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采购需求标准化申请与审批流程模板

适用范围与场景

流程步骤详解

第一步：需求发起与申请表填写

责任人：采购需求申请人（如部门专员、项目负责人）

操作内容：

申请人根据部门工作计划或实际需求，填写《采购需求标准化申请表》（详见模板表单），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、紧急程度等关键信息；

附件需补充需求依据（如部门年度预算计划、项目立项批复、库存盘点表等），保证需求合理性；

申请表填写完毕后，提交至部门负责人进行初审。

第二步：部门负责人初审

责任人：申请部门负责人（如部门经理、主管）

操作内容：

审核采购需求的必要性：是否符合部门年度工作目标、是否为重复采购、是否存在替代方案；

审核需求合理性：数量、规格是否匹配实际工作需要，预估单价是否参考历史采购价或市场行情；

审核预算符合性：采购总金额是否在部门年度预算额度内，超预算需求需同步提交《预算调整申请表》；

初审通过后，在申请表“部门负责人审核意见”栏签字确认，并流转至采购部门；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

第三步：采购部门专业复核

责任人：采购部门专员/主管

操作内容：

核查需求明细的完整性：规格型号、技术参数是否清晰，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；

市场调研与价格核验：对常规物品，参考近期采购记录或电商平台均价；对高价值/专业设备，需咨询至少2家供应商获取报价，保证预估单价合理；

采购方式建议：根据金额与物品特性，明确采用“询价采购、招标采购、单一来源采购”等方式（如金额≤5000元可询价，≥5万元建议招标）；

复核通过后，填写“采购部门复核意见”并签字；若存在规格不明确、价格虚高等问题，与申请人沟通后要求补充材料或调整需求。

第四步：财务部门预算与资金审核

责任人：财务部门专员/主管

操作内容：

核查采购总金额是否纳入年度预算，未纳入预算的需求需确认预算调整流程是否已完成；

审核资金支付安排：是否匹配公司现金流计划，大额采购（如≥10万元）需确认分期支付或履约保证金条款；

审核成本效益：对高价值采购，分析投入产出比，避免盲目采购；

审核通过后，在“财务审核意见”栏签字；若资金不足或预算未覆盖，退回并建议调整需求或申请追加预算。

第五步：分级审批与决策

责任人：按采购金额分级审批（示例：企业可根据自身规模设定标准）

操作内容：

小额采购（≤1万元）：由采购部门负责人审批，在“最终审批意见”栏签字后生效；

中额采购（1万-5万元）：由分管采购的副总经理/总监审批，需同步附采购部门复核意见与财务审核意见；

大额采购（≥5万元）：由总经理/总经理办公会审批，必要时需提交采购方案说明（含供应商对比、风险评估）；

审批通过后，申请表流转至采购部门执行；若未通过，审批人需注明原因并退回采购部门。

第六步：采购执行与进度反馈

责任人：采购部门专员

操作内容：

根据审批意见确定的采购方式，实施供应商选择、合同签订、订单下达等操作；

采购过程中需同步跟踪供应商备货、物流进度，保证按时交付；

每周向申请人反馈采购进展（如“已签订合同，预计X月X日到货”），申请人需配合做好收货准备。

第七步：验收与资料归档

责任人：申请人、部门负责人、采购部门

操作内容：

物品/服务送达后，申请人对照申请表核对数量、规格、质量，确认无误后在《验收单》上签字；

部门负责人负责验收监督，保证物品符合使用需求；

采购部门收集《采购申请表》《审批意见》《采购合同》《验收单》等资料，按“一单一档”原则归档保存，保存期限不少于3年。

标准化申请表单

采购需求标准化申请表

基本信息

申请部门

申请人

（姓名：*）

联系方式

（电话：*）

申请日期

年月日

采购类型

□物品□服务□工程

需求明细

序号

物品/服务名称

1

2

…

合计金额（大写）

审批流程

部门负责人审核意见

采购部门复核意见

财务审核意见

最终审批意见

备注

其他说明（如供应商意向、特殊交付要求等）：

操作要点与风险提示

填写规范要求：

需求明细需具体明确，避免使用“一批”“若干”等模糊表述，规格参数应参考行业标准或品牌型号；

预估单价需有依据，可提供历史采购记录、供应商报价截图等作为附件，避免虚报、瞒报；

紧急程度勾选需真实，紧急需求需注明原因（如“生产急需，需3日内到货”），常规需求不得勾选“紧急”以规避审批流程。

审批时限管理：

各环节审批需在2个工作日内完成，紧急需求可标注“加急”，审批时限缩短至1个工作日；

超期未审批的申请，申请人可向上一级主管或行政部反馈，推动流程推进。

特殊情况处理：

临时追加需求：因突发工作（如设备故障维修）需紧急采购，可先通过口头或邮件向分管领导报备，采购执行后1个工作日内补填申请表并完成审批；

需求变更：采购执行前若需调整数量、规格等，需重新提交申请