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行业通用会议记录及管理工具
一、适用场景与核心价值
本工具适用于企业内部各类会议（如项目推进会、跨部门协调会、季度总结会、专题研讨会等）及外部合作会议（如客户对接会、供应商沟通会、行业交流会等）的全流程管理。通过标准化记录与规范化管理，可解决传统会议中常见的“信息遗漏、责任不清、跟进滞后、归档混乱”等问题，保证会议成果有效落地，提升团队协作效率与决策执行力。
二、全流程操作指南
（一）会前准备：明确目标与基础信息
确定会议核心要素
明确会议主题（如“Q3产品迭代方案评审”）、目标（如“确定迭代功能优先级及资源分配”）、时间（精确到分钟，如“2023年10月26日14:00-16:00”）、地点（会议室名称/线上会议）。
确定主持人（负责把控会议节奏）、记录人（本工具主要使用者，需提前熟悉模板）、参会人员（核心成员及必要列席人员，提前确认availability）。
制定会议议程并分发
提前2-3天发送会议通知，附议程表（含各议题讨论时长、负责人），例如：
14:00-14:10会议开场与目标重申（主持人：*经理）
14:10-14:40Q3产品迭代方案汇报（负责人：*主管）
14:40-15:20跨部门资源协调讨论（参会：总监、主管）
15:20-15:50决议事项确认与任务分工（全体）
15:50-16:00会议总结与下一步计划（主持人）
同步会议资料（如方案PPT、数据报表），要求参会人员提前预阅，提升讨论效率。
（二）会中记录：精准捕捉关键信息
记录会议基本信息
使用“会议基本信息表”（见模板1）实时填写：会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（签到）、缺席人员及原因、会议主题。
按议题记录讨论内容
针对议程中的每个议题，记录“讨论要点”（客观呈现各方观点，避免主观评价）、“关键数据”（如“用户调研样本量1000人，满意度提升15%”）、“争议点”（如“市场部建议优先开发A功能，技术部认为B功能更紧急”）。
示例：
议题：Q3产品迭代方案汇报
讨论要点：主管提出“新增智能推荐模块，预计开发周期2周”；总监质疑“当前服务器负载是否支持，需技术部评估”。
明确决议与待办事项
对每个议题的结论进行“决议记录”（如“同意优先开发B功能，智能推荐模块纳入Q4迭代计划”），并使用“待办事项清单”模板（见模板3）逐项记录：
任务描述（如“评估服务器负载对智能推荐模块的支撑能力”）
负责人（明确到具体人，如*工程师）
完成时限（如“2023年10月30日前”）
交付成果（如“服务器负载评估报告”）
优先级（高/中/低，建议用颜色标注：红/黄/绿）
实时核对与补充
记录过程中，对不确定的信息（如人名、数据）及时向参会人确认，避免遗漏；对复杂讨论内容，使用“关键词+简短备注”方式记录，会后整理时再补充完整。
（三）会后整理：规范输出与归档
24小时内完成记录整理
根据会中记录，补充完善“会议记录表”（见模板2），保证语言简洁、逻辑清晰，重点突出“决议”与“待办事项”。
将整理后的记录发送给主持人审核，确认信息准确性（如决议是否与会议结论一致、待办负责人及时限是否正确）。
正式分发与同步
审核通过后，1个工作日内将会议记录（含会议基本信息、议程、讨论要点、决议、待办事项）通过企业内部协作工具（如钉钉、企业）分发给所有参会人员及相关方，并要求“已读”确认。
分类归档
按会议类型（如“项目类”“行政类”“客户类”）、日期建立文件夹，将会议记录、会议资料、签到表等统一归档，保存期限根据企业规定执行（如项目类会议保存至项目结束后3年）。
（四）任务跟进：保证决议落地
建立任务跟踪表
使用“任务跟进表”（见模板4），将会议中的待办事项录入，并实时更新任务状态（“待开始/进行中/已完成/延期”）。
定期提醒与反馈
根据任务时限，提前1天通过系统或人工提醒负责人；每周五由记录人汇总任务进展，在周会中通报，对延期任务分析原因并协调解决。
闭环管理
任务完成后，负责人需提交交付成果（如报告、文档），记录人在“任务跟进表”中标记“已完成”，并附上成果或附件，形成“任务发起-执行-反馈-归档”的闭环。
三、实用模板清单
模板1：会议基本信息表
会议名称
日期
2023年10月26日
时间
14:00-16:00
地点
3楼会议室A
主持人
*经理
记录人
*助理
参会人员（签到）
总监、主管、工程师、专员
缺席人员及原因
*主管（客户临时会议）
会议主题
Q3产品迭代方案评审与资源协调
会议目标
确定迭代功能优先级、分配开发资源、明确时间节点
模板2：会议记录表（节选）
会议名称：Q3产品迭代方案评审会
日期：2023年10月26日
议题1：Q3产品迭代方案汇报（负责人：*主管）
讨论要点：
*主管介绍迭代方案：包含3个核心模块（智能推
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