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物资采购订单审批标准作业模板

一、适用范围与业务背景

本模板适用于企业内部各类物资采购订单的标准化审批流程，涵盖生产原材料、办公用品、设备配件、劳保用品等所有物资采购场景。通过明确审批权责、规范操作步骤，保证采购行为合规、高效，同时实现采购过程的可追溯性，降低采购风险，优化资源配置。该模板适用于企业各部门（含生产部、行政部、采购部、财务部等）的采购申请发起及审批环节，适用于日常采购、紧急采购、批量采购等各类采购类型。

二、审批流程操作步骤详解

（一）采购申请发起

申请主体：由物资需求部门（如生产部、行政部等）指定专人（*某，需求部门负责人）作为申请发起人。

操作内容：

（1）需求部门根据实际业务需求（如生产计划、库存盘点、办公需求等），填写《物资采购申请表》（详见模板表格），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、到货时间等关键信息。

（2）附上相关支撑材料（如生产任务单、库存预警表、费用预算批复单等），保证申请理由充分、数据准确。

输出结果：完整的《物资采购申请表》及支撑材料，提交至需求部门负责人审核。

（二）需求部门负责人初审

审核主体：需求部门负责人（*某，部门主管）。

审核要点：

（1）核对物资需求的合理性：是否为部门必需物资，数量、规格是否符合实际工作需要，是否存在重复采购或过度采购情况。

（2）检查申请材料的完整性：表格填写是否规范，支撑材料是否齐全（如预算是否匹配、是否有库存等）。

（3）确认紧急程度：普通采购按正常流程审批；紧急采购（如生产突发故障需立即修复的物资）需在申请表中标注“紧急”字样，并说明紧急原因，可同步启动加急审批通道。

输出结果：

（1）审核通过：在申请表“部门负责人意见”栏签字确认，转交至采购部。

（2）审核不通过：注明驳回理由（如“数量超标”“预算不足”等），退回需求部门重新申请。

（三）采购部审核

审核主体：采购部负责人（某，采购经理）及采购专员（某，对接需求部门的采购执行人）。

审核要点：

（1）需求合规性：对照需求部门提交的申请，核对采购内容是否在企业年度采购目录范围内，是否符合采购政策（如是否需要招标、是否为定点供应商等）。

（2）市场调研与供应商匹配：

对于常规物资，优先从合格供应商库中选择供应商，对比至少3家供应商的报价、质量、交期，形成《供应商比价表》（可作为附件）；

对于新供应商或特殊物资，需组织供应商资质审核（营业执照、相关资质证书等），保证供应商具备供货能力。

（3）采购方式确认：根据采购金额及企业规定，确定采购方式（如招标采购、询价采购、单一来源采购等）。

输出结果：

（1）审核通过：拟定《采购订单》，明确供应商信息、物资明细、单价、总价、交货地点、付款方式等，转交至财务部。

（2）审核不通过：注明原因（如“供应商资质不符”“价格超预算”等），退回需求部门或重新协调供应商。

（四）财务部复核

复核主体：财务部负责人（某，财务经理）及成本会计（某，负责采购资金审核）。

复核要点：

（1）预算符合性：核对采购金额是否在部门年度预算额度内，超预算采购需附上《预算调整申请表》（需经分管领导审批）。

（2）价格合理性：参考历史采购价格、市场价格信息，审核采购单价是否公允，是否存在虚高报价情况。

（3）资金支付条件：检查付款方式是否符合财务制度（如是否需要预付款、质保金比例等），保证资金支付安全。

输出结果：

（1）复核通过：在《采购订单》“财务部意见”栏签字确认，转交至分管领导审批。

（2）复核不通过：注明原因（如“预算不足”“价格异常”等），退回采购部调整。

（五）分管领导审批

审批主体：分管采购/财务/业务的副总经理（*某，分管副总）。

审批要点：

（1）重点审核大额采购（如单笔金额超5万元）或重要物资（如关键设备、战略物资）的采购必要性及成本效益。

（2）对跨部门协调事项（如涉及多个部门需求的批量采购）进行统筹确认。

输出结果：

（1）审批通过：在《采购订单》“分管领导意见”栏签字确认，转交至总经理审批（或根据授权直接生效）。

（2）审批不通过：注明意见，退回采购部或需求部门调整。

（六）总经理审批（根据授权确定是否需此环节）

审批主体：企业总经理（*某，总经理）。

审批要点：

（1）最终审批重大采购项目（如单笔金额超10万元、新供应商合作、年度框架协议采购等）。

（2）保证采购决策符合企业整体战略及经营目标。

输出结果：

（1）审批通过：在《采购订单》“总经理意见”栏签字确认，审批流程结束，订单生效。

（2）审批不通过：注明意见，退回相关部门重新申报。

（七）订单下达与归档

执行主体：采购专员（*某）。

操作内容：

（1）审批通过后，采购部根据《采购订单》向供应商正式下达订单，并同步跟踪供应商生产、发货进度。

（2）物资到货后，需求部门与采购部共同验收，填写《物资验