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医疗纸质文档归档管理制度

第一章总则

第一条为了规范医院纸质文档的归档管理工作，确保文档的安全性、可追溯性和易查性，提高医院的工作效率和服务质量，订立并执行本制度。

第二条本制度适用于本医院全部部门和工作人员。

第三条医疗纸质文档重要指病案、检验报告、医嘱单、会诊看法书、手术记录、出院小结等与患者医疗信息相关的文档。

第四条医疗纸质文档的归档管理工作应遵从保密原则，保障患者隐私不被泄露。

第五条医疗纸质文档的归档管理工作应遵从法律法规的规定，不得随便销毁、窜改或私自移交。

第六条医院应配置相应的存储设备和管理系统，以确保纸质文档的安全性和便捷性。

第二章归档责任

第七条医院应设立归档管理部门，负责医疗纸质文档的归档工作。

第八条归档管理部门应指定专人负责医疗纸质文档的接收、整理、归档、借阅、销毁等工作。

第九条各科室负责医疗纸质文档的分类整理、装订和送交归档部门。

第十条归档管理部门应对医疗纸质文档进行定期巡查，确保归档工作的规范性和及时性。

第十一条归档管理部门应建立文档档案，对归档的文档进行编号、标识和登记，便于查询和追溯。

第十二条每位医务人员都有责任保护和正确使用医疗纸质文档，不得私自调取、窜改或移交文档。

第三章归档流程

第十三条医疗纸质文档的归档流程应包含以下环节：

（一）文档接收：医院归档管理部门接收科室送交的医疗纸质文档，进行初步检查并登记；

（二）文档整理：归档管理部门将接收到的文档依照时间次序、科室分类等规定进行整理、装订；

（三）文档归档：将整理好的文档依照给予的编号和标识，归档存放于医院指定的存储设备中；

（四）文档借阅：经过合法授权，医务人员可以向归档管理部门申请借阅文档，借出时应进行登记；

（五）文档归还：借阅文档应定时归还给归档管理部门，归还后进行登记；

（六）文档销毁：归档管理部门依照规定时限对部分文档进行销毁，销毁过程应有专人记录。

第十四条归档管理部门应建立文档借阅审批制度，明确借阅申请的条件、程序和责任。

第十五条未经允许，任何人不得私自调取和转借存放在归档管理部门的文档。

第四章归档设备和系统

第十六条医院应配置适当的存储设备，如硬盘、服务器、备份设备等，以确保文档的安全性和可靠性。

第十七条医院应建立完善的文档管理系统，实现文档的电子化存储、查询和管理。

第十八条医院文档管理系统应具备以下功能：

（一）文档登记：对归档的文档进行编号、标识和登记；

（二）文档检索：供应便捷的文档检索功能，方便用户快速查找所需文档；

（三）文档借阅：实现文档借阅申请、审批和登记，确保文档的安全性和可追溯性；

（四）文档销毁：记录文档销毁的相关信息，实现文档销毁的追溯和统计。

第五章监督检查

第十九条医院应定期组织对归档工作进行监督检查，检查内容应包含：

（一）医疗纸质文档的接收、整理、归档、借阅和销毁情况；

（二）文档管理系统的使用情况和运行维护情况；

（三）文档借阅申请和归还情况；

（四）文档销毁的记录和程序合规情况。

第二十条监督检查应记录相关情况，发现问题及时整改，并引导归档管理部门改进工作。

第二十一条对于严重失职、违规操作的人员，医院应依法予以纪律处分，并可以追究其法律责任。

第六章法律责任

第二十二条对于有意销毁、窜改或私自移交医疗纸质文档的人员，医院将依法予以纪律处分，并报相关部门追究其法律责任。

第二十三条对于未经授权调取和转借存放在归档管理部门的文档，医院将视情节轻重予以相应的纪律处分。

第二十四条医疗纸质文档的保密和安全责任由医院全体工作人员共同承当，违反规定者将依法承当责任。

第七章附则

第二十五条本制度自颁布之日起施行，如有增补、修改或废止，经医院相关部门批准后执行。

第二十六条对于本制度未尽事宜，由医院相关部门进行解释和增补。

第二十七条本制度解释权归医院全部。