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文档管理规范化流程及操作手册

一、适用范围与典型场景

本手册适用于各类企业、事业单位及社会组织的内部文档管理工作，覆盖从文档创建到最终归销的全生命周期管理。典型场景包括但不限于：项目立项文档的审批流转、制度文件的修订与发布、合同文件的安全存储、跨部门协作文件的共享使用、历史档案的合规归档等。通过规范化流程，保证文档的完整性、安全性、可追溯性，提升团队协作效率，降低信息管理风险。

二、核心操作流程详解

（一）文档创建与审批

创建前准备

明确文档类型（如项目计划、管理制度、会议纪要、合同协议等），参照《文档分类标准》选择对应的模板。

确定文档的核心内容收集必要的背景资料、数据及审批依据，保证信息准确、完整。

文档编制

使用公司统一模板（见“标准化模板示例”）填写内容，格式规范（字体、字号、段落间距等符合模板要求）。

文档命名规则：[部门缩写]-[文档类型]-[版本号]-[创建日期]，例如“HR-入职流程-V1.0。

提交审批

通过OA系统或指定审批平台提交文档，填写《文档创建审批表》（见模板1），明确审批流程节点（如部门负责人→分管领导→法务/合规部→总经理）。

文档附件，并同步通知各审批人。

审批反馈

审批人需在2个工作日内完成审核，通过OA系统填写审批意见（同意/驳回/修改后重审）。

若驳回需注明具体修改意见，创建人根据意见修订后重新提交；若通过，审批流程自动流转至下一节点或结束。

（二）文档存储与分类

分类标准

按业务属性分为：管理类（制度、流程）、业务类（项目、合同）、支持类（财务、人事）、档案类（历史资料）四大类，每大类下设子类（如管理类下设“行政制度”“财务制度”）。

按保密级别分为：公开级（内部全员可查阅）、内部级（部门内或指定岗位可查阅）、保密级（需经授权查阅）。

存储位置

公开级文档存储于公司共享服务器“公开文档”目录；内部级文档存储于“部门文档”目录，按部门分类；保密级文档存储于加密服务器，访问需权限审批。

电子文档存储路径示例：\\服务器名称\部门文档\部\业务类\项目文档\项目A。

元数据标注

文档时需填写元数据：创建人、创建日期、文档编号、关联项目/部门、保密级别、有效期（如适用）。

系统自动记录文档存储位置、最后修改时间、修改人等信息，保证可追溯。

（三）文档使用与借阅

查阅权限

员工通过OA系统或文档管理系统（DMS）申请查阅权限，需说明查阅目的、文档名称及保密级别，经部门负责人审批后开通。

保密级文档查阅需额外提交《保密文档查阅申请表》（见模板2），经分管领导及法务部审批。

借阅管理

纸质文档借阅需至行政部填写《文档借阅登记表》（见模板3），注明借阅人、借阅日期、预计归还日期、借阅用途，经部门负责人签字后领取。

借阅期限：一般文档不超过7天，保密级文档不超过3天；到期需续借的，需重新申请。

借阅人需妥善保管文档，不得涂改、转借、复印（未经允许），归还时由行政部检查文档完整性。

共享与传递

电子文档共享优先通过公司内部协作平台（如企业钉钉群），禁止通过个人邮箱、私人网盘传递敏感文档。

对外传递文档（如合作方），需经部门负责人及分管领导审批，并加盖公司公章（纸质）或添加电子签章（电子）。

（四）文档变更与更新

变更触发条件

文档内容与实际业务不符、政策法规变更、组织架构调整或经3人以上联名提出修订建议。

变更流程

创建人或指定负责人发起变更申请，填写《文档变更申请表》（见模板4），说明变更原因、变更内容及版本号（如V1.0→V1.1）。

变更审批流程与原文档审批流程一致，审批通过后更新文档，并同步更新存储位置及元数据。

旧版本文档转为“历史版本”，保留查阅权限但标注“已废止”，新版本生效后24小时内通知相关人员。

版本控制

文档版本号规则：主版本号（重大修订，如V1.0→V2.0）、次版本号（minor修订，如V1.0→V1.1）、修订号（文字校对，如V1.1→V1.1.1）。

系统自动记录所有版本变更记录，支持版本对比查看。

（五）文档归档与销毁

归档范围

已完成项目文档、失效制度文件、到期合同、超过保存期限的档案类文档等，符合《文档归档管理办法》规定的归档条件。

归档流程

各部门于每季度末整理本季度需归档文档，填写《文档归档清单》（见模板5），经部门负责人审核后提交至档案室。

档案室核对文档完整性、分类准确性，录入档案管理系统，标注归档日期、保管期限、档案编号等信息。

电子归档文档需刻录成光盘或存储至专用档案服务器，纸质归档文档需装订成册、标注归档号，存放于指定档案柜。

销毁管理

保管期限届满的文档，由档案室填写《文档销毁申请表》（见模板6），经档案管理员、部门负责人、分管领导审批后，由2人以上共同监销。

销毁过程需记录销毁时间、地点、监销人、销毁清单，电子文档销毁需使用专业数