供应商合作标准化流程协议书.docVIP

供应商合作标准化流程协议书

一、适用场景与背景说明

本协议书适用于企业与各类供应商建立长期或短期合作关系的场景，包括但不限于原材料采购、服务外包、项目协作、供应链配套等合作类型。旨在通过标准化流程明确双方权责、规范合作行为、降低合作风险，保证合作项目高效推进，保障双方合法权益。适用于企业采购部门、供应链管理部门及合作供应商对接使用，尤其适用于初次合作或需强化流程管控的供应商合作场景。

二、标准化流程操作步骤

第一步：合作需求确认与供应商筛选

需求梳理：由企业需求部门（如生产部、项目部）提交《合作需求说明书》，明确合作内容、技术标准、交付周期、数量质量要求、预算范围等核心要素，经采购部门汇总审核后形成《需求确认单》。

供应商资质初审：采购部门根据需求类型，从合格供应商库或公开渠道筛选候选供应商，要求其提供《供应商资质文件》（包括营业执照、相关行业资质证书、过往合作案例、质量体系认证等），重点审核供应商的合法经营能力、技术实力及履约记录。

供应商评估：组织技术、质量、采购等部门组成评估小组，通过问卷调研、现场考察、样品测试等方式，对供应商的资质、产能、质量管控、价格水平、服务能力等进行综合评分，形成《供应商评估报告》，择优确定合作对象。

第二步：合作意向沟通与条款初步协商

意向接洽：评估通过的供应商与企业采购部门进行初步沟通，介绍企业合作要求、合作模式及双方期望，明确合作框架。

核心条款协商：双方就合作内容（产品/服务明细、规格参数）、交付计划（时间、地点、方式）、质量标准（验收依据、检测方法）、付款方式（周期、比例、票据要求）、违约责任（逾期、质量不达标等情形的处理）等核心条款进行初步协商，形成《合作意向备忘录》，作为后续协议谈判的基础。

第三步：协议条款拟定与定制化补充

模板调用：企业法务或采购部门依据《合作意向备忘录》，调用《供应商合作标准化协议书》模板，模板需包含以下核心章节：

合作双方基本信息（甲方：企业名称、地址、联系人；乙方：供应商名称、地址、联系人）；

合作内容与范围（详细列明产品/服务名称、规格型号、数量、技术标准等）；

双方权利与义务（甲方的付款、验收义务，乙方的交付、质量保障义务）；

交付与验收（交付时间、地点、验收流程、异议处理方式）；

付款条款（付款周期、账户信息、发票类型及开具要求）；

保密条款（商业秘密保护范围、期限及违约责任）；

违约责任（各类违约情形的赔偿标准及处理方式）；

协议变更与解除（变更条件、解除程序及后续处理）；

争议解决（协商、仲裁或诉讼管辖约定）；

其他约定（不可抗力、协议生效条件等）。

定制化补充：根据合作特殊性，在模板基础上补充个性化条款，如定制化产品的技术附件、特殊服务要求、售后服务响应时间等，保证协议内容与实际合作需求完全匹配。

第四步：协议审核与修订

内部审核：拟定的协议书需经企业采购部门（审核商务条款）、技术部门（审核技术标准）、法务部门（审核合法性与合规性）依次审核，各部门签署《内部审核意见表》，对条款提出修改建议。

供应商确认：企业将审核后的协议书发送给乙方，乙方如有异议，应在5个工作日内书面反馈，双方就异议条款进行协商修订；无异议则确认最终版本。

第五步：协议签署与生效

签署仪式：双方授权代表（需提供《授权委托书》）在协议书文本上签字并加盖公章（或合同专用章），签署过程建议留存签署记录（如签署现场照片、视频等）。

生效条件：协议自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效，或双方约定的其他生效条件（如乙方收到甲方预付款后生效）成就时生效。

文本分发：协议签署后，企业采购部门、财务部门、需求部门及供应商各执一份原件，电子版同步存档备案。

第六步：履约过程跟踪与管理

交付监控：乙方按协议约定交付产品/服务，甲方需求部门在收到交付物后，按《验收标准》进行验收，签署《验收确认单》并反馈至采购部门。

履约记录：采购部门建立《供应商履约台账》，记录乙方交付时间、质量情况、付款进度、服务响应等关键信息，作为后续合作评价依据。

变更与调整：合作过程中如需变更协议内容（如交付时间调整、数量增减），双方应签订《协议变更补充协议》，明确变更事项及后续处理方式，经双方签字盖章后生效。

终止流程：当出现协议约定的终止情形（如乙方严重违约、不可抗力导致无法继续合作等），一方应书面通知对方，双方协商终止协议，处理善后事宜（如未完成交付的结算、违约赔偿等），签署《协议终止确认书》。

三、协议书核心模板及附件表格

附件1：供应商合作标准化协议书（模板）

甲方（采购方）：

名称：________________________

地址：________________________

联系人：*经理联系方式：__________（虚拟）

乙方（供应商）：

名称：_________________