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企业流程管理标准文件管理手册标准执行版

前言

本手册旨在规范企业内部流程管理标准文件的编制、审核、发布、执行、修订及废止全生命周期管理，保证流程文件的适用性、有效性、规范性，为企业运营效率提升、风险控制及合规管理提供标准化支撑。本手册适用于公司各部门、各层级的流程管理标准文件（包括但不限于流程规范、操作手册、管理标准等），覆盖从文件需求提出到废止的全环节管理要求。

一、文件管理全流程操作细则

（一）流程文件编制启动

责任主体：流程发起部门（如业务部门、管理部门）

操作说明：

需求识别：当部门内现有流程无法满足业务发展、合规要求或效率提升需求时，由部门负责人发起文件编制需求，明确文件编制的目的、适用范围及核心解决的问题。

立项申请：填写《流程文件编制立项申请表》（详见模板1），说明文件名称、编制背景、预期目标、涉及部门、计划完成时间等，报流程管理部门（如企管部、流程优化部）备案。

资源准备：流程发起部门指定专人作为编制负责人（**），必要时可抽调跨部门业务骨干组成编制小组，保证文件内容覆盖关键环节及多方需求。

输出成果：《流程文件编制立项申请表》

（二）流程文件草案编制

责任主体：编制负责人及编制小组

操作说明：

现状调研：通过访谈（、等）、流程梳理、数据分析等方式，全面掌握现有流程的运行情况、痛点问题及改进空间。

框架设计：根据文件类型（如流程规范侧重步骤明确，操作手册侧重动作指导），设计文件通常包括：目的、适用范围、职责分工、流程步骤（可配流程图）、关键控制点、相关表单、记录要求等。

内容编写：按照框架逐项编写内容，保证语言简洁、逻辑清晰、步骤可操作，避免歧义；引用标准需注明编号及名称（如“GB/T19001-2016质量管理体系要求”）。

内部评审：编制小组内部对草案进行评审，重点检查内容完整性、与现有制度的冲突性、可操作性等，形成《流程文件内部评审记录》（详见模板2）。

输出成果：《流程文件草案（初稿）》《流程文件内部评审记录》

（三）流程文件审核

责任主体：业务审核部门、技术审核部门（如涉及）、合规审核部门

操作说明：

业务审核：由流程文件涉及的主要业务部门负责人（如生产部、销售部）进行审核，重点关注流程步骤与实际业务的一致性、职责分工的合理性、资源匹配度等，填写《流程文件审核意见表》（详见模板3）。

技术审核：若流程涉及技术规范（如生产流程、IT系统操作），由技术部门（如技术部、信息部）审核技术参数、操作逻辑的准确性。

合规审核：由合规部门（如法务部、风控部）审核流程内容是否符合法律法规、行业监管要求及公司内部制度，保证无合规风险。

意见汇总：编制负责人收集各环节审核意见，对采纳的意见修改文件，对未采纳的意见需与审核部门沟通确认，形成《流程文件审核意见汇总表》（详见模板4）。

输出成果：《流程文件审核意见表》《流程文件审核意见汇总表》《流程文件草案（修订稿）》

（四）流程文件审批

责任主体：根据文件级别确定审批人（如部门负责人→分管副总→总经理）

操作说明：

审批权限划分：

一级文件（公司级核心流程，如战略管理、财务管理）：由总经理审批；

二级文件（部门级关键流程，如生产管理、人力资源管理）：由分管副总审批；

三级文件（岗位级操作流程，如设备操作、单据填写）：由部门负责人审批。

提交审批：编制负责人将《流程文件草案（修订稿）》《流程文件审核意见汇总表》及审批表（详见模板5）提交至相应审批人。

审批决策：审批人重点审核文件的必要性、合规性、与公司战略的匹配性，签署审批意见（“同意”“修改后同意”“不同意”）。若“修改后同意”，需完成修改后重新提交审批。

输出成果：《流程文件审批表》（审批通过版）

（五）流程文件发布

责任主体：流程管理部门（如行政部、企管部）

操作说明：

文件编号：流程管理部门根据公司《文件编码管理规范》为审批通过的文件分配唯一编号（如“QG-GL-001-2024”，代表“企业-管理-001号-2024年”），保证文件可追溯。

版本控制：文件发布时为版本号“1.0”，后续修订后版本号递增（如1.1、2.0），并在文件页眉标注版本号及生效日期。

发布形式：

正式文件：通过公司OA系统、内部管理平台发布电子版，加盖公司公章后发放纸质版（需登记发放记录）；

配套文件：同步发布流程图、相关表单（详见模板6-模板9）等配套资料。

知会存档：流程管理部门将文件分发至各执行部门，并在文件管理系统存档，更新《流程文件发布登记表》（详见模板10）。

输出成果：《流程文件正式稿》《流程文件发布登记表》

（六）流程文件执行与监督

责任主体：文件执行部门、流程管理部门、审计部门

操作说明：

宣贯培训：文件发布后7个工作日内，由执行部门组织相关人员（如赵六、孙七等）开展培训，讲解流程步骤、职责分工、表单填写要求等，保证执行