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材料采购与库存管理流程规范

引言

在现代企业运营体系中，材料采购与库存管理是连接供应链前端与生产后端的核心环节，其运作效率直接影响企业的成本控制、生产连续性及市场响应速度。建立一套科学、严谨且具备实操性的流程规范，不仅是实现资源优化配置的基础，更是防范运营风险、提升整体竞争力的关键。本规范旨在明确各相关部门及岗位在材料采购与库存管理过程中的职责、操作标准与控制要点，通过标准化流程驱动管理升级，确保企业在满足生产需求的同时，实现库存的合理周转与资金的高效利用。

一、总则

1.1目的与依据

本规范的制定，旨在规范公司材料采购与库存管理行为，提高采购效率，降低采购成本，保障库存材料的安全、完整与合理储备，杜绝浪费与积压，确保生产经营活动的有序进行。其制定依据包括国家相关法律法规、行业通行准则以及公司内部管理制度要求。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有生产性原材料、辅助材料、零部件、低值易耗品等物料的采购活动及后续的库存管理工作。公司各相关部门，包括但不限于采购部、仓库管理部、生产部、财务部、技术部等，均须严格遵守本规范的各项规定。

1.3基本原则

材料采购与库存管理应遵循以下基本原则：

需求导向原则：采购计划与库存水平应以生产及市场需求为根本出发点。

性价比最优原则：在保证质量的前提下，通过多方比价、议价，追求综合成本最低。

库存合理原则：保持适当的库存水平，既要满足生产连续性，又要避免资金过度占用和库存贬值风险。

合规透明原则：采购过程应公开、公平、公正，操作规范，记录完整，接受监督。

持续改进原则：定期对采购与库存管理流程进行评估与优化，引入先进管理方法与工具。

二、材料采购管理流程

2.1需求提报与审批

生产部门根据生产计划、物料消耗定额及实际库存状况，编制《材料需求计划表》，明确所需材料的品名、规格型号、数量、质量要求、建议到货时间等信息，并经部门负责人审核。对于非生产性紧急需求，需提交《紧急采购申请单》，详细说明紧急采购的原因及必要性。

《材料需求计划表》或《紧急采购申请单》经生产部门负责人审核后，提交至采购部。采购部结合库存台账进行初步复核，确认是否存在可利用库存或替代物料。复核通过后，按审批权限逐级上报审批。大额或重要物料的采购需求，需经公司分管领导或总经理审批。

2.2供应商管理

供应商的选择与管理是确保采购物料质量和成本控制的关键。采购部应建立并维护合格供应商名录。新供应商的开发需经过初步筛选、实地考察、样品测试、综合评估（包括资质、产能、质量体系、价格、交期、服务、财务状况及社会责任等）等环节，合格后方可纳入名录。

对现有供应商，应定期进行绩效评估，评估结果作为订单分配、合作调整及淘汰的依据。鼓励与优质供应商建立长期战略合作伙伴关系，以获取更优的合作条件与资源保障。供应商信息应妥善保管，并进行动态更新。

2.3采购执行

2.3.1采购计划编制与订单下达

采购部根据审批通过的《材料需求计划表》、库存状况及供应商的供货周期，编制详细的《采购计划》。对于达到招标标准的采购项目，应严格按照公司招标管理办法执行；对于未达到招标标准的，可采用询比价、议价等方式确定供应商。

确定供应商后，采购部与供应商签订书面采购合同或下达采购订单，明确物料规格、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、运输方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同或订单需按权限审批后方可正式生效。

2.3.2订单跟踪与履约协调

采购订单下达后，采购专员需对订单执行情况进行全程跟踪，及时与供应商沟通，了解生产进度、发货安排，确保物料按期到货。对于可能出现的交期延误风险，应提前预警，并与供应商协商解决方案，同时及时向相关部门反馈。

2.4验收入库

物料送达后，仓库管理员会同质量检验部门（如涉及）依据采购订单、送货单及相关质量标准对物料的数量、规格、外观、质量证明文件等进行查验。验收合格的物料，办理入库手续，生成入库单，并及时登记库存台账。

对于验收不合格的物料，应立即通知采购部，由采购部与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等），并做好不合格品的隔离存放与标识。

2.5付款结算

财务部根据审批通过的采购合同/订单、入库单、合规发票及其他必要凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款结算手续。付款审批应严格执行公司资金管理规定。

三、库存管理流程

3.1入库管理

物料经检验合格后，仓库管理员应根据入库单信息，对物料进行分类、分区、定位存放，并粘贴清晰的物料标识，注明品名、规格、批次、数量、入库日期等信息。对于有特殊存储要求（如温湿度、避光、防爆等）的物料，必须严格按照规定条件进行存储。

入库操作完成后，仓库管理员应及时将入库信息录入库存管理系统，确保账实同步。

3.2存储保管

仓库内应保持整洁、通风、干燥，通道畅通。物料存储应遵循“先进先出