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公司会议组织与会议纪要格式模板

一、适用范围与常见场景

定期例会：如周例会、月度总结会、季度规划会等，用于同步工作进展、协调资源；

专项会议：如项目启动会、问题研讨会、跨部门协调会等，聚焦特定议题的讨论与决策；

临时会议：如突发事项处理会、紧急任务部署会等，快速响应并推动问题解决。

二、会议组织与纪要撰写全流程

（一）会前筹备：明确目标，夯实基础

确定会议必要性及核心目标

明确会议是否必要（可通过邮件、即时通讯工具先沟通简单问题，避免冗余会议）；

定义会议核心目标（如“明确项目Q3关键节点”“解决A部门与B部门的流程对接问题”），保证会议聚焦。

制定会议方案并通知参会人

方案内容：会议主题、时间、地点（线上需注明会议平台及）、参会人员（含主持人、记录人）、议题及优先级、预计时长、会前准备要求（如需携带资料、提前阅读背景材料）；

通知方式：至少提前1-2天通过公司OA系统、邮件或企业/钉钉发送会议通知，附会议方案，并提醒参会人确认出席（如需请假，需提前说明原因并委托同事代为参会）。

准备会议材料与场地

材料准备：根据议题整理背景资料、数据报表、待讨论文档等，提前发送给参会人（预留阅读时间）；若需投影设备，提前调试并测试音视频（线上会议需测试网络、麦克风、屏幕共享功能）。

场地准备：线下会议需提前预订会议室，布置座位（按部门或议题相关性安排）、摆放席卡、饮用水、纸笔等物资；线上会议需提前设置等候室、开启录制（如需）。

（二）会中执行：聚焦议题，高效推进

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场：明确会议目标、议题顺序及时间分配（如“本次会议共3项议题，总时长60分钟，每项议题20分钟”）；

确认参会人员：快速点名或查看签到记录，缺席人员需说明原因及后续是否需同步会议内容；

重申会议纪律：如“发言紧扣议题，避免无关讨论”“每人发言不超过3分钟”等。

逐项议题讨论与决策（核心环节）

按议题优先级依次讨论，主持人引导发言（避免少数人垄断讨论，鼓励新人或相关部门补充观点）；

关键信息记录：记录人需同步记录讨论要点、不同意见、数据支撑（如“市场部调研显示，用户对功能A的满意度为85%，建议优先优化”）；

及时总结与确认：每个议题讨论结束后，主持人总结共识点、分歧点及待决策事项，如“关于方案B，大家是否同意？同意请举手”，明确决策结果。

明确行动项与时间节点（5-10分钟）

针对已决策事项，拆解为具体行动项（ActionItem），明确：负责人（谁来做）、任务内容（做什么）、交付标准（做到什么程度）、截止时间（何时完成）；

示例：“市场部*负责，于7月15日前完成竞品分析报告初稿，包含3家竞品的核心功能对比及差异化建议”。

会议总结与散会

主持人总结：重申会议核心结论、关键行动项及负责人；

确认后续安排：明确会议纪要的完成时间（如“会后24小时内发出纪要初稿”）及反馈机制；

按时结束：避免拖延（如提前完成可提前散会）。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

整理并分发会议纪要

纪要撰写：记录人会后2-4小时内整理纪要，内容需客观、简洁（避免主观描述），重点包含：会议基本信息、议题讨论摘要、决议事项、行动项（表格化呈现）；

审核与分发：纪要完成后提交主持人审核（确认无遗漏或偏差），审核通过后24小时内发送至所有参会人及相关负责人（抄送部门领导），并同步至公司知识库（如OA系统、共享文件夹）。

跟踪行动项进展

负责人：按截止时间推进任务，如遇问题及时反馈（提前1天向主持人说明延期原因及新计划）；

主持人/记录人：通过周报、下次会议跟进等方式定期检查行动项完成情况，未完成的需明确原因及下一步计划。

归档会议资料

将会议通知、签到表、演示材料、会议纪要等资料统一归档（命名格式：“会议名称-日期”，如“2024年Q3营销规划会），保存期限不少于1年（重要项目会议建议长期保存）。

三、会议纪要标准模板

会议基本信息

内容（示例）

会议名称

2024年Q3产品迭代规划会

会议时间

2024年6月30日（周一）14:00-15:30

会议地点

公司3楼第一会议室（线上会议：腾讯会议ID123-456-789）

主持人

产品部*

记录人

产品部*

参会人员

产品部、研发部、测试部、市场部、运营部*（共8人）

缺席人员及原因

研发部*（因客户拜访未能参会，已同步会议纪要）

发放范围

全体参会人员、分管副总裁、各部门负责人

会议议题与讨论内容

决议事项

行动项

负责人

截止时间

备注

1.Q3产品核心功能优先级排序

优先开发“用户个性化推荐功能”和“订单状态实时跟进功能”，暂缓“多语言支持功能”

1.产品部输出功能需求文档初稿；2.研发部评估技术可行性及资源需求

产品部、研发部

7月5日

需包含用户痛点和数据支撑

2.测试资源分配方