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关于XX公司采购与付款循环内部控制的审计报告

报告编号：内审字〔20XX〕第X号

致：公司总经理

发件人：审计部

抄送：公司董事会、财务部、采购部

日期：20XX年X月X日

一、引言

为规范公司采购与付款环节的管理，降低运营风险，提高资金使用效益，审计部根据本年度审计计划，于20XX年X月X日至X月X日对公司采购与付款循环的内部控制设计及执行有效性进行了专项审计。本次审计旨在评估相关制度的健全性、流程的合规性以及实际操作中的执行情况，并针对发现的问题提出改进建议，以促进公司治理水平的持续提升。

审计范围主要包括：采购计划的制定与审批、供应商的选择与管理、采购合同的签订与履行、物资的验收与入库、款项支付的审批与执行等关键控制环节。审计过程中，我们采用了访谈、检查、观察、穿行测试及抽样等审计方法，查阅了相关的制度文件、会议纪要、采购申请、审批单据、合同文本、验收记录、记账凭证及相关明细账等资料，并与采购部、财务部、仓储部等相关部门人员进行了沟通。

本次审计得到了相关部门的积极配合与支持，审计工作基本顺利完成。现将审计情况报告如下：

二、审计发现与建议

（一）采购计划管理方面

1.问题描述与影响分析：

审计发现，部分月份的采购计划存在临时增补现象，增补金额占当月计划采购总额的比例偏高。部分增补采购缺乏充分的事前需求论证和严格的审批流程，导致少量物资采购后出现短期闲置或规格型号与实际需求略有偏差的情况，一定程度上影响了资金的使用效率，并增加了库存管理的压力。例如，某部门在X月份临时增补采购的一批办公用品，其中部分品类在后续两个月内未被充分领用。

2.原因分析：

部分使用部门对年度及季度需求预测的准确性有待提高，未能充分考虑实际工作开展的节奏和变化。

采购计划的滚动修订机制不够完善，对突发需求的响应和评估流程不够规范。

部分人员对采购计划的严肃性认识不足，存在“先用后报”的惯性思维。

3.审计建议：

强化需求预测与计划管理：建议各需求部门加强对年度、季度及月度采购需求的前瞻性规划和论证，提高计划的准确性和严肃性。对于非紧急且金额达到一定标准的临时需求，应纳入下期采购计划。

完善计划调整审批流程：明确临时增补采购的触发条件、审批权限和论证要求。对于确需紧急增补的采购，需提供详细的需求说明和不可替代性论证，经更高级别审批后方可执行。

加强计划执行考核：将采购计划的准确率、临时增补率等指标纳入相关部门的绩效考核范畴，以提升各部门对采购计划管理的重视程度。

（二）供应商管理方面

1.问题描述与影响分析：

审计发现，公司虽已建立供应商名录，但对部分长期合作供应商的定期评估机制未能完全有效执行。评估内容侧重于价格和交付及时性，对其产品质量稳定性、售后服务能力及财务状况等方面的综合评估略显不足。此外，个别新引入供应商的背景调查资料不够详尽，主要依赖于供应商提供的基本资质文件。这可能导致对供应商的综合实力判断不够全面，存在一定的合作风险。

2.原因分析：

供应商管理办法中关于定期评估的频率、内容和责任部门的规定不够细化，导致执行层面缺乏明确指引。

负责供应商管理的岗位人员兼顾事务性工作较多，对供应商动态评估投入的精力不足。

缺乏系统化的工具或平台支持供应商信息的集中管理和评估数据的有效积累。

3.审计建议：

健全供应商评估与淘汰机制：修订《供应商管理办法》，明确规定对不同级别、不同合作类型供应商的定期评估周期（如年度或半年度）和详细的评估指标体系，应至少包括质量、价格、交付、服务、合规性等维度。对评估不合格的供应商，应及时暂停合作或从名录中剔除。

加强新供应商准入审核：严格执行新供应商准入流程，除审查基本资质外，可通过行业口碑调查、实地考察（针对重要或大额供应商）、样品测试等多种方式，对其生产能力、质量控制体系、商业信誉等进行更全面的背景调查。

考虑引入供应商管理信息系统：建议公司评估引入或开发简易的供应商管理信息系统，实现供应商信息的集中维护、动态评估记录、合作历史查询等功能，提升管理效率。

（三）采购合同管理方面

1.问题描述与影响分析：

审计发现，部分采购合同（主要是金额相对较小的服务类合同）的条款表述不够严谨和规范。例如，部分合同对服务范围的描述较为笼统，缺乏可量化的验收标准；个别合同对违约责任的界定不够清晰，仅约定了原则性条款。这可能导致在合同履行过程中，双方对条款理解产生偏差，或在发生争议时难以有效追责，增加了合同风险。

2.原因分析：

公司虽有标准合同模板，但针对一些特殊服务类采购，模板适用性不强，经办人员在拟定合同时主要依赖经验，缺乏专业的法律或合同管理知识支持。

合同审批环节中，财务部门和法务部门（或外聘法律顾问）的审核重点更多关注金额和合规性，对合同条款的细致性、完整性审核力度有待加强。

3.审计建议