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企业基础行政流程规范书
一、总则
为规范企业日常行政管理工作，提升流程标准化水平，保障各部门高效协同，保证行政资源合理利用，特制定本规范。本规范适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公用品管理、会议室使用、文件归档、差旅申请等基础行政场景，自发布之日起执行。
二、办公用品管理规范
（一）适用范围
本规范适用于企业各部门日常办公所需物品（如文具、耗材、设备配件等）的申领、领用、盘点、报废等全流程管理。
（二）操作流程
需求提出：员工根据工作需要，填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量、用途及申领人信息。
部门审批：申领表经部门负责人*审核签字，确认需求的合理性与必要性。
行政审核：行政部核对库存情况，对常规物品直接审批；对超量或特殊物品（如单价超500元的设备），需报分管领导审批。
发放登记：行政专员*根据审批后的申领表发放物品，同时在《办公用品台账》中登记领用日期、领用人、发放数量等信息，保证账实相符。
定期盘点：每月末，行政部*组织对办公用品进行全面盘点，核对台账与实际库存，对盘盈、盘亏情况查明原因并形成报告，及时调整库存。
（三）模板表格
表1：办公用品申领表
序号
物品名称
规格型号
单位
申领数量
实际发放数量
申领人
所属部门
申领日期
审批人（部门）
审批人（行政）
领用日期
备注
1
A4复印纸
80g
包
5
5
张*
市场部
2023-10-08
李*
王*
2023-10-08
日常办公
2
鼠标垫
标准
个
1
1
刘*
技术部
2023-10-09
赵*
王*
2023-10-09
新员工入职
表2：办公用品台账
归档日期
物品名称
入库数量
领用数量
剩余库存
管理人
备注
2023-10-01
A4复印纸
100
20
80
王*
月初盘点入库
2023-10-15
签字笔
50
15
35
王*
常规耗材
（四）管理要点
申领需坚持“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁私自外借、挪用或违规处置办公用品。
新品入库时，行政专员*需核对物品名称、数量、规格，并在台账中详细记录入库信息。
报废物品需填写《办公用品报废单》，经行政部*确认无法使用后，统一登记并按规定处理（如回收或销毁），严禁个人丢弃。
三、会议室使用管理规范
（一）适用范围
本规范适用于企业各类会议室（含大会议室、小会议室、视频会议室）的预约、使用、调度及维护管理。
（二）操作流程
预约申请：使用人需提前1个工作日通过OA系统或邮件提交《会议室使用申请》，注明使用日期、时间段、会议主题、参会人数及所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）。
资源审核：行政部*根据会议室使用优先级（如重要会议优先、部门间冲突时协商调整）审核申请，并在2小时内反馈结果；若需调整，需与使用人沟通确认。
使用登记：使用人需提前10分钟到场，在《会议室使用登记表》中记录实际使用情况，包括设备开启时间、使用时长等。
使用规范：会议期间，使用者需保持会议室整洁，禁止吸烟、饮食；会议结束后，关闭所有设备（灯光、空调、投影仪等），整理桌椅，垃圾带离。
反馈与维护：若遇设备故障或物品损坏，使用人需立即联系行政部；行政专员在24小时内完成维修或更换，并记录问题处理情况。
（三）模板表格
表3：会议室使用申请及登记表
申请日期
使用日期
使用时间段
会议主题
申请人姓名
所属部门
参会人数
所需设备
审批人（行政）
实际使用情况
设备完好情况
备注
2023-10-10
2023-10-11
14:00-16:00
第三季度工作总结会
陈*
总经理办
20
投影仪、麦克风
王*
正常使用
完好
无
2023-10-12
2023-10-12
10:00-11:30
项目方案讨论
周*
市场部
5
白板、投影仪
王*
提前30分钟结束
完好
无
（四）管理要点
会议室仅限企业内部工作使用，禁止用于私人活动或商业用途。
重要会议（如董事会、客户接待）需提前3个工作日预约，行政部*需提前布置会场（如调试设备、摆放席卡）。
临时使用会议室需现场确认无冲突，并在使用后立即登记，避免影响后续预约。
四、文件资料归档管理规范
（一）适用范围
本规范适用于企业在经营管理过程中形成的具有保存价值的各类文件资料（含纸质文件、电子文件）的分类、整理、归档、借阅及销毁管理。
（二）操作流程
文件分类：文件按年度、部门、类型三级分类，例如“2023-行政部-会议纪要”；电子文件需按文件夹层级存储（如“企业档案-2023年-市场部”）。
整理排序：纸质文件按形成时间顺序排列，编写页码，去除金属夹；电子文件统一命名格式为“日期-部门-文件名”（如市场部-第三季度总结报告.docx”）。
归档存储：纸质文件存入带标签的文件柜，标注“归档编号-文件名称-年度-保管期限”；电子文件至企业指定服务器，
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