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机关单位会议档案管理流程

机关单位的会议，作为决策制定、工作部署、信息交流的核心载体，其形成的档案材料具有极高的查考价值、凭证价值和历史研究价值。科学规范地管理会议档案，是机关单位提升治理能力、确保工作连续性和历史真实性的重要基础性工作。本文将系统阐述机关单位会议档案管理的完整流程，以期为相关实践提供专业参考。

一、会议档案的内涵与管理意义

会议档案是指机关单位在各类会议（包括党委会议、党组会议、办公会议、专题会议、工作会议等）的组织筹备、召开过程及后续落实中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其管理意义在于：首先，它是机关单位决策过程与结果的直接记录，为后续工作查考、责任追溯提供了原始依据；其次，它是积累工作经验、总结历史教训、进行科学决策的重要参考；再次，它是机关单位历史活动的真实写照，是国家档案资源的重要组成部分。

二、会议档案管理的基本原则

在具体流程展开之前，有必要明确会议档案管理应遵循的基本原则，这是确保管理工作方向正确、质量可靠的前提。

一是真实性原则。会议档案必须真实反映会议的客观情况，不能主观臆断、随意篡改。

二是完整性原则。从会议酝酿到最终落实的各个环节形成的有价值材料，均应收集齐全，确保档案的系统性。

三是规范性原则。档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节都必须遵循统一的规范和标准。

四是安全性原则。采取有效措施，确保会议档案在形成、流转、保管过程中的安全，防止失泄密和损坏。

五是可利用性原则。在安全保密的前提下，建立便捷的检索利用机制，满足机关工作和历史研究的需要。

三、会议档案管理的具体流程

会议档案管理是一个环环相扣的系统工程，贯穿于会议的整个生命周期。

（一）会前准备阶段：档案意识的前置与材料规范

会议的筹备工作直接关系到后续档案材料的质量。在此阶段，档案管理人员（或承担档案职责的人员）应提前介入，具备档案意识。

1.会议计划与审批材料：包括会议立项申请、会议方案、审批文件等，这些是会议合法性和必要性的证明，应妥善保管。

2.会议通知：正式的会议通知（含电子版及纸质版），明确会议名称、时间、地点、参会人员、主要议题、报到要求等，是会议召开的重要依据。

3.会议材料准备：会议议程、日程安排、议题说明、背景材料、领导讲话稿（初稿、修改稿、审定稿）、相关政策法规依据、参阅文件等。这些材料的起草、校对、印制应符合规范，确保内容准确、格式统一。主办部门应指定专人负责材料的收集和初步整理，确保版本清晰、要素齐全。

（二）会中形成阶段：材料收集的及时与准确

会议进行过程中，是各类原始材料产生的高峰期，及时、准确地收集这些材料至关重要。

1.会议记录：这是会议档案的核心。应指定专人负责会议记录，包括详细记录会议的组织情况（时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员及原因）、会议的主要议程、讨论发言要点、形成的决议、决定、表决情况等。记录应做到客观、准确、完整、清晰，重要发言力求原话记录。对于涉密会议或有特殊要求的会议，记录方式和载体应符合保密规定。

2.会议纪要（讨论稿/草案）：根据会议记录整理形成的会议纪要讨论稿或草案，以及相关的修改意见。

3.会议期间产生的其他材料：如会议期间形成的补充通知、临时议程、与会人员签到表、会议照片、录音录像资料、代表提案、意见建议、表决票、会议简报等。这些材料往往是会议情况的直接佐证，不应忽视。

4.领导批示与讲话：会议期间领导的即兴讲话记录、对相关问题的批示意见等，应尽可能准确捕捉并记录。

（三）会后整理与归档阶段：系统化与规范化的核心

会议结束后，是会议档案整理归档的关键时期，这一阶段的工作质量直接决定了档案的价值能否有效发挥。

1.材料收集与甄别：会议主办部门应在会议结束后规定期限内（通常为一周至一个月内），将会前、会中形成的所有材料收集齐全。对收集到的材料进行初步甄别，剔除重复、冗余、无保存价值的材料，确保归档材料的精炼和有效。

2.分类与排序：按照会议档案的形成规律和内在联系，对材料进行科学分类。通常可按会议的届次、年度、会议类型或议题进行一级分类；同一会议的材料，可按其形成的先后顺序或重要程度排序，一般顺序为：会议通知、会议方案、议程、领导讲话、会议记录、会议纪要（定稿）、讨论发言材料、决议决定、相关附件、参阅材料、签到表、照片音像资料等。

3.编目与编号：对每份材料进行编号，填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等要素。对于成套的会议材料，可组成一个案卷或多个子案卷，并填写案卷封面，注明案卷标题（通常为“XX单位XX会议档案”）、年度、起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等。

4.鉴定与保管期限划分：根据会议的性质、内容及材料的