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行政文件归档与管理制度执行手册

前言

为规范公司行政文件从形成到归档的全流程管理，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，依据《_________档案法》及公司内部管理要求，特制定本执行手册。本手册旨在明确各部门在文件归档中的职责分工，统一操作标准，为公司各项工作的顺利开展提供坚实的文件支持。

一、适用范围

本手册适用于公司总部及各分支机构所有行政文件的管理，包括但不限于：公司红头文件、会议纪要、工作总结、请示报告、规章制度、合同协议、人事档案、资质证书、外来函件等具有保存价值的纸质及电子文件。文件形成部门（如综合管理部、人力资源部、财务部、业务部等）均需严格按照本手册执行。

二、管理职责分工

（一）综合管理部（档案管理部门）

负责制定和完善公司行政文件归档管理制度，并对各部门执行情况进行监督指导；

负责接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用公司行政档案；

定期组织档案业务培训，提升各部门文件管理人员的专业能力；

对到期档案进行鉴定，按规定程序组织销毁或延长保管期限。

（二）文件形成部门

负责本部门文件材料的收集、整理、预立卷，保证文件内容真实、完整、规范；

在文件办理完毕后10个工作日内，向综合管理部办理归档手续；

配合综合管理部做好档案的移交、借阅及利用工作。

（三）档案管理员

具体负责档案的日常管理工作，包括接收、分类、编目、上架、保管等；

建立档案台账，定期对档案数量、保管状况进行核对；

为档案利用者提供查询、复制等服务，并做好登记工作。

三、归档分类与保管期限

（一）分类标准

行政文件采用“年度—问题—保管期限”三级分类法：

年度：以文件形成年度作为第一级分类，如“2023年度”；

问题：按文件内容属性分为综合类、人事类、业务类、财务类、基建类、声像类等（各部门可根据实际工作调整子类）；

保管期限：分为永久、长期（10-30年）、短期（1-5年）三类（具体期限参照《文书档案保管期限表》执行）。

（二）保管期限划分原则

永久：公司章程、年度工作总结、发展规划、重要会议纪要、资产权属文件、重大合同协议等；

长期：规章制度、部门工作计划、人事任免文件、财务凭证（明细账）、项目验收报告等；

短期：日常通知、会议材料、临时性请示报告、一般业务函件等。

四、归档操作流程

（一）文件收集

收集范围：文件形成部门需在文件办理过程中同步收集与文件内容相关的正件、附件、审批单、定稿稿、电子版文件等全套材料，保证文件齐全。

收集要求：

纸质文件需为原件（如无原件，需注明“复印件”并加盖部门公章）；

电子文件需为通用格式（如PDF、DOC、XLS等），并附有文件名、形成日期、形成部门等元数据；

外来文件（如上级单位来文、合作单位函件）需注明收文日期及来文单位。

（二）分类整理

分类组卷：

按年度将文件分开，同一年度内按“问题”类别组卷（如“2023年度—综合类—永久”）；

组卷时遵循“一事一卷”原则，同一事项的文件（如某项目的请示、批复、合同）需合并为一卷；

文件排序：正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，定稿在前、修改稿在后。

编页号：纸质文件需用铅笔在右上角编写页号（单文件页号从“1”开始，跨文件连续编号），空白页不编号。

（三）价值鉴定与装订

价值鉴定：文件形成部门负责人*对本部门文件进行初步鉴定，确定保管期限，填写《文件价值鉴定表》。

装订要求：

采用线装或胶装方式，保证文件牢固、平整；

装订时去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，文件过大时需折叠为统一规格（A4或16开）；

每卷文件加装档案卷皮，卷皮上注明题名、年度、部门、保管期限、件数、归档人等信息。

（四）编目与移交

编目：档案管理员*对移交的档案进行编目，编制《归档文件目录》，内容包括：档号、题名、文号、年度、保管期限、页数、归档日期、备注等（详见附表一）。

移交：

文件形成部门填写《档案移交清单》（一式两份），与档案一同移交至综合管理部；

双方核对无误后，在移交清单上签字确认，各执一份备查；

电子档案需通过公司内部系统或专用存储介质移交，并提交《电子档案移交登记表》（详见附表二）。

（五）入库保管

入库登记：档案管理员*接收档案后，及时在《档案总台账》中登记，按分类顺序上架存放，并在档案柜标签标注类别信息；

存放要求：

档案库房需保持通风、干燥、避光，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

档案柜排列整齐，间距不小于80cm，便于通风和查阅；

声像档案（如照片、录音录像）需单独存放，并配备专用存储设备，定期检查存储介质状态。

五、文件借阅与利用

（一）借阅流程

申请：因工作需要借阅档案的员工，需填写《档案借阅申请表》（详见附表三），注明借阅人信息、部门、档案名称、档号、借阅原因、归还日期等；

审批：

普通档案由部门负责人*审批；

涉密或重要档案（