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公共档案管理操作规范及标准流程

公共档案作为国家机构、社会组织及个人在公共事务活动中形成的具有保存价值的历史记录，是维护历史真实面貌、保障公民权益、服务社会发展的重要信息资源。科学规范的管理是发挥其应有价值的前提与保障。本文旨在梳理公共档案管理的核心操作规范与标准流程，以期为相关从业人员提供系统性的实践指引。

一、公共档案管理的核心操作规范

公共档案管理工作应严格遵循国家相关法律法规及行业标准，确保档案的真实性、完整性、可用性与安全性。

（一）基本原则规范

1.真实性与客观性原则：档案收集与形成必须基于真实的公共事务活动，内容客观反映事实，严禁虚构、篡改或损毁。档案管理人员对接收的档案材料负有审核其真实性的责任。

2.统一领导与分级管理原则：公共档案管理工作应在国家统一的档案行政管理部门指导下进行，各级各类档案机构按照规定的权限和职责，分级负责本单位、本系统的档案管理事务，确保管理的有序性和高效性。

3.完整与系统原则：在档案的形成、收集、整理过程中，应确保相关文件材料的齐全完整，并按照其形成规律和内在联系，进行系统化整理，保持档案之间的有机联系，便于后续查阅利用。

4.安全与保密原则：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等“七防”条件。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，必须严格执行保密制度，明确保密级别，控制接触范围，确保档案信息不失泄密。

5.服务利用原则：在遵守法律法规和保密规定的前提下，档案管理机构应积极创造条件，为社会各界提供便捷、高效的档案利用服务，充分发挥档案的社会价值和经济效益。

（二）人员行为规范

1.职业道德：档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，恪守保密承诺。

2.专业素养：应具备相应的档案学理论知识、专业技能和现代化管理手段的应用能力，熟悉档案工作的法律法规和业务标准，并定期参加专业培训，不断提升业务水平。

3.操作规范：严格按照规定的程序和方法进行档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等各项工作，确保操作的规范性和准确性。

二、公共档案管理的标准流程

公共档案管理是一个系统性的工作过程，通常包括档案的收集与归档、整理与鉴定、保管、利用服务以及销毁等关键环节。

（一）档案的收集与归档

档案的收集与归档是档案管理的起点，其质量直接影响后续工作的开展。

1.收集范围的确定：依据国家及本单位制定的档案归档范围和保管期限表，明确应收集的文件材料种类、内容及时限。确保凡属归档范围的文件材料均无遗漏。

2.收集要求：

*及时性：各项公共事务活动中形成的文件材料，应在办理完毕后，按照规定的时间及时向档案管理部门或档案员移交。

*完整性：移交的文件材料应齐全完整，包括正文、附件、定稿、重要的修改稿及相关的图表、声像等材料。

*规范性：文件材料的格式、书写、装订等应符合归档要求，使用符合长期保存要求的纸张和书写材料。

3.归档手续：档案移交时，移交方与接收方应共同清点核对，并填写《档案交接文据》，双方签字盖章，明确责任。

（二）档案的整理与鉴定

整理与鉴定是对收集到的档案进行系统化组织和价值判断的过程。

1.整理：

*分类：按照档案的形成规律、内容性质、组织机构或年度等标准，对档案进行科学分类。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况组合使用。

*排列：在分类的基础上，按照一定的顺序对案卷内文件材料进行排列，通常可按时间顺序、逻辑顺序或重要程度排列。

*编号：对整理好的档案赋予唯一的档号，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代号、案卷号（件号）等，确保标识清晰、检索便捷。

*编目：编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，著录档案的核心信息，如文号、责任者、题名、日期、页数、档号等。

2.鉴定：

*价值鉴定：根据档案的历史价值、现实价值和长远利用价值，结合保管期限表，确定每份（卷）档案的保管期限（永久、长期、短期）。

*到期鉴定：对于保管期限已满的档案，应按照规定的程序进行再次鉴定，确定其是否继续保存或予以销毁。

（三）档案的保管

档案保管是确保档案实体安全和信息安全的关键环节。

1.库房管理：

*库房环境：保持库房内适宜的温度和相对湿度，避免剧烈波动；做好防光、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗、防潮、防高温等工作。

*档案装具：使用符合标准的档案柜、档案盒等装具，排列有序，便于存取。

2.日常维护：定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理；对破损、褪色的档案进行修复和复制；做好档案的出入库登记。

3.安全保密：严格执行档案保密制度，非授权人员不得接触涉密档案；建立健全档案利用