行业采购合同管理规范手册.docVIP

行业通用采购合同管理规范手册

一、手册编制目的与适用范围

本手册旨在规范企业采购合同的全流程管理，防范合同风险，保障企业合法权益，提高采购工作效率。适用于公司各部门、分支机构及所有涉及采购业务的合作单位，涵盖货物采购、服务采购等各类采购合同的签订、履行、变更及归档管理环节。

二、各部门职责分工

（一）采购部

负责采购需求的汇总与提报，组织供应商选择、谈判及合同文本拟定；

跟踪合同履行进度，协调解决履约过程中的问题；

负责合同正本、补充协议及相关资料的收集与移交归档。

（二）法务部

审核合同条款的合法性、合规性，防范法律风险；

参与重大合同谈判，提供法律意见；

协助处理合同纠纷，提供法律支持。

（三）财务部

审核合同中的付款方式、金额、税费等财务条款；

根据合同约定及履约情况办理款项结算；

对合同涉及的财务数据进行归档与分析。

（四）业务需求部门

提出明确的采购需求（标的、规格、数量、质量标准等）；

参与合同验收，出具验收报告；

配合采购部跟踪合同履行情况，反馈履约问题。

（五）行政部门

负责合同用印管理，保证用印审批流程合规；

监督合同文本的规范性与完整性。

三、合同全生命周期管理操作细则

（一）合同起草阶段：从需求到文本的初步成型

需求提报与确认

业务需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，经部门负责人*审批后提交采购部。

供应商选择与谈判

采购部根据需求选择合格供应商（通过公开招标、邀请招标、询比价等方式），与供应商就合同价格、交付方式、验收标准、违约责任等条款进行谈判，达成一致后形成合同初稿。

文本拟定规范

合同文本应包含以下核心条款：

合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）；

采购标的详细描述（名称、规格、型号、技术参数等）；

数量与计量单位；

价格与支付方式（单价、总价、币种、付款节点、账户信息等）；

履行期限与地点（交付时间、运输方式、到货地点等）；

质量标准与验收方法（验收依据、流程、异议处理等）；

双方权利义务；

违约责任（违约情形、赔偿范围、违约金计算方式等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；

合同生效条件与份数。

（二）合同审核阶段：多维度风险把控与审批确认

部门初审

采购部对合同初稿进行内部审核，重点核对标的物信息、价格、交付时间等是否与需求一致，数据是否准确无误，保证合同内容完整、无遗漏。

法务审核

法务部对合同条款进行合法性、合规性审核，重点关注：

主体资格（供应商是否具备法人资质、相关经营许可等）；

条款合法性（是否违反法律、行政法规或行业规定）；

权利义务对等性（是否存在显失公平的条款）；

违约责任是否明确、可执行；

争议解决方式是否约定明确。

法务部出具《合同审核意见表》，对存在问题提出修改建议，采购部根据意见调整文本。

财务审核

财务部审核合同中的财务条款，重点确认：

价格构成是否合理（含税费、运费等明细）；

付款方式与公司财务制度是否匹配；

资金安排是否影响企业现金流；

涉及的财务术语是否规范。

领导审批

根据合同金额及重要性分级审批：

金额在[具体金额，如10万元]以下的，由采购部负责人、法务部负责人、财务部负责人*联合审批；

金额在[具体金额，如10万-50万元]的，增加分管副总*审批；

金额在[具体金额，如50万元以上]的，需提交总经理*审批。

审批通过后，形成《合同审批表》，作为合同签订的依据。

（三）合同签订阶段：文本固化与法律效力确认

用印申请与审核

采购部持审批通过的《合同审批表》及合同文本，向行政部门申请用印。行政部门核对审批手续是否齐全、合同文本是否与审批一致，确认无误后加盖合同专用章或公章（严禁空白合同用印）。

签订与分发

合同文本一式[具体份数，如四]份，甲乙双方各执正本[具体份数，如二]份，其余为副本（采购部、财务部、法务部各存一份）。采用电子签章的，需保证电子签章系统合规，签订过程可追溯。

文本存档与备案

采购部在合同签订后[具体时限，如3个工作日]内，将合同正本扫描存入电子档案管理系统，并将纸质正本移交档案室统一保管，同时向法务部、财务部提供副本备案。

（四）合同履行阶段：履约跟踪与验收管理

交付与验收

供应商按合同约定交付标的物，业务需求部门与采购部共同组织验收，严格按照合同约定的质量标准、数量进行核对，并出具《采购验收报告》。验收不合格的，需在报告中注明问题，供应商应在[具体时限，如5个工作日]内整改，整改后重新验收。

履约跟踪

采购部建立《合同履行跟踪表》，定期记录合同交付进度、验收情况、付款节点等信息，对可能出现的延迟履约、质量问题及时预警，并与供应商沟通解决。

款项结算

财务部根据《采购验收报告》及合同约定的付款条件，办理付款手续。需提供发票（或合规凭证）的，供应商应提