行政工作管理流程与表单模板.docVIP

行政事务管理通用流程与表单模板

一、日常办公物资申领管理

适用情形

员工因工作需要申领办公文具、耗材（如纸张、笔、文件夹等）或劳保用品（如口罩、消毒液等）时使用。

操作步骤

需求提报：员工根据实际工作需要，填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、单位、申领数量及用途，保证信息准确无误。

部门审核：部门负责人对申领需求的合理性进行审核，签字确认后提交至行政部门。

行政采购：行政部门汇总各部门申领需求，核对库存情况，按采购流程进行采购（紧急需求可优先处理）。

领用登记：采购完成后，行政部门通知申请人领用，申请人现场核对物品数量与规格，签字确认领用，行政部门同步更新库存台账。

表单模板：办公用品申领表

申领日期

申请人

所属部门

岗位

物品名称

规格

单位

申领数量

部门负责人审批

行政采购确认

领用人签字

使用提示

申领需提前1-2个工作日提交，避免临时需求影响采购时效；

按实际需求申领，杜绝浪费，非必需品不得重复申领；

领用后请妥善保管，避免人为损坏或遗失。

二、会议室使用管理

适用情形

部门或员工因组织会议、培训、客户接待等需要使用公司会议室时使用。

操作步骤

提交申请：申请人通过公司会议室管理系统或邮件提交《会议室使用申请表》，注明使用日期、时间段、参会人数、会议主题及所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）。

审批协调：行政部门根据会议室使用情况（避免时间冲突、设备占用）进行审批，审批结果通过系统或邮件反馈申请人。

使用准备：审批通过后，行政部门提前布置会议室（如调试设备、摆放桌椅、准备饮用水等），申请人需确认会议安排无误。

使用与归还：申请人按时使用会议室，保持会场整洁，会议结束后关闭设备、整理桌椅，离开时确认门窗锁闭。

表单模板：会议室使用申请表

申请日期

申请人

所属部门

联系方式

使用日期

开始时间

结束时间

会议室名称

参会人数

会议主题

所需设备

□投影仪□麦克风□白板□其他：

部门负责人审批

行政审批

使用确认

使用提示

会议室需至少提前半天申请，重要会议（如外部接待、大型培训）需提前1天申请；

使用过程中如需调整设备或增加服务，需提前2小时联系行政部门；

严禁在会议室吸烟、饮食，会议结束后请清理个人物品及垃圾。

三、固定资产领用与归还管理

适用情形

员工因工作需要领用公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具等）或岗位变动、离职时归还资产时使用。

操作步骤

领用申请：员工填写《固定资产领用申请表》，注明资产名称、型号、资产编号、领用事由及预计归还时间（如岗位变动需注明归还日期）。

审批与登记：部门负责人审核领用必要性，行政部门核对资产信息后审批，办理领用手续，登记《固定资产台账》（记录领用人、领用日期、资产状况等）。

资产使用：领用人在使用期间需妥善保管资产，定期检查设备运行状况，如出现故障需及时报修，不得私自拆卸、转借或外带。

归还核验：员工岗位变动或离职时，需提前3个工作日联系行政部门，归还资产并填写《固定资产归还表》，行政部门核对资产完好性（如是否有损坏、配件是否齐全），确认无误后签字注销台账。

表单模板：固定资产领用/归还表

领用/归还日期

申请人

所属部门

岗位

资产名称

型号

资产编号

领用事由/归还原因

预计归还日期

领用签字

归还签字

资产状况（完好/损坏/维修中）

部门负责人审批

行政审批

使用提示

领用资产前需检查设备外观及功能，如有问题当场反馈行政部门；

离职时必须完成资产归还手续，否则将影响离职流程；

资产编号需与实物一致，严禁涂改或拆卸资产部件。

四、差旅申请与报销管理

适用情形

员工因公出差（如参加展会、客户拜访、项目调研等）需申请差旅及后续报销差旅费用时使用。

操作步骤

差旅申请：员工填写《差旅申请表》，注明出差事由、出发/返回日期、地点、交通方式（需符合公司标准）、住宿标准及预计费用，附相关会议通知或任务说明。

审批备案：部门负责人审核出差必要性及费用合理性，行政部门/财务部门复核预算，审批通过后备案，员工凭审批单预订交通及住宿。

出差执行：员工按计划出差，途中保留票据（如车票、机票、住宿发票等），如需变更行程需提前向部门负责人报备。

费用报销：出差结束后5个工作日内，员工整理票据，填写《差旅报销表》，注明费用明细（交通、住宿、餐补、其他等），附审批单及原始票据，部门负责人审核后提交财务部门，复核无误后报销。

表单模板：差旅申请/报销表

差旅申请表

申请日期

申请人

所属部门

出差事由

出发日期

返回日期

出差地点

交通方式

住宿标准（元/晚）

预计费用

部门审批

行政/财务审批

差旅报销表

报销日期

报销人

出差日期

出差地点

费用明细

交通费（金额、票据号）

住宿费（同左）

餐补（标准/天）

其他费用

总金额

部门审核

财务审核

使用提示

差旅申请需提前3个工作日提交，