议题名称、汇报人、预计时长、核心目标，示例：
序号
议题名称
汇报人
预计时长
核心目标
1
项目进度同步
*小明
20分钟
同步各模块当前进展及风险点
2
需求优先级评审
*小红
30分钟
确定下阶段需求开发顺序
3
技术方案可行性讨论
*小李
40分钟
评审方案的技术落地风险
议程需提前至少1天发给参会人员，预留准备时间。
准备会议支撑材料
汇报人需提前准备数据、文档、演示稿等材料（如进度报表、需求文档、原型图），并提前1天共享至项目协作平台（如钉钉、企业群），保证参会者熟悉内容。
（二）会中执行：聚焦议题与记录关键信息
开场与规则重申
主持人准时开场（预留5分钟签到时间），重申会议目标、议程及时长规则，强调“发言紧扣议题、避免跑题”。
逐项推进议程
按议程顺序逐项讨论，主持人需控制每个议题的节奏，对超时话题及时提醒或延后处理。
关键议题需引导参会者充分讨论：明确不同观点、聚焦分歧点、记录决策依据（如“基于用户调研数据，优先选择方案A”）。
实时记录核心内容
指定专人（如项目经理/助理）担任记录员，重点记录以下信息，避免记流水账：
讨论要点：关键数据、不同观点、争议焦点（如“市场部建议增加功能X，研发部认为开发周期需延长2周”）；
决议结论：最终确定的方案、决策结果（需明确“是/否”或具体内容，避免“暂定”“再讨论”等模糊表述）；
待办任务：任务描述、负责人、协助人（若有）、截止日期、交付标准（如“*小张负责完成技术文档初稿，5月10日前提交，需包含架构图及风险说明”）。
确认关键信息
每个议题讨论结束后，主持人需复述决议结论与待办任务，当场确认负责人是否清晰、截止日期是否合理，避免“责任真空”。
（三）会后跟进：保证决议落地与信息同步
整理原始会议记录
记录员需在会议结束后2小时内整理原始记录，补充遗漏的讨论要点，保证信息完整。
编写正式会议纪要
按本规范“三、会议纪要模板”编写纪要，内容需客观、简洁、重点突出，避免主观评价（如“*小红的方案不切实际”应改为“研发部提出方案存在风险，需进一步验证”）。
纪要完成后，需经主持人审核确认，保证决议与任务信息准确无误。
分发与归档
纪要需在会议结束后24小时内发给所有参会人员及项目相关方（如项目干系人、上级领导），并同步至项目知识库（如Confluence、语雀）存档。
任务负责人需在收到纪要后1个工作日内确认任务，如有疑问及时反馈。
跟踪任务进展
项目经理需通过任务跟踪表（见模板）定期更新任务状态（如“进行中”“已完成”“受阻”），对逾期任务及时提醒并协调资源，保证任务闭环。
三、会议纪要模板
（一）会议基本信息
项目名称
电商平台迭代项目
会议类型
周例会
会议日期
2024年5月8日
会议时间
14:00-15:30
会议地点
3楼会议室A/线上腾讯会议
主持人
*王经理
记录人
*赵助理
应到人数
8人
实到人数
7人（*因客户拜访缺席）
缺席人员及原因
*（客户拜访）
（二）会议议程与讨论记录
序号
议题名称
汇报人
讨论要点
决议/结论
备注
1
项目进度同步
*小明
1.用户模块：已完成注册登录功能，正在进行实名认证开发，进度滞后2天；2.订单模块：已完成核心逻辑，联调发觉支付接口超时，需协调支付团队支持。
1.小明协调小李优先解决支付接口问题，今日17:00前反馈进展；2.*小明今日加班完成实名认证开发，5月9日进度恢复正常。
风险：实名认证可能延期
2
需求优先级评审
*小红
1.市场部提出“优惠券分享”需求，预计开发3天；2.运营部提出“订单评价”需求，预计开发2天；3.研发部建议优先完成“订单评价”（影响用户复购率）。
优先级排序：订单评价＞优惠券分享，*小红今日17:
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