行政工作审批流程管理工具包.docVIP

行政事务审批流程管理工具包

一、适用范围与典型应用场景

本工具包适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政事务审批管理，旨在通过标准化流程提升审批效率、规范操作行为、明确责任分工。典型应用场景包括：

日常办公类：办公用品采购申请、设备领用/维修、会议室预订、文件复印/印刷等；

费用管理类：行政费用报销（如办公费、交通费）、活动经费申请、供应商付款审批等；

资源协调类：固定资产调拨、办公场地使用申请、车辆调度申请等；

制度执行类：行政管理制度宣贯确认、合规性审查（如安全检查整改落实）等。

二、审批流程全流程操作指南

步骤1：发起申请

操作人：申请人（需为事项直接经办人或需求提出人）

动作：

明确审批事项类型，对应选择对应的审批表单模板（见“三、模板表格”）；

填写表单核心信息：包括申请人所属部门、姓名、联系方式、申请事项名称、详细需求说明（如采购物品名称、规格、数量）、预算金额（涉及费用的）、附件清单（如报价单、会议通知、设备故障照片等）；

确认审批流程节点（根据事项类型预设，如“部门负责人→行政部门→分管领导”或“部门负责人→行政部门→财务部→总经理”），核对无误后提交至系统或线下流转至下一环节。

注意事项：信息需真实完整，模糊描述（如“一批办公用品”）可能导致审批退回；附件需与申请事项直接相关，且清晰可辨。

步骤2：部门审核

操作人：申请人所在部门负责人

动作：

接收申请后，重点审核：

事项必要性（如办公用品是否符合部门实际需求，是否存在重复申领）；

预算合理性（金额是否在部门年度预算范围内，有无超预算说明）；

流程合规性（是否需前置审批，如涉及跨部门协作是否已沟通确认）。

审核通过：在表单“部门审核意见”栏签字确认，并流转至下一审批节点（如行政部门）；

审核不通过：注明具体原因（如“预算超支，需调整后重新提交”“需求描述不清晰，补充物品清单”），退回申请人修改。

时限要求：常规事项需在1个工作日内完成审核，紧急事项（如设备故障维修）需在4小时内反馈。

步骤3：行政统筹审批

操作人：行政部门负责人或指定岗位（如行政主管）

动作：

接收流转申请后，根据事项类型进行专项审核：

采购类：核查采购流程是否符合公司制度（如是否比价、是否在合格供应商名录内），库存是否充足（避免重复采购）；

资源协调类：确认会议室/车辆/场地是否可用，冲突时协调优先级（如重要客户会议优先于内部培训）；

费用类：核对费用标准是否符合《行政费用管理办法》（如交通费报销是否超出城市公共交通标准）。

审核通过：签署意见，流转至下一节点（如财务部门或分管领导）；

审核不通过：明确整改方向（如“需提供3家供应商报价单”“会议室预订需提前3个工作日申请”），退回申请人或部门负责人。

特殊情况处理：对涉及跨部门协调的复杂事项（如大型活动筹备），可组织相关部门召开协调会，明确分工后再推进审批。

步骤4：终审与决策

操作人：分管行政领导/总经理/根据权限划分的决策人

动作：

接收最终审批申请后，重点审核：

事项是否符合公司战略或年度工作计划；

重大事项（如单笔费用超5000元、固定资产处置）的风险评估（如合规性、成本效益）。

审批通过：在“终审意见”栏签署“同意”，审批流程结束；

审批不通过：签署“不同意”及理由，流程终止，由行政部门通知申请人。

权限说明：终审权限需根据事项金额、重要性划分（如常规办公用品采购由行政总监终审，固定资产采购由总经理终审），具体以《权限审批表》为准。

步骤5：结果反馈与执行

操作人：行政部门/申请人

动作：

审批通过后，行政部门负责：

采购类：对接供应商完成采购，入库后通知申请人领取；

资源类：协调会议室/车辆，发放使用凭证；

费用类：通知申请人提交报销材料（需附审批通过表单）。

申请人需在收到反馈后2个工作日内领取物品或确认资源使用，并在规定时限内完成费用报销（如费用类审批需在当月内提交报销材料）。

记录要求：行政部门需将审批通过的表单、附件、执行记录等统一归档，保存期限不少于3年。

三、模板表格

表1：行政事务审批申请表示例

申请编号

申请人

所属部门

联系方式

申请日期

*某某

行政部

2023-10-08

申请事项

□办公用品采购□会议室预订□设备维修□费用报销□其他：__________

详细说明

（需填写具体需求，如采购A4纸10包、签字笔20支；或维修部门打印机一台，故障现象为卡纸无法打印）

预算金额

（小写）￥______（大写）________________________

附件清单

□报价单□会议通知□设备故障照片□其他：__________

审批流程

部门负责人审核→行政部门审批→分管领导审批

部门审核意见

签字：__________日期：__________（如“同意，请行政部门按流程采购”）

行政