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公司重要活动组织管理暂行办法

第一章总则

第一条为规范XXXX公司（以下简称“公司”）重要活动组织管理工作，确保公司重要活动责任明确，流程规范,组织有序，服务到位，提高工作效率，展现良好形象，特制定本暂行办法（以下简称“本办法”）。

第二条本办法所称“重要活动”，是指公司领导出席的以公司（集团）名义举办的项目奠基、开工、投产等庆典活动及项目投资、合作的协议、合同等签字仪式。

第三条公司重要活动组织管理工作遵循“统一领导、分工负责、规范流程、务实节约”的原则。

第四条本办法适用于公司各职能部门、投资部、子公司及相关投资企业。

第二章责任分工

第五条公司重要活动归口管理部门为总裁办公室。

第六条各单位按照活动组织工作中的责任不同，分为承办单位、联系单位和协办单位。其中：“承办单位”，是指奠基、开工、投产项目的主体单位或所属单位及项目投资、合作的协议、合同等签字仪式的合作各方中的公司方单位。“联系单位”，是指在承办单位为投资企业的情况下，分管相关业务的子公司或投资部。“协办单位”，是指重要活动中，需要协助承办单位落实相关工作的其他单位。子公司、投资部为承办单位时，其同时履行联系单位职责。

第七条承办单位负责全面组织实施，联系单位负责信息沟通并为承办单位提供支持，协办单位负责落实分工事项。

第三章准备工作

第八条承办单位负责提出重要活动方案，相关协办单位配合，报经分管公司领导直至总裁审定后执行，同时送总裁办公室备案。方案主要内容应包括：时间、地点、参加人员、主要议程、相关背景资料、工作分工、邀请来宾名单等。

第九条参加人员一般包括：(一)总裁、副总裁、总会计师、总法律顾问、总裁助理；(二)有关部门或子公司负责人及相关项目经理；(三)承办单位负责人；(四)邀请来宾（包括媒体）；(五)工作人员；(六)其他人员。

第十条公司参加活动人员，一般按照以下原则安排：

(一)总裁出席的，按工作分工，有关副总裁、总助，总裁办及有关部门或子公司负责人参加；(二)副总裁、总会计师出席的，按工作分工，有关总助、部门或子公司负责人参加；(三)总法律顾问、总裁助理出席的，按工作分工，有关部门或子公司负责人参加。

第十一条承办单位、联系单位、协办单位按照业务对口关系，分别负责相关来宾的邀请工作，并及时与承办单位及总裁办公室沟通来宾邀请情况。

第十二条承办单位负责对活动安排进行周密策划设计，形成活动指南，及时报送至总裁办公室。

活动指南内容一般应以时间为序，包括抵离时间、活动地点、联系人、主要工作（重要事项、提醒事项）内容等。

第十三条承办单位负责准备公司领导在活动中的主持词、致辞或讲话提纲等项材料的书面稿，在总裁办公室审核修改后，报公司领导审定。

第十四条承办单位统一负责活动的迎送工作，应事先根据参加人员的行程，制作迎送安排工作表。

总裁办公室负责及时将公司领导的行程安排及变动情况通知承办单位。邀请的单位应及时将邀请来宾的行程安排及变动情况通知承办单位。

第十五条承办单位负责活动现场布置工作，活动议程、领导位次安排、背景、标语等应事先报总裁办公室审核。

总裁办公室负责在会前对文字材料、会场设施等准备事项进行检查，承办单位应予以积极配合。第十六条承办单位负责活动宣传准备工作：(一)根据公司重大活动的背景和特点，发掘新闻价值；(二)在活动前三周，承办单位负责提出背景材料及宣传报道设想、方案，报总裁办公室审批后实施。其中：总裁办公室负责中央和全国行业性媒体的联络；承办单位负责联系当地地方媒体。(三)承办单位和联系单位负责提供新闻背景材料和新闻通稿，经总裁办公室审稿，报主管公司领导审查同意后对外发布。(四)对公司领导的专访，须报请领导本人同意，并报总裁批准。

承办单位对所提供的新闻背景材料中的数据及其真实性、完整性负责，总裁办公室负责审核媒体提炼的校样。

第四章现场组织

第十七条承办单位应适时与总裁办公室、联系单位、协办单位沟通，掌握公司领导、邀请来宾及其他参加人员的行程安排，做好接待工作。

对于重要来宾，邀请来宾的单位应落实全程陪同，与承办单位充分沟通，适时安排好接送、食宿、参会、考察等各项事宜。应邀参加活动的媒体记者的接待工作统一由承办单位负责。

第十八条活动现场布置、气氛烘托应本着简单、热烈的原则，体现XXXX特色，弘扬XXXX文化和经营理念。

第十九条承办单位负责活动会场服务工作。包括会场的来宾引导、伺茶、车辆停放等服务。

第二十条承办单位负责落实好活动会场安全工作。

承办单位应在活动前向会务人员、安全保卫人员、服务人员等进行安全教育，对会场的安全情况进行彻查，并准备应急预案。活动中，会务人员、安全保卫人员、服务人员应随时关注会场情况，杜绝安全隐患。

第二十一条总裁办公室、承办单位、联系单位等根据工作需要安排摄影、摄像和录音。

第五章后续工作

第二十二条承办单位