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企业信息档案管理系统模板

适用范围与核心价值

标准化操作流程

一、档案前期准备：明确管理范围与职责分工

界定档案管理对象

企业自身信息：包括但不限于企业全称、统一社会信用代码、注册地址、经营范围、注册资本、法定代表人、成立日期、组织机构代码、税务登记号等基础证照信息。

关联方信息：主要客户、供应商、合作伙伴、投资主体、子公司/分支机构等关联企业的核心信息（参照企业自身信息维度）。

补充信息：企业资质证书（如ISO认证、行业许可证）、股权结构、主要人员信息（高管、核心技术人员）、重大合同摘要、历史变更记录等。

划分管理职责

行政部/综合管理部：负责模板制定、档案总台账维护、借阅审批、定期归档。

人事部：负责提供企业人员信息（法定代表人、高管任职文件等）。

财务部：负责提供企业税务登记信息、银行账户信息等。

业务部门：负责提供客户、供应商等关联方的合作背景、资质文件等补充信息。

二、档案信息录入：规范数据采集与填写要求

信息收集

通过企业官网、国家企业信用信息公示系统、合作方提供的资质文件、内部审批文件等渠道收集原始信息，保证来源合法、真实有效。

对过期或缺失的信息（如营业执照到期、联系人变更），由对应业务部门牵头补充，并标注“更新原因”及“更新日期”。

信息录入系统

登录企业信息档案管理系统（或Excel台账模板），按照预设字段逐项录入信息，保证：

完整性：带“*”号为必填项（如企业名称、统一社会信用代码），不得遗漏；

准确性：信息与原始文件一致，避免错别字（如“有限公司”不得简写为“有限”）；

标准化：日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，联系方式包含区号（如电话：010-），地址需精确到省（市）、区（县）、街道门牌号。

附件

扫描或拍照关键证明文件（如营业执照、许可证、法人证件号码复印件等），保证图片清晰、内容完整，并与信息表中的“附件名称”字段一一对应。

三、档案审核与归档：保证信息合规与安全

分级审核

基础信息审核：由业务部门负责人对收集信息的真实性、完整性进行初审，签字确认后提交至行政部。

关键信息复核：行政部联合法务部（如涉及资质、股权等敏感信息）对信息进行复核，重点核查：

企业名称是否与公章一致；

经营范围是否符合行业规范；

证照是否在有效期内（如营业执照、许可证）。

审核通过后，在系统中标记“已审核”，审核人（某某）、审核日期需填写完整；审核不通过的，退回原部门并注明修改意见。

分类归档

按“企业自身信息”“客户信息”“供应商信息”“合作伙伴信息”等大类进行分类，大类下按“成立日期/合作时间”或“行业类型”进行二级分类。

每份档案分配唯一“档案编号”（规则：GB-YYYY-X，如“GB-2024-001”），编号标注于信息表及附件首页，便于后续检索。

四、档案动态更新与维护：保障信息时效性

定期更新机制

证照类信息（营业执照、许可证）：到期前3个月由行政部提醒相关部门办理换证，换证后1周内完成信息更新及附件替换。

联系人、联系方式等易变更信息：每季度由业务部门确认一次，如有变更，在系统中填写“变更记录表”（含变更前内容、变更后内容、变更日期、经办人某某）。

异常信息处理

通过系统预警或人工核查发觉信息异常（如企业被列入经营异常名录、联系方式失效），需在24小时内通知对应业务部门核实，并根据核实结果更新档案或标注“异常状态”（如“已注销”“联系中断”）。

五、档案查询与借阅：规范使用权限与流程

权限管理

普通员工：仅可查询本人负责业务范围内的关联方信息（如销售员可查询客户信息），无权修改或附件。

部门负责人：可查询本部门所有档案信息，经审批后可附件。

管理层/档案管理员：拥有全部档案的查询、修改、及借阅权限。

借阅流程

员工因工作需要借阅档案，需在系统中提交“借阅申请单”，说明借阅目的、借阅内容、借阅期限（最长不超过5个工作日）。

经部门负责人及行政部审批通过后，档案管理员在1个工作日内提供档案复印件（涉密档案需加盖“档案专用章”）或系统访问权限。

借阅归还时，档案管理员需核对档案完整性，确认无误后标记“已归还”；逾期未还的，由借阅人（某某）说明原因并补办手续。

六、档案保管与销毁：保证安全与合规

保管要求

电子档案：存储于企业内部加密服务器，定期（每季度）进行数据备份，备份介质（如移动硬盘）由档案管理员专人保管，存放于带锁铁柜。

纸质档案：使用档案盒分类存放，标注档案编号及名称，存放于干燥、通风、防火的档案室，并定期（每半年）检查档案完好性。

销毁流程

对超过保管期限（如已注销企业档案、失效证照复印件，保管期限一般为5年）、无留存价值的档案，由行政部编制“档案销毁清单”，经法务部及分管领导审批后，方可销毁。

销毁时需由2人以上（含档案管理员、监销人某某）共同在场，销毁后在清单上签字确认，并将销毁记录存档备查。