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项目管理文档存档归档模板

前言

项目管理文档是项目全过程的真实记录，是项目复盘、审计追溯、知识沉淀的重要载体。为规范项目文档的收集、整理、存储与使用，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，特制定本存档归档模板。本模板适用于各类项目的文档管理，可根据项目类型（如IT项目、工程项目、市场活动项目等）灵活调整细节，助力项目团队实现文档标准化管理。

一、适用范围与应用场景

（一）适用项目类型

研发类项目：软件开发、产品迭代、技术研发等；

工程类项目：基础设施建设、装修改造、设备安装等；

市场类项目：品牌推广、活动策划、市场调研等；

管理类项目：流程优化、组织变革、体系建设等；

外包类项目：委托外部机构实施的开发、设计、咨询等项目。

（二）核心应用场景

项目合规性要求：满足行业监管、审计检查（如ISO体系、财务审计）对文档留存的规定；

项目复盘与知识沉淀：通过历史文档分析项目成败，提炼经验教训，形成组织知识资产；

项目交接与续期：项目成员变动或项目延期时，保证新接手人员快速知晓项目背景与进展；

风险追溯与责任界定：出现质量、进度、成本等问题时，通过文档厘清责任主体与决策过程；

后续项目参考：为同类项目提供模板、数据及案例支持，提升新项目启动效率。

二、标准化存档操作流程

（一）阶段一：存档准备（项目启动前）

明确存档责任

项目经理为文档存档第一责任人，需指定专人（如项目助理/文档管理员）负责日常文档收集与整理；

在《项目章程》中明确文档存档要求，包括分类标准、命名规则、提交时限等，纳入项目考核指标。

制定文档分类体系

根据项目生命周期，将文档分为以下一级分类（可根据项目细化二级分类）：

规划阶段：项目建议书、可行性研究报告、项目计划书、立项批复等；

执行阶段：会议纪要、进度报告、风险登记册、变更记录、合同协议、测试报告等；

监控阶段：审计报告、检查记录、偏差分析报告、纠正预防措施等；

收尾阶段：验收报告、总结报告、移交清单、项目复盘报告等。

配置存储资源

电子档存储：搭建项目共享云盘/服务器（如钉钉项目空间、企业网盘），设置读写权限（项目经理及文档管理员可编辑，团队成员可读，外部人员需授权访问）；

纸质档存储：准备档案盒（标注项目名称、编号、年份），统一存放于公司档案室，防潮、防火、防虫。

（二）阶段二：文档收集（项目全周期）

收集范围与责任分工

文档类型

责任人

提交时限

项目计划书

项目经理

项目启动后3个工作日内

会议纪要

记录人

会议结束后1个工作日内

进度周报/月报

各模块负责人

每周一/每月最后一个工作日

变更申请单

申请人

提交变更申请时同步

验收报告

项目经理+客户方代表

验收通过后2个工作日内

文档质量要求

内容完整：关键信息（如时间、人物、数据、结论）无缺失；

格式规范：统一模板（见“核心存档模板清单”），字体、字号、页眉页脚等符合公司《文档管理规范》；

签署齐全：需审批、会签的文档必须有责任人签字（电子档需使用电子签章，纸质档需手写签字）。

（三）阶段三：整理与编号（每周/每阶段固定时间）

文档整理

按分类体系将文档归入对应文件夹（如“01规划阶段/01.1项目建议书”），同一文件夹内文档按时间倒序排列（最新版本在前）；

删除重复、无效文档（如草稿、修订版1.0已更新为2.0），保留最终版本及关键修订稿（重大变更需保留修订过程记录）。

文档编号规则

采用“项目代码-文档类型代码-版本号-日期”格式，示例：

项目代码：由公司简称+年份+项目序号组成（如“ZT2024-001”）；

文档类型代码：用2位字母表示（如“PL”代表计划书、“MT”代表会议纪要）；

版本号：V1.0、V1.1…（V1.0为初始版本，修订后递增）；

日期：YYYYMMDD格式。

示例：ZT2024-001-PL-V2.0即ZT公司2024年第001个项目，计划书，第2版，2024年5月20日）。

（四）阶段四：存储与归档（项目阶段结束时/项目结束后）

电子档存储

整理后的文档至项目共享云盘对应文件夹，《项目文档清单》（见模板1），同步更新文档索引；

每月由文档管理员备份一次电子档至本地服务器，防止数据丢失。

纸质档归档

将需长期保存的纸质档（如合同、验收报告、立项批复）打印装订，封面标注项目名称、编号、文档范围、归档日期；

填写《纸质档归档登记表》（见模板2），经项目经理审核后移交至档案室，档案管理员签字确认。

项目结束后总归档

项目验收通过后1个月内，完成所有文档的最终整理与归档；

编制《项目存档总目录》（见模板3），包含文档名称、编号、类型、存储位置（电子档路径/纸质档档案盒编号）、责任人、保管期限等信息。

（五）阶段五：借阅与维护（存档后）

文档借阅

内部员工借阅文档需填写《文档借阅申请表》（见模板4），经项目经理审批；