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行政助理岗位工作职责说明书

一、岗位基本信息

*岗位名称：行政助理

*所属部门：行政部

*汇报对象：行政经理/部门负责人

*岗位等级：[此处可根据公司体系填写]

*编制人数：[此处可根据公司需求填写]

二、岗位目标

行政助理是团队高效运作不可或缺的支持力量。本岗位旨在通过提供全面、细致、专业的行政支持与服务，确保部门及相关业务单元的日常办公顺畅有序，协助管理层优化工作流程，提升整体运营效率，为组织目标的实现提供坚实的行政保障。

三、工作职责

（一）日常办公运营保障

1.前台与总机服务：负责接听和转接公司总机电话，礼貌应答咨询，做好电话记录与传达；接待来访客人，进行登记、引导及基础问询解答，维护良好的前台形象。

2.办公环境维护：协助维护办公区域（包括公共区域及指定办公区）的整洁、有序，确保办公设备（如打印机、复印机、投影仪等）的日常运行，发现故障及时联系维修。

3.办公物资管理：负责办公文具、耗材、饮用水等日常物资的申领、采购、分发与库存管理，确保供应充足且合理控制成本，定期进行库存盘点。

4.邮件与快递处理：统一接收、分发公司各类邮件、报刊、快递，并协助处理outgoing快递的寄送、费用结算等事宜。

（二）会务与活动支持

1.会议安排与准备：根据会议需求，协助预订会议室，准备会议材料、设备调试（如投影、音响、视频会议系统等）、茶水、座签等；负责会议通知的传达，做好会议记录与纪要整理（如需要），以及会后事项的跟进。

2.活动协助：协助组织公司内部各类活动，如员工团建、年会、培训等，包括前期筹备、现场协调及后期收尾工作。

（三）文书与信息管理

1.文档处理：协助起草、撰写、校对、打印、复印、扫描、装订各类行政文件、报告、通知、函件等，确保文件格式规范、内容准确。

2.档案管理：负责部门或指定范围内各类档案、资料的分类、归档、保管、借阅与销毁工作，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。

3.信息收集与传递：协助收集、整理、汇总各类行政相关信息、数据，及时向上级汇报或在部门内部分享，确保信息渠道畅通。

（四）资产管理与后勤服务

1.固定资产管理：协助进行公司固定资产（如办公设备、家具等）的登记、盘点、维护、报修及报废等管理工作，确保资产账实相符。

2.差旅与考勤支持：协助办理员工差旅相关事宜，如机票、酒店预订等（根据公司政策）；协助进行员工考勤数据的初步统计与整理（如需要）。

3.后勤保障：协助处理其他与员工日常办公相关的后勤事务，如绿植养护、办公环境安全巡查等。

（五）跨部门协调与支持

1.内部沟通桥梁：作为行政部门与其他部门之间的沟通纽带，及时传递信息，协调处理相关行政事务，确保各部门间行政需求得到有效响应。

2.临时任务协助：积极配合并协助完成上级领导及部门交办的其他临时性行政支持工作。

四、任职资格要求

（一）教育背景与专业知识

1.学历要求：[例如：大专及以上学历]，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。

2.知识储备：具备一定的行政管理、文秘基础知识，了解基本的商务礼仪和办公室运作流程。

（二）工作经验

1.经验要求：[例如：X年以上]相关行政助理或文秘工作经验，有[特定行业，如适用]工作经验者优先。

（三）技能要求

1.办公软件操作：熟练掌握Word、Excel、PowerPoint、Outlook等常用办公软件，具备基本的图文处理和数据整理能力。

2.沟通协调能力：具备良好的口头与书面沟通能力，善于倾听与理解，能够有效进行跨部门、跨层级的协调与配合。

3.组织与执行能力：具备较强的组织规划能力和执行力，能够有条不紊地处理多项任务，并确保工作按时保质完成。

4.学习与适应能力：乐于学习新知识、新技能，能快速适应工作环境和任务要求的变化。

5.细节关注与责任心：工作细致、严谨，责任心强，能严格遵守保密规定。

6.语言能力：[例如：普通话标准流利，具备良好的英语听说读写能力者优先]。

（四）个人素质

1.形象良好，亲和力强，服务意识佳。

2.积极主动，有较强的抗压能力和解决问题的能力。

3.具备良好的职业素养和团队合作精神。

五、工作条件

1.舒适、整洁的办公环境，配备必要的办公设备。

2.与岗位要求相适应的劳动保护条件。

六、其他

本说明书将根据公司发展和实际工作需要进行调整。行政助理应在本职工作范围内，积极配合公司及部门的各项工作安排。

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编制：[行政部]

审批：[相关负责人签字区域]

生效日期：[YYYY年MM月DD日]