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企业员工个人信息保护制度及执行规范

在数字化浪潮席卷各行各业的今天，企业运营与员工管理愈发依赖信息系统的支撑，员工个人信息作为企业人力资源管理的核心数据，其安全与合规已成为企业稳健发展不可或缺的基石。为规范公司对员工个人信息的收集、存储、使用、传输、披露等行为，切实保护员工合法权益，维护公司信息安全与声誉，特制定本制度及执行规范。

一、基本原则

本制度的制定与执行，严格遵循以下原则，确保员工个人信息得到全方位、深层次的保护：

1.合法原则：所有涉及员工个人信息的处理行为，必须严格遵守国家相关法律法规及行业规范，确保有法可依、有章可循。任何未经法律授权或不符合法定程序的信息处理行为均属禁止。

2.正当原则：收集和使用员工个人信息，应出于企业管理的正当目的，如招聘录用、薪酬福利发放、人事档案管理、社会保险办理、工作安排与沟通等。严禁以欺诈、胁迫等不正当手段获取信息，或利用信息从事与企业正当管理无关的活动。

3.必要原则：收集的员工个人信息范围，应以满足企业正常运营和管理需求为限，不得过度收集。即只收集与实现特定管理目的直接相关的、必不可少的信息。

4.最小够用原则：在信息的使用、存储等环节，同样遵循最小化原则。处理信息的范围和程度，不应超出实现既定目的所必需的最小范围。

5.安全保障原则：企业承诺采取必要的技术措施和管理措施，保障员工个人信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、丢失、篡改或被非法访问、使用。

6.权利保障原则：员工对其个人信息享有知情权、访问权、更正权、补充权、删除权以及撤回同意等权利，企业应建立相应机制保障员工这些权利的实现。

二、适用范围

本制度适用于公司内部所有涉及员工个人信息处理的部门、岗位及相关人员，包括但不限于人力资源部、信息技术部、各业务部门负责人及所有因工作需要接触、处理员工个人信息的员工。同时，也适用于公司委托的、涉及员工个人信息处理的外部服务提供商。

三、员工个人信息的定义与范畴

本制度所称员工个人信息，是指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定员工身份的各种信息，包括但不限于：

*基本身份信息：如姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、户籍地址、经常居住地地址等；

*联系信息：如手机号码、电子邮箱地址、固定电话号码等；

*职业与工作信息：如工号、岗位、职级、入职日期、劳动合同信息、薪酬福利信息、考勤记录、绩效评估记录、培训记录、奖惩记录、离职信息等；

*生物识别信息：如指纹、人脸图像（用于门禁或考勤等特定授权场景）；

*学历、专业、资格证书等背景信息；

*紧急联系人信息；

*其他与员工个人身份相关的信息。

四、执行规范

（一）信息收集与录入规范

1.收集主体：员工个人信息的收集工作，原则上应由人力资源部门统一负责。其他部门因特定工作需要收集相关信息的，必须事先获得人力资源部门的批准，并严格限定在授权范围内。

2.收集方式：收集信息时，应向员工明确告知收集的目的、范围、依据及信息的使用方式和保存期限，并获得员工的明示同意（可通过签署知情同意书等书面形式或公司认可的电子形式）。严禁在员工不知情或未同意的情况下，秘密收集或通过其他不正当途径获取信息。

3.信息来源：优先从员工本人处直接收集。确需从其他合法渠道获取的，必须确保来源的合法性和信息的准确性，并同样履行告知义务。

4.信息录入：信息录入应确保准确无误，录入人员对录入信息的真实性负有核对责任。电子信息系统应设置必要的字段校验规则，防止明显错误信息的录入。纸质文件应及时、准确地转化为电子信息，并存档管理。

（二）信息存储与保管规范

1.存储介质：员工个人信息应存储在公司指定的、安全可控的服务器或存储设备中。严禁将敏感个人信息存储在未经授权的个人电脑、私人云盘、移动存储介质（如U盘、移动硬盘）或公共网络空间。

2.加密与访问控制：对于身份证号码、银行账户信息、薪酬等高度敏感信息，应采用加密等安全技术手段进行存储。信息系统应建立严格的访问权限控制机制，根据“最小权限”和“岗位必需”原则，为不同岗位人员设置不同的信息访问权限。

3.存储期限：员工个人信息的保存期限，应遵循法律法规规定的最短期限，并以满足管理目的为必要。员工离职后，其个人信息的保存应符合相关法规要求，超出保存期限的，应予以安全删除或匿名化处理。

4.物理安全：对于纸质的员工个人信息档案，应存放在安全的档案室或文件柜中，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，并严格限制查阅人员范围。

（三）信息使用与加工规范

1.使用限制：员工个人信息的使用不得超出收集时声明的范围和目的。确因业务发展或管理需要变更使用目的的，应再次获得员工的明示同意。

3.信息加工：对员工个人信息