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外购外销管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司外购外销业务的管理流程，降低经营风险，提高运营效率与经济效益，确保业务活动符合国家法律法规及公司内部规章制度要求，特制定本办法。本办法依据国家相关法律、行政法规、行业准则以及公司《采购管理制度》、《销售管理制度》等相关规定，并结合公司外购外销业务的实际情况制定。

第二条定义

本办法所称“外购外销”是指公司为满足境外客户需求，从境内外供应商采购货物（或服务），经过必要的内部处理（如需）后，直接或间接销售给境外客户的经营活动。

第三条适用范围

本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）所有外购外销业务的策划、执行、监控与评价活动。公司其他涉及进出口的业务，若其管理特性与外购外销类似，可参照本办法执行，或在本办法基础上另行制定专项规定。

第四条基本原则

外购外销业务管理应遵循以下原则：

1.合规性原则：严格遵守国内外相关法律法规、贸易政策、外汇管理规定及公司内部制度。

2.效益性原则：在确保合规与风险可控的前提下，追求成本最优化与利润最大化。

3.风险控制原则：建立健全风险识别、评估、应对和监控机制，防范市场、信用、汇率、合同、物流等各类风险。

4.权责清晰原则：明确各部门在业务流程中的职责与权限，确保各环节衔接顺畅、责任到人。

5.持续改进原则：定期对业务流程和管理办法的执行情况进行评估，不断优化管理，提升运营水平。

第二章组织与职责

第五条组织架构

公司外购外销业务实行统一领导、分级管理的模式。成立由公司分管领导牵头，销售部门、采购部门、财务部门、法务部门、物流（或进出口）部门及相关业务部门负责人组成的外购外销业务管理小组，负责统筹协调重大事项决策、跨部门协作及风险管控。

第六条部门职责

1.销售部门：

*负责境外市场调研与开发，客户的寻找、接洽与评估。

*负责外销合同的洽谈、签订与履行跟踪。

*负责客户信用风险的初步评估与管理。

*负责外销订单的接收、评审与下达。

*负责出口报关所需部分单据的提供与确认，配合物流部门完成发货。

*负责应收账款的催收与管理。

2.采购部门：

*负责根据外销订单及公司需求，寻找合格的境内外供应商。

*负责供应商的评估、选择、谈判与管理。

*负责采购合同的洽谈、签订与履行跟踪。

*负责采购订单的下达、物料（或服务）的采购与跟催。

*负责采购物料（或服务）的质量检验与入库协调。

*负责应付账款的审核与支付申请。

3.财务部门：

*负责外购外销业务的预算管理与成本核算。

*负责外汇风险管理，包括汇率走势分析、套期保值方案的制定与执行建议。

*负责进出口业务的外汇结算、核销及相关税务处理（如出口退税）。

*负责应收账款、应付账款的会计核算与监控。

*参与合同评审，重点关注财务条款的合规性与风险。

*提供融资支持与财务分析。

4.法务部门（或合同管理部门）：

*负责外购、外销合同及相关法律文件的法律审核，确保合规性，防范法律风险。

*参与重大合同的谈判，提供法律支持。

*负责公司知识产权的保护与侵权防范。

*处理与外购外销业务相关的法律纠纷。

5.物流部门（或进出口部门）：

*负责办理货物的进出口报关、报检手续。

*负责选择合适的货运代理、船公司（或快递公司），安排货物运输（包括国内段及国际段）。

*负责运输过程中的货物跟踪与异常情况处理。

*负责物流费用的核算与控制。

*负责进出口相关单证（如提单、报关单、商检单等）的获取、审核与归档。

*协调仓储、装卸等物流环节。

6.质量管理部门（如适用）：

*负责对外购货物的质量标准进行确认。

*负责或委托第三方机构对外购货物进行检验与验收。

*负责处理外购货物的质量异议与纠纷。

7.相关业务部门（如技术部门、生产部门，视业务性质而定）：

*负责对采购货物的技术参数、规格型号进行确认。

*如涉及简单加工或组装，负责组织生产并确保质量。

*提供必要的技术支持。

第三章外购管理

第七条供应商选择与管理

1.供应商的选择应遵循公开、公平、公正和择优的原则。优先选择具备良好信誉、稳定供货能力、质量保障体系完善、价格合理且能提供优质服务的供应商。

2.建立供应商准入机制，对供应商的资质（营业执照、生产许可证、相关认证等）、生产能力、质量体系、财务状况、商业信誉、社会责任等进行尽职调查和评估。

3.对合格供应商建立档案，进行动态管理，定期进行绩效评估，实行优胜劣汰。

4.对于境外供应商，还需考虑其所在国政治经济环境、汇率风险、国际贸