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合同审批标准化流程操作指南

一、适用范围与核心应用场景

本指南适用于公司各类经济合同的审批管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等。核心应用场景涵盖：新签合同的业务洽谈与条款拟定、续签合同的条款修订与确认、合同履行过程中的变更审批，以及涉及重大权益（如金额超过[具体金额标准，如10万元]或特殊合作模式）的合同专项审批。通过标准化流程，保证合同签订的合规性、风险可控性及审批效率。

二、合同审批全流程操作步骤

（一）第一步：合同发起与材料准备

操作主体：业务部门经办人（如销售专员、采购专员）

操作内容：

合同文本拟定：根据合作方初步沟通结果，参照公司《合同示范文本库》（如有）拟定合同初稿，明确双方权利义务、标的、数量、价款、履行期限、违约责任等核心条款。

材料清单准备：同步收集以下材料，保证附件齐全：

合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书，需加盖对方公章）；

与合同相关的技术协议、补充说明、招投标文件（如有）；

业务部门内部《合同立项申请表》（明确业务背景、预期效益、预算来源等）。

系统发起申请：通过公司OA系统或合同管理系统，创建“合同审批流程”，填写合同基本信息（合同名称、编号、签约对方、合同金额、履行期限等），并合同初稿及附件材料。

输出结果：系统待办审批任务，推送至下一环节审核人。

（二）第二步：业务部门内部审核

操作主体：业务部门负责人（如销售部经理、采购部经理）

审核要点：

业务真实性：合同内容是否符合公司战略规划及年度经营目标，业务背景是否真实、必要；

条款完整性：合同核心条款（如标的、价款、违约责任、争议解决方式）是否明确，无遗漏；

预算匹配性：合同金额是否在部门预算范围内，超预算部分是否履行预算调整程序；

风险初步评估：合作方履约能力（如资质、信用记录）、市场风险等是否可控。

操作动作：审核通过后，在系统中填写“审核意见”并提交至法务部门；若需修改，退回经办人并明确修改意见。

输出结果：法务部门收到待办审核任务。

（三）第三步：法务合规审核

操作主体：法务专员/法务部门负责人

审核要点：

合法性：合同主体、内容、形式是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定；

条款严谨性：是否存在歧义条款、无效条款（如“霸王条款”），违约责任是否明确且对等；

风险提示：识别合同潜在法律风险（如知识产权归属、保密义务、不可抗力条款等），并提出修改建议；

合同规范性：是否符合公司《合同管理办法》及文本格式要求（如页码、签章页完整性）。

操作动作：审核通过，在系统中填写“法务审核意见”；若存在法律风险，退回业务部门并说明修改理由；若存在一般风险，标注“建议修改”并同步提交下一环节。

输出结果：财务部门收到待办审核任务（法务审核通过后）。

（四）第四步：财务审核

操作主体：财务专员/财务部门负责人

审核要点：

付款条款：付款方式、时间节点、比例是否与公司财务制度一致，是否存在预付款超额、质保金缺失等问题；

税费约定：合同中涉及的税种、税率是否明确，是否符合税收法规；

成本控制：合同价格是否公允，是否经过市场询价或成本测算；

财务合规性：是否涉及“小金库”、违规资金往来等风险，票据要求（如发票类型）是否明确。

操作动作：审核通过，在系统中填写“财务审核意见”；若需调整财务条款，退回业务部门并同步法务部门（若涉及条款变更）。

输出结果：根据合同金额及审批权限，推送至对应层级领导审批。

（五）第五步：领导审批

操作主体：根据合同金额及类型确定审批层级（示例）：

金额≤[5万元]：部门总监审批；

5万元＜金额≤[50万元]：分管副总审批；

金额＞[50万元]或涉及重大合作：总经理审批；

特殊合同（如对外投资、并购）：提交董事会审议。

审批要点：

战略匹配度：是否符合公司整体发展战略及年度重点工作；

经济效益：合同预期收益、成本投入是否合理，投资回报率是否符合要求；

风险可控性：综合业务、法务、财务审核意见，最终决策是否批准合同签订。

操作动作：审批通过，在系统中签署“审批意见”；若未通过，注明驳回理由并退回至发起部门。

输出结果：审批通过后，推送至行政部门用印。

（六）第六步：用印申请与执行

操作主体：业务部门经办人、行政部门用印管理员

操作内容：

用印申请：经办人凭系统“已审批通过”的合同流程，填写《合同用印申请表》，注明合同名称、编号、用印份数、用印用途，并最终版合同PDF（审批通过版）。

用印审核：行政部门用印管理员核对审批流程完整性、合同文本与审批版本一致性、用印份数是否符合规定（一般正本2份，双方各执1份；副本根据需要申请）。

用印执行：审核通过后，由经办人在行政部门监督下完成合同用印（“合同专用章”或公章），用印管理员在《用印登记簿》记录用印信息。

输出结果：合同正式生效，具备法