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财经应用文写作第六章财经函电类文书

01财经函电类文书概述02财经信函03电子邮件

101财经函电类文书概述

一、财经函电文书的含义财经函电文书是工商企业用于联系业务、洽谈生意、磋商问题、沟通信息的重要工具，是商务活动中经常使用的文种，有明显的联络性、商洽性，作出承诺的函件还具有信用特征，因此它区别于具有个人通信性质的信件。

二、财经函电文书的种类可分为财经信函、电子邮件、电报、传真等形式。按性质可分为建立商务关系函、询问函、报价函、答复函、交涉函、付款函、装运函、确认货物收到函、要求索赔函、接受索赔函等，归纳起来，常用的主要有以下四类：建立商务关系函，交易磋商函，确认成交函，索赔、理赔磋商函。按内容

三、7C原则1357246一是写信者在拟文前知道自己要写什么；二是对方收到函电时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。清晰（Clearness）财经函电是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是财经函电写作中最重要的原则。准确（Correctness）文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。礼貌（Courtesy）财经函电应完整表达所要表达的内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。完整（Completeness）在起草财经函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，与对方的沟通才会有成效。体谅（Consideration）具体原则是指函电中涉及的内容要言之有物，信息要翔实具体、丰富生动，表达要完整，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。具体（Concreteness）简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响函电的礼貌性。简洁使函电更加简明有力。简洁（Conciseness）

102财经信函

一、信封（一）信封的种类用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。信封有横式和竖式两种

一、信封（二）信封的内容020301收信人地址包括：邮政编码，省、市（县）、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人地址收信人姓名一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”“先生启”。收信人姓名寄信人地址及姓名在用横式信封时居下书写，用竖式信封时居左书写。根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。寄信人地址及姓名

一、信封（三）国外信封书写格式1.美式信封书写格式美式信封一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置。2.英式信封书写格式英式信封一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。

二、财经信函的结构与写法信头由发函方名称、地址、电话、传真、电子邮件、邮政编码、编号等组成。信头正文是财经信函的主体，是核心内容，分开头、主体、结尾三部分组成。正文收函方单位名称要顶格书写。收函方单位名称一些财经信函为联络感情，表示礼仪，常在结尾使用祝颂语，表示赞美、问候、祝愿之意。祝颂语称呼要顶格书写，后加冒号。财经信函属商洽性函件，注重称谓，应注意用法。称呼附件是随函附发的有关材料，位置在正文之后，写清名称、件数。附件事由是函件的标题，居中书写，要求简洁概括，一看即知函件的主要内容是什么。事由正文结束后在右下方签署发函方单位名称或个人姓名，另起一行书写发函日期。签署

三、常用财经信函索赔函指争议发生过程中或发生后索赔过程使用的函。4.索赔函回绝对方订单，要婉转地说明原因，写作时要注意把握拒绝对方的语气，为以后可能的交易留有余地。5.回绝函交易双方就商品的品质、规格、包装、数量、货款、保险、意外事故、索赔、仲裁等方面进行磋商时，会用到磋商函。3.磋商函询价函用于买方向卖方索要主要商品目录本、价目单、商品样品、样本等，也可以是买方向卖方就某商品交易条件以发询问单或订单的方式询问某种商品的具体情况。1.询价函首先写明收到对方信函的日期，其次对对方信函的问题作出明确的回答，最后写上礼节性词语。2.回复商业询问函

103电子邮件

一、电子邮件的含义电子邮件（E--mail）是指通过互联网传递的邮件，即用户之间通过互联网发出或收到的信息，是目前互联网上应用最广泛的一种服务。电子邮件被广泛应用于个人与个人之间的交流与沟通。

二、电子邮件的特点1.发送速度快电子邮件通常在数秒钟内即可送达全球任意位置的收件人信箱中，其速度比电话通信更为高效快捷。2.信息多样化电子邮件发送的信件内容除普通文字内容外，还可以是软件