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合同管理文档审批与归档系统通用工具模板类内容

一、系统适用业务场景与核心价值

在企业运营过程中，合同作为明确双方权利义务、保障交易安全的核心载体，其管理效率直接影响业务推进速度与合规风险控制。本系统适用于以下典型业务场景，助力企业实现合同全生命周期规范化管理：

（一）多部门协同合同起草

当业务部门（如销售部、采购部）需与合作方签订合同时可通过系统在线起草合同，自动调用标准模板填充基础条款（如合同主体、标的物、金额等），并同步关联法务部门进行条款审核，避免线下传递导致的版本混乱或审核延迟。

（二）分级审批流程管控

针对不同类型、金额的合同（如常规采购合同、重大销售合同），系统可配置差异化审批路径（如部门负责人→法务→分管领导→总经理），审批人在线查看合同详情并签署意见，流程进度实时同步至发起人，杜绝“审批卡壳”或“越权审批”问题。

（三）合同全生命周期归档

合同签署完成后，系统支持自动归档电子版合同（含签署页、审批记录），并关联纸质合同扫描件，按“合同类型-年份-部门”规则分类存储，后续可通过合同编号、关键词等条件快速检索，解决传统归档“查找难、易丢失”痛点。

（四）管理层风险监控

管理层可通过系统仪表盘实时查看合同统计数据（如待审批合同数量、即将到期合同金额、异常条款预警），及时识别履约风险（如对方逾期付款、合同条款与法律法规冲突），提前采取应对措施。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草与信息录入

操作主体：业务部门经办人（如销售代表、采购专员）

操作步骤：

登录系统后，“合同管理”→“新建合同”，选择合同类型（如“买卖合同”“服务合同”），系统自动加载对应标准模板；

填写合同核心信息，包括：

基础信息：合同编号（系统按“类型-年份-流水号”自动，如“CG-2024-001”）、合同名称（需体现标的物与双方主体，如“公司采购办公设备合同”）、签订日期；

主体信息：甲方（本方公司信息，系统自动填充）、乙方（合作方名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式、地址）；

核心条款：标的物名称/规格、数量、单价、总金额（大写+小写）、履行期限（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）、付款方式（如“签约后30日内支付70%验收款，质保期满后支付30%尾款”）、违约责任（参照标准模板，特殊条款需注明）；

附件信息：与技术协议、报价单、资质证明等关联文件（支持PDF、Word、Excel格式，单个文件不超过10MB）。

信息填写完成后，“保存草稿”或“提交审批”。若选择提交审批，需在弹窗中选择审批路径（如“业务负责人→法务部→财务部”）。

（二）提交审批与流程发起

操作主体：业务部门经办人

操作步骤：

在“合同列表”中找到对应合同，“操作”→“提交审批”，填写审批事由（如“Q1季度采购办公电脑，需尽快签订合同”）；

系统自动向审批路径中的第一审批人发送待办提醒（短信+系统消息），审批人需在24小时内登录系统查看合同详情；

若审批人认为合同信息不完整或存在明显错误，可“驳回”并填写驳回理由（如“总金额大小写不一致，请核对”），经办人收到提醒后修改并重新提交；

若审批人通过，则自动流转至下一审批节点，直至所有审批环节完成。

（三）多节点审批流转

操作主体：各环节审批人（如部门负责人、法务经理、财务总监*）

操作步骤：

审批人登录系统，在“待办事项”中查看待审批合同，合同名称可查看完整内容（含附件、起草人信息）；

审批意见需明确为“通过”“驳回”或“需修改”：

“通过”：“同意”，系统自动记录审批意见及时间，流转至下一节点；

“驳回”：填写驳回理由（如“违约责任条款未明确，需补充‘因乙方原因导致合同无法履行的，甲方有权解除合同并要求赔偿’”），合同状态变更为“已驳回”，经办人需修改后重新提交；

“需修改”：“转交修改”，可指定修改人（如原经办人或法务专员）并说明修改要求，修改完成后重新进入审批流程。

特殊情况：若审批人因出差等原因无法及时审批，可“委托审批”，选择临时委托人（需为同级别或上级人员），委托期限最长不超过7天。

（四）合同签署与用印管理

操作主体：行政部门用印专员*、业务部门经办人

操作步骤：

审批通过后，合同状态变更为“待签署”，系统自动“用印申请单”，关联合同编号、用印份数（如“一式三份，甲乙双方各执一份，留存一份”）、用印页码（如“第1-5页，含签署页”）；

用印专员登录“用印管理”模块，核对用印申请信息与审批流程是否一致，确认无误后提交用印；

用印完成后，经办人需在3个工作日内将纸质合同交合作方签署，签署完成后收回对方签字盖章页，扫描至系统（扫描件需清晰完整，无模糊、缺页）；

系统自动将电子合同（含双方签署页）与纸质扫描件关联，合同状态更新为“已签署”。

（五）归档入库与分类存储

操作主体：行政部门档案管理