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办公室日常行政管理规范文档

一、适用范围与日常应用场景

本规范适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常行政管理工作，旨在通过标准化流程提升行政效率，保障办公秩序。具体应用场景包括：

办公区域环境维护与设施管理

办公用品、设备的申领、发放与盘点

各类会议的组织、筹备与记录

文件资料的分类、归档与借阅

外部访客的接待与内部沟通协调

行政突发事件的初步处理与上报

二、行政管理工作标准化操作流程

（一）办公环境日常维护流程

每日环境检查

保洁人员每日8:30前完成公共区域（走廊、会议室、茶水间等）清洁，保证地面整洁、垃圾及时清运。

行政专员每日9:00前巡查办公区域，检查以下内容：

办公桌椅、绿植是否摆放整齐；

照明、空调、电脑等设施是否正常运行；

消防器材（灭火器、消防栓）是否在指定位置且完好无损。

发觉问题及时记录：若设施故障，填写《办公设施报修单》（见模板一）提交至后勤部门；若环境问题，通知保洁人员整改。

每周专项维护

每周五下午组织办公区域大扫除，各部门员工负责本工位及周边区域清洁（整理桌面文件、归置个人物品、清理抽屉等）。

行政专员每周五16:00检查各部门清洁情况，对未达标部门提醒整改，记录检查结果存档。

每月设施盘点

每月最后一周，行政专员联合后勤部门对办公设施（桌椅、电脑、打印机等）进行盘点，核对资产台账，保证账实相符；对损坏或老化设施提出更新/维修申请，报部门负责人审批后执行。

（二）办公用品管理流程

需求统计与申领

每月25日前，各部门员工根据工作需要填写《办公用品申领表》（见模板二），注明物品名称、规格、数量及用途，经部门负责人*签字后提交至行政部。

行政专员汇总各部门需求，核对库存，编制《月度办公用品采购计划》，报行政主管*审批。

采购与入库

采购专员根据审批后的采购计划，通过合格供应商采购办公用品（优先选择性价比高、配送及时的供应商）。

物品送达后，行政专员与采购员共同验收：核对物品名称、规格、数量是否与采购计划一致，检查质量是否合格。

验收合格后，填写《办公用品入库登记表》（模板三），更新库存台账；不合格物品当场拒收，联系供应商退换货。

发放与领用

办公用品实行“按需申领、限量发放”原则：

常规用品（笔、本、文件夹等）每月集中发放1次，各部门凭申领表领取；

耗材（墨盒、打印纸等）按需领取，领用人需在《办公用品领用登记表》（模板四）签字确认；

贵重物品（U盘、计算器等）需经部门负责人*审批，领用后由个人妥善保管，离职时须归还行政部。

盘点与补充

每月最后1个工作日，行政专员对办公用品库存进行盘点，保证账实误差率不超过5%；对库存不足物品及时补充，保障日常办公需求。

（三）会议组织与安排流程

会议筹备

会议发起部门提前2个工作日提交《会议申请表》（模板五），注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（投影仪、麦克风、白板等）。

行政专员根据申请表安排会议室：优先使用部门内部会议室，若需使用公共会议室，提前1天预订并确认设备可用性；

通知参会人员：通过邮件、企业等方式发送会议通知，明确会议时间、地点及需准备的资料。

会议服务

会议开始前30分钟，行政专员到达会场：调试设备（投影、音响等）、摆放会议资料、准备茶水（若需）；

会议期间，协助会议主持人引导参会人员签到，记录会议迟到、早退人员（如需）；

若会议有外部人员参加，安排访客停车位，引导至会议室。

会后整理

会议结束后，行政专员清理会场（整理桌椅、关闭设备、清理垃圾），回收会议资料；

整理会议记录：若会议需形成纪要，由发起部门撰写，经部门负责人*审核后，1个工作日内分发至参会人员及相关部门；

归档会议资料：《会议申请表》、会议签到表、会议纪要等资料存入部门会议档案，保存期限不少于2年。

（四）文件资料归档管理流程

文件分类与编号

行政部制定《文件分类标准》，将文件分为以下类别：

管理制度类（行政规范、岗位职责等）；

会议资料类（会议纪要、议程等）；

合同协议类（办公租赁、采购合同等）；

资产资料类（设备台账、保修单等）。

每份文件按“类别-年份-序号”规则编号（如“2024-XZ-001”），标注于文件右上角。

归档与存储

月度结束后3个工作日内，各部门将需归档文件移交至行政部，填写《文件归档交接表》（模板六）；

行政部核对文件数量、编号及完整性，无误后存入档案柜；电子文件同步至企业云盘，按文件夹分类存储（文件夹名称与文件分类一致）；

涉密文件（如未公开的合同、财务数据等）单独存放，由行政专员专人管理，查阅需经部门负责人*审批。

借阅与销毁

员工因工作需要借阅文件，填写《文件借阅申请表》（模板七），说明借阅理由、期限及用途，经部门负责人*签字后，行政部办理借阅手续；

借阅期限不超过5个工作日，到期需归还；若需续借，提前1天办理续借手续；

文件保存期满（一