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销售合同标准化审查及管理工具

一、业务场景与适用范围

本工具适用于企业销售业务中各类合同的标准化审查、全生命周期管理及风险防控，覆盖以下场景：

新合同签约前审查：业务部门与客户达成初步合作意向后，法务/合规部门对合同条款进行合规性、完整性审查，规避法律风险与商业漏洞。

历史合同归档管理：对已签署的合同进行分类、编号、存档，建立电子化台账，便于后续查阅、履约跟踪及统计分析。

合同履约过程监控：针对合同约定的交付、付款、售后服务等关键节点，跟踪履约进度，及时发觉并处理违约风险。

合同模板标准化：基于行业通用规则与企业内部管理需求，制定标准化合同模板，提升签约效率，减少条款歧义。

二、标准化操作流程指引

流程目标：保证合同审查合规、风险可控、管理规范，从合同接收至归档形成闭环管理。

步骤1：合同接收与初步登记

操作内容：

业务部门提交合同文本（含附件、补充协议等），同步填写《合同基本信息登记表》（见模板1），明确合同编号、双方主体、标的金额、签署时间等基础信息。

法务/管理部门核对合同文本完整性，检查是否有签字盖章页、附件是否齐全，确认无误后录入合同管理系统，分配唯一编号（格式：年份+部门简称+序号，如“2024销合001”）。

责任主体：业务部门提交，法务/管理部门接收登记。

输出文件：《合同基本信息登记表》（电子版+纸质版归档）。

步骤2：多维度专项审查

操作内容：

主体资格审查（法务/合规负责）：

核对双方营业执照、法定代表人证件号码明，保证签约主体合法有效；

审查经营范围是否涵盖合同标的，是否存在超越权限或无权代理情况；

关联企业或特殊主体（如外资企业）需额外审批资质文件。

商业条款审查（业务部门+财务部门负责）：

标的物：名称、规格、数量、质量标准是否明确，与订单信息一致；

价格与支付：单价、总价、折扣政策是否清晰，付款条件（如账期、分期付款）、账户信息准确无误；

交付与验收：交付时间、地点、方式，验收标准及流程是否符合行业惯例；

违约责任：双方违约情形、赔偿金额计算方式是否公平合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地明确。

合规性审查（法务/合规负责）：

检查条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规；

涉及数据安全、知识产权、出口管制等特殊领域时，需符合行业监管要求；

排除“霸王条款”，保证双方权利义务对等。

输出文件：《合同审查意见表》（见模板2），明确审查结论（通过/不通过/需修改）及具体修改意见。

步骤3：修订反馈与最终审批

操作内容：

法务/管理部门将《合同审查意见表》反馈至业务部门，要求客户（或内部相关部门）针对“需修改”条款进行调整。

业务部门完成修订后，重新提交审查，直至所有条款符合要求。

最终审批：根据合同金额及重要性，由业务负责人业务、法务负责人法务、分管领导分管逐级签署审批意见，重大合同需提交总经理总审批。

责任主体：业务部门修订，法务/合规复核，各级领导审批。

输出文件：最终版合同文本（经双方确认）、审批流程记录。

步骤4：签署与归档管理

操作内容：

签署：审批通过后，由授权代表（如法定代表人或授权委托人*授权）与客户签署合同，保证签字真实、盖章清晰（公章/合同章需与主体一致）。

归档：签署后3个工作日内，将合同正本、附件、审批文件、审查意见表等整理归档：

电子档：至合同管理系统，分类存储（如“已签署-年度-客户类型”）；

纸质档：按合同编号顺序装订，存放于指定档案柜，由专人管理。

责任主体：业务部门负责签署，法务/管理部门负责归档。

输出文件：签署完毕的合同正本、电子归档记录。

步骤5：履约跟踪与风险预警

操作内容：

合同生效后，履约部门（如销售部、交付部）根据合同约定节点（如交付日期、付款截止日）制定履计划，录入合同管理系统。

定期跟踪履约进度（如每周/每月），对逾期未交付、未付款等情况及时预警，启动催告或协商流程。

履约完成后，收集验收证明、付款凭证等文件，与合同一并归档。

责任主体：履约部门执行，法务/管理部门监督。

输出文件：履约计划表、进度跟踪记录、验收凭证。

步骤6：统计分析与持续优化

操作内容：

每季度/年度对合同数据进行统计分析，包括：合同数量、金额、类型分布、履约率、常见争议条款等。

根据分析结果，优化合同模板（如补充高频风险条款），修订审查标准，提升管理效率。

责任主体：法务/管理部门牵头，业务部门配合。

输出文件：合同管理季度/年度报告、模板修订版。

三、常用管理工具模板

模板1：合同基本信息登记表

合同编号

年份+部门简称+序号（如2024销合001）

签署日期

甲方（采购方）

名称：

统一社会信用代码：

地址：

法定代表人：

乙方（销售方）

名称：

统一社会信用代码：

地址：

法定代表人：

合同标的

合同金额（元）

大写：

小写：

付款方式

□一次性付款□分