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智能合同管理与审批模板

一、适用范围与典型应用场景

业务部门需与供应商签订采购合同时可通过模板发起审批；

法务部门需对合作框架协议进行合规性审核时，可调用模板中的审核要点；

跨部门项目需联合签署服务协议时，模板可明确各方审批职责及时限。

二、全流程操作指南

（一）合同发起与草拟

发起准备：业务部门根据合作需求，收集对方主体资格信息（如营业执照、授权委托书等），确认合作核心条款（标的、金额、履行期限、违约责任等）。

草拟合同：使用企业标准合同模板或参照《合同基本信息表》（见第三部分）填写内容，保证条款完整、表述清晰。涉及金额、权利义务等关键信息需经业务负责人初审。

（二）内部审批流程

发起提交流程：通过企业OA或合同管理系统合同草稿及相关附件（如需求说明、对方资质文件），填写《审批流程跟踪表》（见第三部分），选择审批节点（业务部门负责人→法务→财务→分管领导→总经理）。

逐级审批：

业务部门负责人：审核合同需求真实性、业务条款合理性（如交付标准、验收流程）；

法务部门：审核合同合法性、合规性（如条款是否符合法律法规、是否存在法律风险）、文字表述严谨性；

财务部门：审核金额准确性、付款方式与财务制度匹配度、税费承担合理性；

分管领导/总经理：审核合同战略alignment（如是否符合企业年度目标）、重大风险事项（如金额超限、特殊条款）。

审批反馈：各节点审批人需在1-3个工作日内完成审核，通过则流转至下一节点，驳回则注明具体修改意见，发起人根据意见修订后重新发起。

（三）合同审核与修订

汇总意见：法务部门汇总各审批节点意见，形成《合同修订清单》，明确需修改的条款及修改原因。

修订确认：发起人根据《合同修订清单》与对方沟通修订，若对方不接受重大修改，需重新启动审批流程并说明理由。

（四）对方确认与签署

最终版本确认：审批通过后，法务部门输出合同最终版本，通过系统或邮件发送给对方签署（电子签署需符合《电子签名法》要求，纸质签署需保证文本完整无涂改）。

签署归档：双方签署完成后，扫描件系统，原件由行政部统一归档，同时更新《合同台账》（见第三部分）。

（五）合同执行与跟踪

履行监控：业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付时间、质量验收），按《合同变更记录表》（见第三部分）记录异常情况（如延迟履行、违约行为）。

验收与结算：合同履行完毕后，业务部门组织验收，财务部门根据验收单办理结算，完成付款后关闭合同流程。

三、核心模板示例

表1：合同基本信息表

字段名称

填写要求

示例

合同编号

按规则编制（如“年份-部门类型-序号”，例：2024-CG-001）

2024-CG-001

合同名称

明确合同性质及合作方

设备采购合同（与A公司）

甲方（采购方）

全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人及电话

有限公司；9111X；*；

乙方（供应方）

全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人及电话

A科技有限公司；9112X；*；139

合同类型

单选（采购/销售/服务/租赁/合作等）

采购

合同金额

大小写一致，币种明确（人民币/美元等）

￥100,000.00（人民币壹拾万元整）

履行期限

起止时间，关键节点（如交付期、验收期）

2024-03-01至2024-06-30，2024-06-30前验收

主要条款摘要

核心权利义务（标的、质量标准、付款方式、违约责任等）

标的：设备10台；质量：符合国标；付款：签约付30%，验收后付70%

附件清单

列明所有附件名称及份数

附件1：设备参数清单；附件2：质量承诺书

发起部门

采购部

发起人

*

发起日期

2024-02-20

表2：审批流程跟踪表

审批节点

审批人

部门

审批意见

审批时间

状态（通过/驳回/待审）

业务部门负责人

赵六*

采购部

需求属实，同意

2024-02-21

通过

法务部门

周七*

法务部

第5条违约责任需细化

2024-02-22

驳回

财务部门

吴八*

财务部

付款比例合理

2024-02-23

通过（修订后）

分管领导

郑九*

副总办

同意

2024-02-25

通过

总经理

王十*

总经理办

最终批准

2024-02-26

通过

表3：合同变更记录表

变更编号

原合同编号

变更日期

变更内容

变更原因

审批意见

生效日期

BG001

2024-CG-001

2024-05-10

履行期限延长至2024-07-30

乙方生产设备故障，需延期交付

同意延期

2024-05-11

BG002

2024-CG-001

2024-06-15

金额调整为￥110,000.00

增加备件采购

按流程补充审批

2024-06-16

四、关键注意事项与风险提示

合规性优先：合同条款不得违反《民法典》《公司法》等法律法规，涉及特许经营、数据安全等特殊领域需提前取得相关资质。