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业务部门费用申请及审批流程模板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于企业内各业务部门（如销售部、市场部、研发部等）因开展日常业务活动或专项项目产生的各项费用申请及审批管理。常见应用场景包括但不限于：

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费等；

业务招待费用：如客户接待餐费、礼品采购等；

差旅费用：如员工因公出差的交通、住宿、补贴等；

市场推广费用：如广告投放、活动策划、物料制作等；

项目专项费用：如研发材料采购、第三方服务外包等。

二、完整操作流程详解

（一）第一步：申请材料准备

在提交费用申请前，申请人需根据费用类型提前准备完整材料，保证审批流程高效推进：

基础材料：费用申请单（需填写完整，见模板表格）、费用预算明细表（如项目费用需提供）；

支撑材料：

采购类费用：供应商报价单、采购合同（或订单）、产品清单；

招待类费用：接待对象说明、招待事由、费用预估说明；

差旅类费用：出差审批单（如需）、行程安排、交通/住宿凭证预览；

其他费用：相关业务背景说明（如活动策划方案、项目立项批复等）。

（二）第二步：填写费用申请单

申请人需根据模板表格准确填写以下核心信息，保证内容真实、完整、无遗漏：

基本信息：申请人姓名（某某）、所属部门、申请日期、联系方式、费用归属项目/事由（如“2024年Q3华东区域推广活动”）；

费用明细：逐项列明费用项目（如“酒店住宿”“市场海报制作”）、预算金额、申请金额、用途说明（需具体，如“2024年3月15-17日上海客户接待，含2人住宿及餐饮”）、附件名称及数量（如“供应商报价单1份、行程单1份”）；

审批意见：申请人签字确认，保证对费用真实性、合理性负责。

（三）第三步：提交申请至部门负责人

申请人将填写完整的费用申请单及支撑材料提交至本部门负责人（如销售部经理、市场总监某某），提交方式可为纸质版（需签字）或企业OA系统/邮件（需扫描存档）。

部门负责人审核重点：费用是否符合部门年度预算、业务必要性是否充分、费用金额是否合理、支撑材料是否齐全。

审核结果：通过则签字流转至下一环节；不通过则需注明退回理由并反馈给申请人修改。

（四）第四步：跨部门会签（如涉及）

若费用涉及跨部门协作（如采购类费用需采购部审核、技术类费用需技术部确认），则由部门负责人将申请流转至相关部门进行会签：

采购部会签重点：供应商选择是否符合公司采购流程、价格是否市场公允；

技术部会签重点：技术类费用是否满足项目需求、配置是否合理；

会签时限：相关部门需在1-2个工作日内完成审核，逾期未反馈视为默认通过。

（五）第五步：财务部门审核

申请完成跨部门会签后，流转至财务部门（对接人：财务主管某某），财务部门需在2个工作日内完成以下审核：

合规性审核：费用是否符合公司财务制度、报销标准（如差旅住宿标准、招待费上限）；

票据审核：支撑材料中的发票（或预开票凭证）是否合法合规、金额是否与申请一致；

预算审核：费用是否在预算范围内，超预算费用需说明原因并附预算调整申请（如涉及）。

审核结果：通过则签字流转至下一级审批；不通过则注明退回原因（如“发票抬头错误”“超预算未说明”），反馈给申请人补充材料或重新申请。

（六）第六步：分级审批（根据金额确定审批人）

根据公司费用分级授权制度，不同金额的申请需由不同层级领导审批，具体标准如下（可根据公司实际调整）：

小额费用（如≤5000元）：由部门负责人+财务审核通过后，即可生效；

中等金额（如5000元-20000元）：在部门负责人、财务审核基础上，需分管业务副总（如销售副总某某）审批；

大额费用（如＞20000元）：需经分管业务副总、财务总监（某某）审批后，提交总经理（某某）最终审批。

审批时限：审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急费用可启动“绿色通道”，但需事后补签说明）。

（七）第七步：审批结果反馈与费用执行

通过审批：由财务部门将审批完成的申请单反馈给申请人，申请人根据审批结果执行费用支出（如与供应商签订合同、支付预付款）；

未通过审批：由财务部门或原审批人将退回理由同步给申请人，申请人修改完善后可重新提交流程。

（八）第八步：费用报销与归档

费用实际发生后，申请人需在7个工作日内完成报销（具体报销流程参照公司财务制度），并附原始发票、费用执行凭证（如合同、验收单）等，与审批通过的申请单一并交财务部门归档保存，保存期限不少于5年。

三、费用申请单模板（表格版）

费用申请单

申请编号：_________申请日期：____年__月__日

基本信息

内容

申请人

某某

所属部门

销售部/市场部/研发部等

费用归属项目/事由

如：“2024年Q3新品发布会”“客户A项目调研差旅”

联系方式

_______________

费用明细

序号

费用项目

预算金额（元）

申请金额（元）

用途说明