跨部门协作任务分配与执行管理模板.docVIP

适用工作场景

协作任务全流程操作步骤

第一阶段：任务发起与目标共识

任务提出与背景说明

由任务发起部门（如项目总负责人*）填写《任务基本信息表》，明确任务名称、核心目标（如“新产品Q3季度销售额突破1000万”）、业务背景（如市场竞争加剧、用户需求升级等）、预期成果及交付标准（如“产品上线时间、用户活跃度指标”等）。

发起部门需同步梳理任务涉及的核心利益部门（如研发、市场、销售、供应链等），并初步评估任务复杂度与资源需求。

跨部门启动会议

召集各相关部门负责人及核心成员参会，由发起部门讲解任务目标、背景及整体规划。

组织部门间讨论，明确任务关键成功因素（KPI）、潜在协作难点（如资源冲突、接口不清晰等），并初步达成目标共识，形成会议纪要（需各部门负责人签字确认）。

第二阶段：任务拆解与责任分配

任务分解与WBS编制

由总负责人*牵头，联合各部门负责人将任务拆解为可执行、可衡量的子模块（如“产品研发模块”“市场推广模块”“渠道销售模块”等），形成《任务分解结构（WBS）》，明确各模块的交付物、时间节点及依赖关系。

责任矩阵（RACI）制定

针对每个子模块，明确“负责人（R）”“审批人（A）”“咨询人（C）”“知会人（I）”，避免责任模糊。例如：

产品研发模块：研发部为负责人（R），产品总监为审批人（A），市场部为咨询人（C），客服部为知会人（I）。

责任矩阵需经各部门确认，保证无争议后录入《任务分配与责任表》。

资源协调与计划确认

各部门根据分配的任务模块，提交所需资源（人力、预算、设备等）及详细执行计划（含起止时间、关键里程碑）。

总负责人*汇总各部门资源需求，协调资源冲突（如优先级排序），确认最终任务时间表，并同步至各执行人。

第三阶段：执行推进与过程管理

日常进度跟踪

各模块负责人每周更新《执行进度跟踪表》，填写“当前进展”“已完成工作”“未完成原因”“下一步计划”等字段，并附上支撑材料（如阶段性成果文档、测试报告等）。

总负责人*通过周例会或线上协作工具（如企业钉钉）同步整体进度，对滞后任务进行预警。

问题与风险管控

执行过程中若出现跨部门问题（如研发进度延迟导致市场推广无法启动），由问题涉及部门负责人提交《问题与风险记录表》，说明问题描述、影响范围、风险等级（高/中/低）。

总负责人*组织召开专题会议，明确问题解决措施、责任部门及解决期限，并跟踪落实情况，保证问题闭环。

第四阶段：成果验收与复盘归档

任务成果验收

各模块负责人按交付标准提交成果物，由审批人（A）组织验收，填写《成果验收表》，明确“是否达标”“修改意见”“验收结论”。

对未达标成果，要求责任部门在规定期限内整改，直至通过验收。

跨部门复盘总结

任务完成后，总负责人*组织各核心成员召开复盘会，从“目标达成情况”“协作效率”“问题解决能力”等维度总结经验教训，填写《复盘总结表》。

提炼可复用的协作流程、工具或方法，将任务文档（计划、进度记录、会议纪要、成果报告等）整理归档，形成企业知识库。

核心工具模板清单

表1：任务基本信息表

字段

内容示例

任务名称

新产品“系列”Q3季度上市推广

发起部门

市场部

总负责人

*（市场部经理）

任务目标

Q3季度销售额突破1000万，新增用户5万人

业务背景

竞品加速迭代，用户对高端功能需求增长

预期成果

产品正式上线、3篇核心推广稿件、渠道铺货率80%

起止时间

2024年7月1日-2024年9月30日

相关部门

研发部、销售部、客服部、供应链部

表2：任务分配与责任表（RACI矩阵）

任务模块

负责部门

负责人（R）

审批人（A）

咨询人（C）

知会人（I）

交付标准

时间节点

产品研发

研发部

*（研发经理）

*（技术总监）

市场部*

客服部*

产品功能文档、测试报告

7月31日

市场推广

市场部

*（市场主管）

*（市场总监）

无

销售部*

推广方案、活动数据复盘

8月15日

渠道铺货

销售部

*（销售经理）

*（销售总监）

供应链部*

无

铺货率≥80%

8月30日

售后支持

客服部

*（客服主管）

*（客服总监）

研发部*

市场部*

客户问题响应时效≤24小时

全周期

表3：执行进度跟踪表

任务模块

计划完成时间

实际完成时间

进度状态

负责人

当前进展

风险问题

产品研发

7月31日

8月2日

延期（已完成）

*（研发经理）

核心功能开发完成，进入测试阶段

测试环境资源不足，影响测试进度

市场推广

8月15日

-

进行中

*（市场主管）

推广素材已制作60%，KOL合作对接中

KOL报价超预算，需审批调整

表4：问题与风险记录表

问题描述

涉及部门/人员

风险等级

应对措施

负责人

解决期限

研发进度延迟导致推广素材无法同步

研发部、市场部

高

临时抽调2名开发人员加速测试；市场部准备备用推广素材

*（研发