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企业资料分类归档标准化指南

一、本指南的应用场景与价值

在企业运营过程中，各类资料（如行政文件、人事档案、财务凭证、业务合同等）的分散存储、随意归档常导致资料查找困难、重复劳动、信息泄露或遗失风险。本指南适用于企业各部门、各分支机构的资料分类归档管理，通过标准化流程实现“资料有序可查、责任明确到人、风险可控可防”，助力企业提升运营效率、保障合规经营、沉淀数据资产。

二、企业资料分类归档标准化操作流程

（一）前期准备：成立专项小组与需求调研

组建专项小组

由行政部牵头，联合档案管理专员、各部门负责人（如人事部、财务部、业务部等）成立“资料归档专项小组”，明确职责：

行政部：统筹推进，制定归档制度与模板；

档案管理专员*：负责分类标准设计、培训指导及最终审核；

各部门负责人*：组织本部门资料梳理、员工培训及执行监督。

开展需求调研

通过问卷、访谈等方式，收集各部门对资料类型、归档频率、查询需求的反馈（如财务部需按月归档凭证，业务部需按项目归档合同），保证分类标准贴合实际工作场景。

（二）资料梳理：全面盘点与清查

范围界定

明确需归档的资料类型，包括但不限于：

行政类：制度文件、会议纪要、通知公告、固定资产台账；

人事类：员工简历、劳动合同、异动记录、培训档案、社保公积金资料；

财务类：凭证、账簿、报表、税务资料、付款审批单；

业务类：合同协议、客户资料、项目方案、招投标文件；

其他：资质证书、知识产权证明、审计报告等。

现状清查

对现有资料进行全面盘点，登记《资料现状清查表》（含资料名称、存放位置、数量、完整性、责任人等信息），标注重复、缺失、破损或过期资料，为后续分类清理做准备。

（三）分类标准制定：科学划分层级

采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级结构，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

1.一级分类：按部门或职能划分

根据企业组织架构，一级分类可设为：行政部、人事部、财务部、市场部、研发部、生产部等（或按职能：综合管理、人力资源、财务管理、业务运营、技术研发等）。

2.二级分类：按资料性质划分

在一级分类下，按资料核心属性设置二级分类（示例）：

行政部：制度文件（含公司章程、管理办法）、会议资料（含各类会议纪要）、资产资料（含采购合同、设备台账）、证照资质（含营业执照、许可证）；

人事部：招聘档案（含简历、面试记录）、员工档案（含合同、异动记录）、培训资料（含培训计划、课件）、薪酬福利（含薪资表、社保缴纳记录）；

财务部：凭证类（含记账凭证、原始凭证）、账簿类（含总账、明细账）、报表类（含月报、年报）、税务类（含纳税申报表、税务备案资料）。

3.三级分类：按具体用途或时间划分

在二级分类下，进一步细化（示例）：

“会议资料”下可设：年度总结会、月度例会、专题研讨会、部门周会；

“凭证类”下可设：收款凭证、付款凭证、转账凭证，按年月排序（如2024年01月凭证）。

4.编号规则制定

统一采用“一级分类缩写+二级分类缩写+年份+流水号”格式（示例）：

行政部制度文件：XZZD-2024-001（XZ=行政，ZD=制度，2024=年份，001=流水号）；

人事部员工档案：RSYG-2024-101（RS=人事，YG=员工档案，2024=年份，101=流水号）。

（四）目录编制：动态更新与维护

编制总目录与分目录

总目录：按一级分类汇总，体现各部门资料整体结构；

分目录：按二级/三级分类细化，包含资料名称、编号、形成日期、页数、归档人、存放位置（如档案柜-A-01）等信息。

电子化目录管理

利用Excel或档案管理系统建立电子目录，支持关键词检索（按资料名称、编号、责任人等查询），纸质目录与电子目录同步更新，保证信息一致。

（五）归档执行：规范存储与移交

资料整理

纸质资料：去除订书针、回形针等金属夹，装订整齐，加装档案封面（含资料名称、编号、日期、责任人等信息），破损资料需修补或复印；

电子资料：统一存储至企业指定服务器（如“企业档案库”），命名规则与编号一致（如XZZD-2024-001-公司章程.docx），重要资料需加密并备份。

移交与审核

资料形成后3个工作日内，由经办人填写《资料归档移交单》（见模板1），经部门负责人审核后，移交至档案室；

档案管理专员*核对资料完整性、分类准确性、编号规范性，确认无误后签字接收，双方留存移交记录。

存储管理

纸质资料：按编号顺序存放于专用档案柜，标注“一级分类-二级分类”标签（如“行政部-制度文件”），定期通风防潮，防火、防虫、防鼠；

电子资料：按部门/分类建立文件夹层级，设置访问权限（如仅财务部可查看财务类资料），定期（每季度）检查备份有效性。

（六）审核优化：定期复盘与迭代

定期检查

每月：各部门自查本部门资料归档情况，保证新资料及时归档；

每季度：档案管理专员*联合专项小