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采购申请与审批标准化流程管理模板

一、适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业内部采购活动的规范化管理，覆盖从需求提出到最终采购完成的全流程。通过标准化流程设计，可实现采购行为的透明化、审批效率的提升及成本控制，适用于行政、生产、研发等不同部门的采购需求，尤其适用于金额较大、涉及跨部门协作或品类复杂的采购项目。核心价值在于明确权责划分、减少流程冗余、规避采购风险，保证采购活动符合企业内部控制要求。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与申请单填写

需求发起：各部门根据实际工作需要（如办公用品补充、生产设备采购、项目材料采购等），由需求部门负责人确认采购的必要性与合理性。

填写申请单：申请人登录企业采购管理系统或使用纸质模板，填写《采购申请单》，需明确以下信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、预计到货日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、单位、参考单价（需提供至少2家供应商报价或市场调研数据）、预算总金额；

采购原因：详细说明采购用途（如“项目研发需采购设备1台，用于实验测试”）；

供应商信息（如有）：优先选择企业合格供应商名录内的供应商，如需新增供应商，需附《供应商资质评估表》。

部门初审：需求部门负责人对申请单内容的真实性、必要性及预算合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

（二）采购部门审核

合规性审查：采购部门收到申请单后，重点审核以下内容：

采购物品是否在年度预算范围内，超预算采购需附《预算调整申请表》；

规格型号、技术参数是否清晰，是否存在可替代的性价比更高的方案；

供应商资质是否齐全（营业执照、相关行业许可证等，如特种设备需提供生产许可证）。

市场调研与比价：对单笔金额超过[企业设定阈值，如5000元]的采购项目，采购部门需进行市场调研，至少获取3家供应商的书面报价，形成《比价分析报告》，明确推荐供应商及选择理由。

审核反馈：审核通过后，采购部门在申请单上签字并流转至财务部门；如需补充材料或修改内容，需一次性反馈给申请人，说明原因及修改要求。

（三）财务部门审核

预算与资金审核：财务部门重点审核：

采购金额是否在部门年度预算额度内，超预算部分是否履行审批流程；

资金来源是否落实（如流动资金、专项拨款等）；

付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、尾款支付条件等）。

成本合理性评估：对大额采购，财务部门需结合历史采购数据、市场价格波动情况，评估预算成本的合理性，提出优化建议。

审核意见：审核通过后，财务部门负责人签字；如存在资金或预算问题，退回采购部门并说明调整意见。

（四）领导审批

根据采购金额及重要性，分级审批：

小额采购（如金额≤5000元）：由采购部门负责人审批；

中额采购（如5000元＜金额≤50000元）：由分管副总（如*副总）审批；

大额采购（如金额＞50000元）：需提交总经理（如*总经理）审批，必要时召开采购评审会议，由相关部门负责人共同决策。

审批领导需对采购的必要性、经济性及合规性负责，审批通过后，申请单流转至采购部门执行。

（五）采购执行与合同签订

订单下达：采购部门根据审批通过的申请单及比价结果，向选定供应商下达《采购订单》，明确交付时间、质量标准、验收方式、违约责任等条款。

合同签订：对于金额较大或采购周期较长的项目（如金额≥20000元），需签订正式采购合同，合同文本需经法务部门（如有）审核，保证条款合法合规，双方签字盖章后生效。

进度跟踪：采购部门负责跟踪订单执行进度，与供应商确认交付时间，如遇延期风险，及时与需求部门沟通并协调解决方案。

（六）验收与付款

货物/服务验收：

货物到货后，由需求部门、采购部门、财务部门共同参与验收（如为服务类采购，需提交《服务验收报告》）；

验收标准以采购订单、合同及技术参数为准，核对数量、规格、质量等，填写《验收单》，各方签字确认；

如存在质量问题，需在3个工作日内书面通知供应商，要求退换货或赔偿，并启动不合格品处理流程。

发票与付款：

供应商开具合规增值税发票，提交至财务部门；

财务部门核对发票信息与验收单、采购订单一致性，无误后按合同约定办理付款手续，通过银行转账支付，禁止现金交易。

（七）归档与复盘

资料归档：采购完成后，采购部门负责整理所有相关资料（申请单、比价报告、合同、验收单、发票等），按“一单一档”原则分类存档，保存期限不少于[企业规定年限，如5年]。

流程复盘：每季度或每半年，采购部门组织相关部门召开复盘会议，分析采购效率、成本控制及供应商表现，持续优化采购流程。

三、采购申请单模板及填写说明

（一）采购申请单模板

基础信息

采购明细

审批流程

备注

申请部门：

物品/服务名称：

需求部门负责人：

附件清单：

申请人：

规格型号/技术参数：

日期：

□比价报告□供应商资质

联系方式：