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供应商信息录入及管理操作指南
一、适用范围与核心价值
二、操作流程详解
（一）前期准备阶段
明确信息需求：根据企业采购品类（如原材料、设备、服务等）、合作模式（短期合作、战略供应商等）及管理要求，确定需采集的供应商信息维度，包括基础信息、资质信息、财务信息、产能信息等。
准备证明材料：要求供应商提供加盖公章的营业执照复印件、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）、法定代表人证件号码明、近三年财务报表（若适用）等材料，保证材料真实有效。
（二）信息录入阶段
获取并填写模板：从企业内部管理系统或指定渠道《供应商信息录入模板》，由供应商对接人（如*主管）协助填写基础信息，或由企业采购专员根据供应商提供的材料代为填写。
逐项核对信息：按照模板字段要求，逐项录入信息，保证与证明材料一致，重点核对供应商名称、统一社会信用代码、注册地址、经营范围、资质证书编号及有效期等关键字段，避免错漏或空项。
（三）审核与确认阶段
初步审核：由采购专员（如*专员）对录入信息的完整性、规范性进行初审，检查是否有缺失项、格式错误（如日期格式不统一、联系方式不规范等），并要求供应商补充或修正。
部门复核：初审通过后，提交至采购部门负责人（如*经理）进行复核，重点审核资质文件的合规性、经营范围与企业采购需求的匹配度，必要时联系供应商核实信息真实性。
跨部门会签（若需）：对于涉及金额较大或战略合作的供应商，需邀请法务、财务等部门进行会签，评估供应商的法律风险、财务状况（如偿债能力、纳税信用等级等）。
最终确认：所有审核环节通过后，由采购部门负责人签字确认，完成供应商信息的正式录入。
（四）系统维护与更新阶段
数据归档：将确认后的供应商信息及证明材料扫描存档，同时录入企业ERP或供应商管理系统，建立供应商档案编号（如“GYS-2024-X”）。
定期更新：每半年或每年由采购专员主动向供应商获取最新信息（如资质续期、联系方式变更、股权结构变动等），保证信息时效性；若供应商发生重大变更（如破产、注销、名称变更等），需及时在系统中更新状态并标注变更日期。
动态评估：结合供应商合作绩效（如交付及时率、质量合格率等），定期对供应商信息进行复核，调整供应商等级（如A/B/C类），保证信息与实际合作情况匹配。
三、信息模板表格结构
（一）供应商基础信息表
字段名称
字段说明
填写要求示例
供应商全称
与营业执照一致的法定名称
科技有限公司
统一社会信用代码
18位社会信用代码注册地址
企业注册的详细地址
北京市区路号大厦X层
经营范围
营业执照核准的经营范围
技术开发、技术咨询、销售自行开发的产品
成立时间
企业工商注册日期
2015年3月15日
注册资本
币种+金额（如人民币万元）
人民币1000万元
企业性质
如国企、民企、外资企业等
有限责任公司（自然人独资）
主营产品/服务
供应商核心产品或服务内容
电子元器件、智能硬件研发
合作期限
与企业约定的合作起始及终止日期
2024年1月1日至2026年12月31日
档案编号
企业内部唯一编码
GYS-2024-0
（二）供应商资质文件表
资质名称
证书编号
发证机关
有效期自
有效期至
附件要求
审核状态
营业执照北京市区市场监督管理局
2015年3月15日
长期
加盖公章的复印件
已审核
ISO9001质量管理体系认证
001QMS5
中国质量认证中心
2023年6月1日
2026年5月31日
原件扫描件
已审核
高新技术企业证书
GR202311
北京市科学技术局
2023年8月10日
2026年8月9日
证书复印件
待审核
环境管理体系认证（ISO14001）
14001EM2024X
中环联合认证中心
2024年1月5日
2027年1月4日
扫描件（需加盖公章）
已审核
（三）供应商联系人信息表
姓名
职位
联系方式
电子邮箱
负责事务
是否主要对接人
备注
*经理
销售总监
135
zhangxx
合作洽谈、合同签订
是
紧急联系：6789
*主管
客户经理
1367890
lixx
日常订单对接、售后跟进
否
*专员
财务对接人
1324680
wangxx
对账、款项事宜
否
需提前3天预约
（四）供应商合作记录表
合作日期
合作产品/服务
订单金额（元）
交付日期
质量评价（合格/不合格/整改）
交付及时率（%）
备注（如延迟原因、质量问题说明）
2024-03-15
A型号芯片
50000
2024-03-20
合格
100
2024-04-08
技术服务
30000
2024-04-12
合格
100
2024-05-20
B型号元器件
80000
2024-05-28
整改（批次不良率3%）
80
供应商已召回不合格产品并重新交付
四、关键操作提示
信息真实
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